Es mostren els missatges amb l'etiqueta de comentaris eines. Mostrar tots els missatges
Es mostren els missatges amb l'etiqueta de comentaris eines. Mostrar tots els missatges

5.8.25

Llistat de programaris de Gestió de Projectes


CategoríaNom del ProgramariDescripcióPreu
Gestió de TasquesAsanaPlanificació i seguiment de projectes amb vistes de calendari, llistes i timelineGratuït fins a 15 usuaris
ClickUpPlataforma unificada amb documents, tasques i automatitzacionsDes de $7/usuari/mes
MondayPlataforma visual de gestió de treball amb vistes Kanban, calendari i cronogramaDes de $9/usuari/mes
TodoistGestió de tasques personal i d’equip amb etiquetes i prioritatsGratuït amb opcions premium
QuireGestió de tasques amb estructura d’arbre i interfície netaGratuït
Gestió Clàssica (Waterfall)Microsoft ProjectEina robusta per a planificació, cronogrames i seguiment amb GanttDes de 10,00 €/usuari/mes
ProjectLibreAlternativa gratuïta a MS Project per a planificació de projectesGratuït
GanttProjectEina de codi obert per crear diagrames de Gantt i PERTGratuït
Gestió Agile/ScrumTrelloTaulers Kanban per a seguiment visual de tasquesGratuït amb opcions de pagament
JiraSeguiment de projectes àgils, gestió de sprints i backlogDes de $7.75/usuari/mes
TaigaPlataforma open-source per a Scrum i KanbanGratuït amb opció cloud
TargetprocessPer a gestió àgil a escala, compatible amb SAFeA mida
KanbanizeGestió avançada amb Kanban, automatitzacions i portfoliDes de $179/mes per equip
ZenHubIntegració nativa amb GitHub per a equips de desenvolupamentDes de $8.33/usuari/mes
YouTrackSeguiment d’incidències i gestió Agile d’equips tècnicsGratuït fins a 10 usuaris
Gestió Visual / Mapes MentalsMindMeisterMapes mentals per a brainstorming i planificació de projectesGratuït amb límits
MiroPissarra col·laborativa per a projectes i fluxos de treballDes de $8/usuari/mes
CoggleMapes mentals col·laboratius en temps realGratuït amb límits
LucidchartCreació de diagrames i fluxos per a projectesDes de $7.95/mes
Gestió de PortfolisSmartsheetSeguiment de múltiples projectes en interfície tipus full de càlculDes de $7/usuari/mes
WrikeGestió d’equips, carrega de treball i seguiment per portfoliDes de $9.80/usuari/mes
SciformaGestió de portfolis, recursos i temps a escala empresarialA mida
PlanviewSolució integral per a PPM i capacitat d'equipsA mida
Col·laboració i ComunicacióNotionEspai tot-en-u per documents, bases de dades i tasquesGratuït amb opcions de pagament
ConfluenceWiki i espai compartit per documentació de projectesDes de $5.75/usuari/mes
Microsoft Teams (Planner, Lists...)Eines integrades per planificació, documents, reunions i gestió de tasquesInclòs amb llicències M365
SlackPlataforma de missatgeria i integracions amb eines de projecteGratuït amb opcions de pagament
BasecampEspai centralitzat per a tasques, documents i comunicacióDes de $15/usuari/mes


11.6.25

Podcast sobre Gestió de Projectes


Un no es pot sentir part d'aquests temps que corren si no ha gravat o participat en un podcast. I la Diputació de Barcelona em va donar l'ocasió, justament, de gravar deu episodis curts en format d'entrevista per repassar les qüestions més determinants de la disciplina.

Hi repassem des de conceptes fonamentals com què és, en realitat, un projecte  (i com el diferenciem d'altres processos) fins a com es planifica eficaçment, passant per mil-i-un temes ben diversos: la gestió d'equips de projecte, la diagnosi, la creativitat, els objectius, els indicadors, i un llarg etcètera, sempre pensant en donar les claus perquè qui escolti els episodis pugui posar-se a fer projectes.

Aquí els teniu (tant en plataforma iVoox com Spotify). Espero que us siguin útils.


VERSIÓ IVOOX



VERSIÓ SPOTIFY

19.8.12

Twitter i l'ego mal gestionat

A Twitter no hi ha d'haver normes d'ús. Cadascú ha de poder fer-lo servir com li vingui en gana. Precisament, el seu democràtic sistema de "seguidors" fa que ningú ens obligui a seguir a aquell/a que no ens agrada com tuiteja, pels motius que sigui.

Dit això, deixeu-me que comparteixi en veu alta allò que no m'agrada de Twitter, allò que veig que està convertint Twitter en un lloc cada cop més insuportable i que crec que deslluint el gran invent que és.

Anem de llestos per la vida (tuitera). Hi ha, pel que sembla, una gran mancança de "carinyo" i d'estimació entre molts tuiteros. Sembla que tenim una constant necessitat de demostrar que som més llestos que els demés. No opinem, jutgem. I ho fem amb la vehemència a la que els 140 caràcters sembla convidar-nos. Un tuit no és el lloc idoni pels matisos, i sembla difícil opinar sense (per)judicar.

Però és que, a més, potser també degut a la falta de "carinyo" a la que feia esment, estem molt amargats, no semblem saber gestionar massa bé la nostra ira. Tot és fatal, tot és una merda, tothom (excepte l'autor del tuit, és clar) és un incult, inútil, mentalment incapaç i, molt probablement, no tingui idea de res. Ens queixem molt i de tot, sense matisos. Ens queixem fins i tot de coses i persones que, probablement, no mereixen un judici tan dur. Ens en fotem cruelment de les errades dels demés, d'aquell que no sap alguna cosa, d'aquell que és diferent de nosaltres.

I ho fem perquè podem, perquè tenim un compte de Twitter i això ens fa creure que som importants, que la gent ens escolta. Ens creiem en un pedestal, darrera d'un faristol, com si estiguéssim fent un míting i la gent tingués ganes d'aplaudir-nos. No és així. Per molts centenars o milers de followers que tinguem, la quantitat real de gent que realment llegeix el que acabem de piular és ínfima, ridícula. Ens escoltaria més gent si cridéssim en veu alta el nostre tuit al mig d'un bar. I aquesta gent que ens escoltaria al bar segur que repetiria el que hem dit després als seus amics, més vegades fins i tot que retweets tindrem mai a Twitter. El tuitero està més sol del què es pensa.

Però cada cop que algú ens fa un retweet ens brillen els ulls, ens recargolem en la nostra sapiència, en la sàvia agudesa amb la que hem il·luminat a algú. Li hem canviat la vida, creiem, li hem millorat l'existència, l'hem fet més feliç, on vas a parar, molt més feliç i savi.
Ens creiem llestos, savis i en possessió de la veritat, i pensem que la gent ens escolta. Mala combinació. L'ego és un animal que s'alimenta d'engrunes convertint-les en àpats pantagruèlics. I a Twitter el nostre ego en recull moltes, d'engrunes. El nostre ego, a Twitter, pateix de sobrepès, està gras com una foca, menja desaforadament i no trigarà massa en explotar.

Molt poca gent pregunta a Twitter. Tothom respon. Responem a preguntes que no ens han fet.
Som uns tristos humans, petits, insignificants, amb un altaveu que només sembla que arriba lluny, però que només nosaltres sentim. Som paons lluint plomatges descolorits com si fossin admirables. Som uns éssers diminuts i lamentables que ens creiem que som algú important i volem que els demés ho sàpiguen. Som escòria amb un teclat a l'abast.

12.3.12

Alternatives a l'MS Project per a Mac

Per a qualsevol gestor de projectes avui en dia és ja impensable intentar dur a terme la seva tasca sense un software de suport a la planificació i al seguiment com MS Project.
Essent com és el més popular i extès, hi ha una part de la població, els usuaris de Mac, que no hi tenen accés, doncs Microsoft mai no ha llençat una versió per a aquest sistema operatiu.
Aquí us en deixo algunes opcions, tant gratuïtes com de pagament per tal de que pogueu escollir. N'hi ha, de fet, de molt diferents entre sí en quan a prestacions, però tots ells us permetran dur a terme les accions bàsiques de planificació i seguiment per a qualsevol tipus de projecte.


I si no en teniu prou o en voleu més detalls, aquí teniu una sèrie de 9 articles analitzant amb certa profunditat les diferents alternatives:
Els cinc que falten s'aniran publicant periòdicament en el blog The green PM.

5.3.12

Gannter, software de planificació online gratuit

Trobar bons aplicatius online que vinguin a substituir les eines que fem servir per planificar projectes no és cosa fàcil. La gran majoria que es publiciten com a eines de projectes són, en realitat, gestors col·laboratius d'informació, que permeten treballar amb informació, fer anotacions, reunions amb l'equip, etc., però que molt sovint obliden o fracasen en el seu intent d'afegir un mòdul que permeti planificar projectes.
I, d'altra banda, quan en trobes un que ho fa, el 90% de les vegades és de pagament.

Però de tant buscar, al final sempre acabes trobant una agulla en un paller, així que aquí us acosto Gantter, una eina gratuita online que bé pot arribar a ser un bon succedani de les eines més habituals com MS Project o Open Project.

El primer que cal recalcar és que és gratuit, 100% gratuit. És una eina purament de planificació, que permet, de manera molt semblant als seus "germans grans", introduir tasques, relacionar-les amb predecessores i afegir-hi recursos. Permet, igualment, guardar el projecte, ja sigui online (en una mena de repositori) ja sigui en local, en diversos formats, a destacar els de Google Docs i MS Project (a través d'un format XML, que el MS Project pot importar perfectament).
També permet, igualment, importar projectes creats amb MS Project i amb Open project, la qual cosa ens pot facilitar el treballar amb projectes antics o importar-ne parts concretes.


Característiques més destacables


- Bona gestió de les predecessores, a diferència d'altres aplicatius online, permetent una certa flexibilitat a l'hora de fer predecessores, incloent-hi FC, CF, FF i CC, a més de posposicions o temps de retard.
- Visualització del Camí crític, de manera fàcil, a un parell de clics.
- Botó de desfer multinivell, que et dona la tranquil·litat de treballar sense por a cometre errors irresolubles.
- Gestió de recursos força completa, permetent recursos de tipus Treball i Material.
- Alerta de recursos sobreassignats sobre el mateix diagrama de Gantt.
- Calendaris personalitzables, tan generals com per a recursos concrets.


Limitacions i mancances


- No ens permet fer seguiment del projecte de manera còmode ni completa. Tan sols marcar el percentatge de cada tasca que ja ha estat completat. No hi ha cap tipus d'informe de desviacions ni res de semblant.
- La recaptació d'informació és curta, incompleta i poc generosa. No hi ha cap tipus d'informe general, ni tan sols a nivell global del projecte. No compta amb cap altra tipus de vista que no sigui la del diagrama de Gantt, impedint així veure l'ús dels recursos o de les tasques, per exemple.


Conclusions


En definitiva, doncs, una bona eina que pot servir com a alternativa als clàssics, però que les seves limitacions el condemnen a un ús lleuger, superficial. Pot, però, encaixar perfectament amb aquelles ocasions en les que no ens cal una planificació massa profunda ni una gestió de la mateixa massa extensa.

Aquí us deixo un vídeo que us ajudarà a començar a fer-lo servir.

9.10.11

Ser líders

La Ester Baqués, estudiant de turisme, participà fa tan sols unes quantes setmanes en un debat que vaig proposar sobre els diferents estils de lideratge. Una de les seves aportacions a la conversa va ser aquest vídeo del programa Mil·lènium que presente el Ramon Colom i que, en aquesta ocasió, versava sobre el fet de ser líders i tot el que implica. Complet i plural, com és habitualment el programa que emet el Canal 33, el vídeo ens dona una visió prou àmplia del que significa ser líders avui en dia.

29.6.11

Què són els Mapes Mentals?


Fa uns dies explicàvem què eren els Mapes mentals o Mindmaps, una tècnica de creativitat realment molt eficaç i que s'adiu perfectament a les dinamiques creatives que un projecte acostuma a necessitar.
Però el bon company Ferran Peiró de la Diputació de Barcelona m'ha fet arribar aquest curs online sobre el tema que m'ha semblat realment ben trobat i que pot acabar de reforçar els fonaments revisats en l'esmentat post. No només és extremadament didàctic, sinó que és molt amè, clar i directe. Conté, a més, un petit test per esbrinar quin tipus de creativitat tens més associada al teu cervell.

En conjunt, un magnífic recurs online que aclarirà dubtes o generarà interès per aquesta potent tècnica de creativitat.

18.3.11

Perdre el temps a la feina (amb Internet)

Molts caps i comandaments intermedis semblen tenir una veritable mania a tot el que sigui un ordinador connectat a Internet a la feina. Clamen al cel sobre la ingent quantitat de temps que els seus treballadors perden navegant, mirant el Facebook o veient el darrer vídeo sobre gats que algú ha penjat a la xarxa.

No seré jo qui defensi, a cegues, aquestes constants interrupcions cap a les xarxes socials. Però sobre el que si m'agradaria ferreflexionar a aquests caps i comandaments intermedis tan preocupats és el següent:

Com es perd més temps a la feina? Connectant-se de tant en tant al twitter o al facebook? O patint constants interrupcions dels companys i caps, trucades, mails, reunions, etc? 


Com bé demostra aquest estudi de la Universitat d'Stanford (entre moltíssims altres estudis sobre la multitasca), l'excés de tasques pendents i de fronts oberts minva dràsticament l'eficiència de qualsevol ésser huma... fins i tot quan l'ordinador és apagat.

28.12.10

Llista completa de programes per a fer Mindmaps

Els d'Informationtamers s'han treballat una llista completíssima de programes informàtics per confeccionar Mapes mentals o Mindmaps.
No només els han llistat, sinó que fins i tot els han agrupat pels diferents estils de mapes possibles, marcant per a cadascun d'ells si la llicència és gratuïta o no i les plataformes sobre les que funcionen, completant-ho fins i tot amb una imatge il·lustrativa per veure'n l'estil gràfic.

Un esforç titànic que permetrà a tots els amants d'aquesta eina de creativitat i anàlisi poder escollir l'opció que millor se li ajusti.

La llista completa es troba aquí.

12.10.10

Serveis de cerca d'informació a Internet

Sovint, en alguns projectes, una de les més importants fonts d'informació sol ser la xarxa. Però a l'hora de buscar informació, molta gent no utilitza més que una minsa quantitat dels recursos de cerca d'informació disponibles a Internet, probablement Google i la Viquipèdia.
És per això que he el·laborat aquesta presentació per resumir-ne algunes de les seves opcions menys conegudes però igualment interessants.

Aquí una versió en català:




Aquí la versión en castellano para mis alumn@s de ESEC:



And here the english version for my CETT pupils:

1.8.10

Adéu a YouTube

Aquest magnífic post de la @noemix m'ha fet pensar sobre els continguts d'Internet reaprofitats per als grans mitjans. És veritat que, com diu la @noemix, els continguts de vídeo que la gent, desinteressadament, penja a Internet en qualsevol de les seves plataformes són vilment robats sense donar crèdit i ja no diguem retribució econòmica. Si algun programa de TV fa servir un vídeo que jo he penjat, no tinc dret a un esment o a alguna compensació?
Doncs es veu que no.

Investigant sobre el tema, descobreixo en aquest post que, tal com YouTube especifica en el seu contracte amb l'usuari/a, en pujar un vídeo a la plataforma, l'usuari/a cedeix els drets d'explotació gratuïtament.

8. Derechos que Ud. otorga bajo licencia 8.1 Al cargar o publicar Contenido en YouTube, Ud. estará otorgando: 1. a favor de YouTube, una licencia mundial, no exclusiva, exenta de royalties y transferible (con derecho de sub-licencia) para utilizar, reproducir, distribuir, realizar obras derivadas de, mostrar y ejecutar ese Contenido en relación con la prestación de los Servicios y con el funcionamiento del Servicio y de la actividad de YouTube, incluyendo sin limitación alguna, a efectos de promoción y redistribución de la totalidad o de una parte del Servicio (y de sus obras derivadas) en cualquier formato y a través de cualquier canal de comunicación; 2. a favor de cada usuario del Servicio, una licencia mundial, no exclusiva y exenta de royalties para acceder a su Contenido a través del Servicio, y para utilizar, reproducir, distribuir, realizar obras derivadas de, mostrar y ejecutar dicho Contenido en la medida de lo permitido por la funcionalidad del Servicio y con arreglo a los presentes Términos y Condiciones.

Dit d'una altra manera, quan hom penja un vídeo a YouTube, qualsevol altra persona o empresa, pot re-difondre'l sense infringir cap mena de copyright ni propietat intel·lectual.

És evident que ningú, en penjar un vídeo a YouTube, vol impedir que els seus vídeos es puguin veure arreu del món (precisament amb aquest objectiu el puja, probablement), però el que ja no em queda tan clar que sigui just és que un en perdi la propietat intel·lectual o, si més no, que no pugui especificar amb quina llicència Creative Commons vol publicar el vídeo. Més que res perquè a cap usuari/a, com deia, li importa que un altre usuari/a vegi els seus vídeos, però que un programa de TV d'aquests que comenta la @noemix l'utilitza per guanyar audiència i, per tant, guanyar-hi diners de manera indirecta, em sembla que ja ratlla l'excés de confiança. Molt en particular si, per acabar-ho d'adobar, una cadena de TV com Telecinco demandà (i guanyà) en el seu moment a YouTube per no filtrar els vídeos que els usuaris penjaven dels diferents programes de la cadena privada.

El tema dona per molt, tal com he pogut anar descobrint en la meva humil investigació. Ha estat el sempre ben informat blog Alt1040 el que m'ha descobert l'alternativa perfecta en aquest senzill però precís post.

Es diu Vimeo i tot i que ja el coneixia, no estava pas al cas de que permetessin pujar vídeos amb llicència de Creative Commons. A més, el procés és espectacularment fàcil:
- puges el vídeo (com a YouTube)
- indiques la llicència Creative Commons que vols
- i llestos!

Per si fos poc, la interfície web és molt millor que la de YouTube, la comunitat és molt més interactiva (s'assembla més una xarxa social que no pas YouTube) i els seus vídeos en alta resolució són imbatibles.

Així, si publiquem els nostres vídeos en una plataforma com Vimeo, tercers com els programes de TV als que la @noemix feia referència no es podran lucrar a costa nostra.

17.7.10

Començar a usar twitter no és difícil

Començar a Twitter és com entrar en un pis on es celebra una festa en la que no hi coneixes ningú. Primer vas vapgarejant tímidament entre els diferents grupets, intentant escoltar diverses converses. Quan en portes unes poques, te'n trobes una que t'interessa i que et toca d'aprop. L'escoltes una bona estona i al final reuneixes el valor suficient per, entre la colla de desconeguts, colar-hi un senzill "Jo també hi estic d'acord". No és gran cosa, no t'atreveixes a fer una dissertació sobre el tema només començar, però si més no ja t'has introduit en la conversa, ja formes part d'aquest grup.
Aquesta gent, ara ja no és tan estranya ni desconeguda (i això també succeeix a l'inversa, ells no et consideren ja estrany) i, per tant, cada cop t'atreveixes més i els teus comentaris són cada cop més elaborats. De fet, segurament no passi massa temps en la vetllada perquè et decideixis a encetar tu mateix un tema que t'interessa, deixant que els demés hi participin.

Per una altra banda, a mesura que avança la vetllada, aquest grup de persones pot anar disolent-se i cadascun emigrant cap a altres grups amb altres converses. Així que, quan et poses a escoltar algun altre grup de gent i la seva conversa, és possible que ja hi coneguis algú, fent-te aquest cop la feina més fàcil de trencar el gel i atrevir-te a dir-hi la teva.

Doncs amb el Twitter és exactament igual. Aquests són els passos bàsics que jo vaig seguir per començar a gaudir de Twitter. A mi, si més no, em va funcionar.
- Busca algun amic o amiga en la vida "real" que tingui twitter (potser qui te l'ha donat a conèixer?). Si no en trobes, convenç algú perquè se'n faci a l'hora que tu.
- Fes servir les eines de cerca (de la pròpia plana de Twitter, de qualsevol client de Twitter, ja sigui web o mòbil) per buscar paraules clau relacionades amb els temes que són del teu interès (música, cinema, feina, etc.). Segueix, sense miraments, a algunes de les persones que parlen sober aquests temes.
- Busca gent famosa (o empreses famoses, o mitjans de comunicació famosos, o programes de TV famosos, etc.) que tingui twitter i segueix-la (humoristes, músics, periodistes, emprenedors, etc.)

Arribat a aquest punt ja tindràs una bona colla de gent a la que podràs anar escoltant. Primer no t'atreviràs a intervenir, només escoltaràs les seves converses, però poc a poc t¡atreviràs a comentar alguna de les seves opinions.

A força d'escoltar converses al·lienes, aniràs descobrint:
a) que algunes de les persones a les que has decidit seguir no parlen de coses que t'interessin, amb la qual cosa pots deixar de seguir-los.
b) que aquesta gent a la que segueixes parlen amb altra gent que no coneixies i que semblen tenir idees i opinions interessants, amb la qual cosa pots començar a seguir-los també.

En molt poc temps aconseguiràs que el teu timeline (el cúmul de missatges que la gent a la que segueixes va llençant) es vagi perfilant més cap als teus interessos.
En aquesta priemra fase és particularment important la quantitat. No et tallis a l'hora de seguir a gent, encara que no la coneguis. Un timeline buit o amb poca activitat pot dur-te a avorrir-te fàcilment.

En paral·lel a tot aquest procés d'escolta d'altres twitteros i twitteres, tu també hauràs agafat la confiança necessària per començar a encetar converses per tu mateix/a. Els primers potser seran molt prudents, potser només t'atreviràs a donar el bon dia als teus seguidors, potser només a explicar que fa molta calor o que estàs molt content per haver-te trobat amb un antic company d'estudis al metro. Però poc a poc et veuràs amb el coratge necessari per llençar tweets enginyosos, amb idees interessants, amb propostes de debats, potser fins i tot provocatius, potser retweetejant altres tweets que t'han semblat interessants, potser donant a conèixer planes web que t'encanten o notícies que t'han xocat.
Un cop arribis a aquest punt, et puc garantir que ja no sabràs com desenganxar-te del Twitter i que centenars d'altres twitteros i twitteres començaran a seguir-te, doncs veuràn que les teves converses els hi són interessants.

Benvingut/da doncs, a la twittersfera!

7.4.10

Dabbleboard, una eina pel treball col·laboratiu online

Revisant unes interessants diapos que la Hediye Evsan ha penjat sobre eines online de creació de Mindmaps, em trobo amb una eina que es diferencia una mica de la resta doncs el seu propòsit no és tan el de crear mapes mentals com el de proporcionar una interfície gràfica pel treball col·laboratiu.
Es tracta de Dabbleboard, una eina totalment gratuïta (tot i que compta amb plans de pagament per aconseguir més prestacions) que ens permetrà treballar en equip en la distància i, el que és millor, d'una manera extremadament intuïtiva. Tot i haver tafanejat una mica l'eina, encara no l'he feta servir en un projecte real, però ja tinc ganes de que se'm presenti l'oportunitat doncs em temo que he trobat una de les meves eines 2.0 preferides.
Aquí us en deixo la absolutament espectacular demo. Us recomano que la veieu a pantalla completa (pitjant sobre la icona de les quatre fletxetes a la cantonada inferior esquerra).



Em quedo amb lo intuïtiu de la interfície (això de dibuixar lliurement i que reconegui les formes bàsiques és genial i li dona molta velocitat) així com amb la part col·laborativa. Un equip de treball pot estar veient el mateix document (fins aquí cap novetat) però també modificant-lo sobre la marxa, cadascú amb un color diferent per tal de que quedin clares les aportacions de cada membre o, fins i tot, conversant sobre el tema en qüestió via xat, àudio i/o vídeo.

Sovint m'he trobat amb la necessitat de fer reunions en la distància i es pot avançar bastant poc moltes vegades degut a la limitació de les eines existents (l'Skype segurament seria la més limitada de totes, però com que és famosa, tothom la té i acabem fent-la servir com si fos la única). Amb una eina com Dabbleboard és possible trencar aquesta barrera i buscar la màxima eficiència. Per fi comencen a veure la llum eines veritablement poderoses que no requereixen de descàrregues ni instal·lacions i a les que tothom pot accedir.
Espero que us sigui ben útil aquest Dabbleboard! :-)

Si no hi ha un pla (ni una data d'entrega), és un projecte?

En Brad Egeland, col·laborador de http://pmtips.net/, ens planteja en aquest article una de les errades més habituals en els projectes d'avui en dia: se'ns encomanen, sovint, tasques molt complexes que no es plantegen com a projectes però que ben bé podrien ser-ho. És a dir, que, de vegades, ens falta reconèixer un projecte quan el tenim davant dels nassos. I no és per un altre motiu que pel fet de que no se'ns planteja com a tal, doncs quan el client (intern o extern) ens l'encarrega, ens el resumeix com si fos una feina moooolt senzilla de fer (amb la qual cosa creu estar-se estalviant calés) i que cal fer "el més aviat possible". Plantejat així, ni tan sols un professional de la gestió de projectes s'ho veuria a venir. Sembla una tasca senzilla que tan sols cal col·locar en la llista de tasques pendents i anar fent. Però res més lluny de la realitat.

Però anem a pams. Com deia, el client sovint encarrega un projecte traient-li ferro, fent que sembli una minúcia, amagant informació, llimant-la, escurçant-la per tal de que el pressupost (temporal, dinerari) que li proposem sigui més minso. Greu error. No ens permet avaluar de manera adequada el que implica l'encàrrec i ja comencem a errar el tret.
Però és que, a més, per acabar de traure-li ferro, se'ns demana que ho fem "el més aviat possible", una de les frases fetes més antagòniques amb el món de la Gestió de Projectes. Tal com ja vam repassar en els dos posts dedicats a la mesura (Disseny d'Indicadors i Treballar per Objectius) aquest és un gran mal que patim avui en dia en les nostres feines: la absoluta incapacitat (o manca de voluntat) de mesura.

En Brad és una persona humil i no té cap problema en exposar, a mode de resum, quatre errors bàsics que va cometre en una tasca/projecte que li van encarregar. Ell ho explica tan bé que no crec poder comentar-hi res al respecte. Però sí que em permetreu fer-hi un afegitó. No aplicar els criteris de qualitat, d'excel·lència, d'eficàcia i eficiència, habituals de la Gestió de Projectes suposa un inconvenient més als ja esmentats per en Brad. El client ens podrà exigir tants canvis com vulgui sobre la marxa, podrà seguir afegint peticions a la llista, podrà continuar traient-se de la màniga especificacions, valuosa informació "oculta", condicions inesperades, perquè ens haurem compromès a realitzar una tasca de la que no en sabem realment l'abast en un temps absolutament indeterminat amb un pressupost igualment incert.

El client no ho sap, però si nosaltres li exigim més precisió i rigor, en sortirà guanyant.

16.9.09

OpenProject, una alternativa al MS Project

Recentment, en una de les universitats amb les que col·laboro, em van demanar que, de cara al present curs, féssim l'esforç de substituir el programa Microsoft Project per un de codi lliure per tal d'evitar-se haver de pagar les llicències.
La idea, en principi, no em va agradar gens, doncs crec que pels alumnes és un valor afegit el poder treballar amb la eina més universalitzada de planificació de projectes. Però en la meva recerca d'alternatives vaig topar-me amb una que em va encisar completament: L' OpenProject.




Quina és la gràcia? Fonamentalment en té dues:
- és gratuït.
- s'ha fet intentant imitar fins a l'últim detall al MS Project de Microsoft.

Això fa que els alumnes puguin treballar amb una eina que, si bé és diferent de la que hauran de fer servir en les seves professions, ja els permet habituar-se al programa de Microsoft i, per tant, quan arribi el moment de fer-lo servir no tindran cap problema.

Per si fos poc, els de l'OpenProject han anat introduint algunes opcions adicionals que no té el MS Project, convertint-lo així en una alternativa que és, curiosament, millor que l'original.

Tot i que a nivell visual -allò que alguns/es en diuen look&feel- no fa massa goig, la resta del programa és impecable i fins i tot diria que és més robust que l'original de Microsoft, que cada dos per tres et donava un bon ensurt penjant-se o perdent tota la informació.

1.4.09

FreeMind, el millor programa per fer Mind Maps

El magnífic blog Lifehacker ha conclòs fa ben poc un sondeig entre els seus lectors per tal d'entronitzar el millor software per fer Mapes Mentals (o Mind Maps).

I el guanyador ha estat ... FreeMind! La primera sorpresa és que aquest nou programa és de codi obert (Java) i és gratuït. I el més interessant -i el que també representa una sorpresa- és que ha desbancat el mític MindManager, aquest de pagament, que portava molts anys essent la referència en aquests temes.
I perquè em pot servir un programa com aquest? Doncs aquest vídeo ho explica perfecta i detalladament.

Ara ja no tenim excusa, la creativitat dels nostres projectes no ha de trobar cap impediment tenint una eina com aquesta a les mans.
Si us el voleu descarregar, aquí podràs fer-ho.

18.9.07

Lideratge - Accions bàsiques

Ben al contrari del que molts caps fan, el/la líder dedica el seu temps a les següents cinc accions bàsiques:

Motiva: Dedica gran part del seu temps a incentivar el seu equip, facilitant-li el camí, reconeixent els seus mèrits, premiant, animant, etc.

Avalua: Dedica gran part del seu temps a analitzar l’escenari actual i totes les variables d’entorn que poden afectar l’equip i n’extreu les conclusions necessàries per actuar.

Protegeix: No escatima esforços en aïllar el seu equip de les inclemències externes, de les dificultats polítiques i burocràtiques que podrien entorpir el bon desenvolupament de les tasques i la consecució dels objectius. Actua com a paraigües, lluitant per permetre que el seu equip pugui treballar amb comoditat i llibertat d’acció assegurant-se de que tingui tot allò que necessita.

Decideix: En contra del que molts autoanomenats líders es pensen, l’equip necessita en multitud d’ocasions que el/la seu líder decideixi. El que un líder no pot permetre mai és que una presa de decisió divideixi el seu equip o el preocupi en excés, ja sigui per la responsabilitat o per conflictes entre membres de l’equip.

Coordina: Dedica gran part del seu temps a gestionar correctament les tasques, objectius i recursos disponibles per tal de assolir la major eficiència possible. Des de la assignació de tasques fins a la creació de sub-equips, passant per la correcta assignació de recursos o la gestió d’imprevistos, totes son responsabilitats inherents a la condició de líder.


Hi ha moltes altres accions que un/a bon/a cap pot dur a terme en un projecte, però si descuida alguna d'aquestes cinc es veurà abocat al fracàs.

11.6.06

Exercici: La cultura d'equip

Mentre que moltes vegades tendim a obsessionar-nos per trobar les eines i metodologies que més ens poden ajudar a dur a terme els nostres projectes, oblidem que l'element que engreixa tots els mecanismes no és altre que l'equip del projecte.

A continuació et proposo un petit joc que et permetrà entendre millor la importància de l'equip.

Tindràs la oportunitat de veure dos talls de vídeo que pertanyen a dues pel·lícules mítiques. En ambdues seqüències, un grup de persones es proposa dur a terme la gestió d'un projecte concret, concretament construir un paller, i s'agrupa en equip per fer-ho.
Però les dues maneres que tenen de fer-ho son ben diferents. Prova d'apuntar tot allò que observis en cada vídeo referent a la manera en que s'organitzen i, un cop visualitzats els dos talls de vídeo, intenta trobar-ne les diferències.

Aquest és el primer tall de vídeo que vull que observis detalladament.




I aquest és el segon.



I ara, un cop els has vist, digue'm, et sembla que treballen i s'organitzen de manera similar? A que no. Segur que has trobat un munt de diferències. A veure si coincideixen amb les que jo observo.

Mentre que en el primer cas veiem una persona (el senyor més gran de la barbeta) donant ordres i coordinant el treball, en el segon cas sembla que no hi ha ningú que faci aquesta feina. Una persona que exerceixi la funció de lideratge i coordinació es torna vital per tal de permetre que algú tingui la visió global que aquells/es que estan treballant "al peu del canó" no tenen.

En el primer cas, el mateix "líder" indica que "tenemos un día para terminar la tarea", fixant doncs un termini d'entrega clar que permet que tothom que hi és implicat sàpiga perfectament com gestionar el temps i l'esforç. Mentre que en el segon cas no és així en absolut, fins i tot fent servir aquella infame fòrmula de "el més aviat possible", esperonant la velocitat amb l'excusa de que així arribarà abans el berenar. Si vols més informació al respecte de la gestió d'objectius no deixis de llegir l'article que porta per títol "Treballar per objectius" que trobaràs en aquest mateix blog.

En el primer vídeo, tohom que participa més o menys directament en el projecte sembla tenir una funció clara i prestablerta. Les dues societats que reflecteixen ambdós talls son societats francament masclistes, però tot i així, és curiós observar com mentre que en el primer cas les dones semblen estar al càrrec de les funcions d'intendència per tal d'assegurar que els homes que treballen en la construcció del paller tinguin tot allò que necessiten, des del dinar fet fins a vasos de llimonada per retallar els efectes de l'esforç, en el segon no son més que meres espectadores amb més interès per animar i xisclar com si fossin animadores que no pas per ajudar. En el primer tall fins i tot es poden veure nens petits ajudant en la construcció del paller en aquelles tasques que la seva condició els hi permet.
Així doncs, en el primer vídeo es veu una clara intenció d'involucrar totes aquelles persones que, sense formar part de l'equip que desenvolupa el projecte de manera més directe, si que poden col·laborar; però se'ls hi demana que ho facin de manera organitzada i en sintonia amb l'equip de projecte.

Però probablement, allò que més t'haurà cridat l'atenció és la gran diferència que hi ha al respecte de la manera d'enfocar la organització de l'equip propiament dita. En el segon dels vídeos, des d'un principi queda ben clar que s'intenta esperonar l'eficiència a través de la competitivitat. Així, s'introdueix un sistema semblant a una competició, dividint el projecte en quatre parts per tal de permetre a l'equip partir-se en idèntiques proporcions per tal d'estimular la lluïta per acabar primers. El que no s'ha tingut en compte és que per fer-ho es divideix el projecte en quatre parts que no son el tot doncs pujar quatre parets no és tot el que una construcció necessita. Com a mínim caldrà una part del projecte en el que la col·laboració entre tots serà necessaria (com per exemple la unió de les quatre parets entre si o la colocació del sostre de la construcció).
Així, en aquest ambient de competitivitat, els participants de cada divisó de l'equip s'entesten no tan sonls en aconseguir la seva part abans (objectiu ben lloable) sinó també en impedir que les altres divisions assoleixin la seva part amb comoditat. Dit d'altra manera, s'ha esperonat a diferents parts de l'equip a que assoleixin objectius que no son compatibles amb l'objectiu general que és construir el paller.
Però parem atenció, perquè no és això el més important que en podem extreure.

Podriem dir que en el segon vídeo cada grup sembla tenir un objectiu personal que està molt per davant de l'objectiu general de construir un paller. Aquests objectius personals podrien ser aconseguir la vedella del premi, quedar bé davant de les senyoretes que animen o, simplement, engrossir l'orgull mascle de derrotar un altre grup de mascles per via d'uan competició francament absurda. Diguessim doncs que el seu interés per participar en aquest projecte no és la construcció del paller sinó la consecució d'algun d'aquests objectius personals.

Però fixem-nos en un detall. Deixa'm que et pregunti: quines creus que son les motivacions personals que tenen els que participen en el projecte del primer dels vídeos? Hi caben diverses respostes:
- Poder hi participen per quedar bé amb la comunitat (o per no quedar malament)
- Poder pel plaer d'ajudar a uns veïns (o per no semblar que no és un plaer ajudar-los)
- Tal vegada per quedar bé davant de la noia de la pel·lícula (el Harrison Ford hi sembla particularment interessat en això)
- Etc.

És a dir que, en contra del que sembla, els participants en el primer dels vídeos també tenen una motivació personal, diferent de l'objectiu general de la construcció d'un paller.

Aquestes motivacions personals que ens fan participar en unes determinades feines o projectes son el que s'anomenen les agendes ocultes. Tots/es les tenim; sense elles no tindriem cap motiu per apuntar-nos a cap projecte. De fet, moltes vegades, ens busquem una agenda oculta un cop ja ens han apuntat a un projecte o feina, encara que aquesta no ens agradi massa a priori.

Així, al contrari del que molts pensen, l'objectiu general del projecte no és, ni de bon tros el més important per a cadascún dels participants en ell. De fet, l'objectiu general d'un projecte no és més que el mitjà que faran servir els seus participants per assolir les seves agendes ocultes; ni més ni menys. I això, en contra del que pot semblar, no és pas dolent. El que cal evitar, al respecte de la gestió de les agendes ocultes és justament el que ens trobem en el segon dels vídeos.

La gran diferència que hi ha entre els dos talls és que, en el segon d'ells, les agendes ocultes d'alguns dels membres son total i radicalment oposades a les de altres participants, generant així uns conflictes que desemboquen inevitablement en la no consecució de l'objectiu general.
En el primer tall, al contrari, els interessos particulars de tots els que hi participent poden coexistir doncs necessiten de l'assoliment de l'objectiu general, construir el paller, per tal de complir-los.

De la correcta gestió de les agendes ocultes dels participants en els nostres projectes en depèn el 100% de les possibilitats de l'èxit del mateix. Que les seves agendes siguin compatibles ens garanteix, com a mínim, que tenim el 100% de les possibilitats d'assolir-lo amb èxit. Per contra, si no son compatibles, perdem un elevadissim percentatge de possibilitats.
Conèixer les agendes ocultes de cada participant sovint no és tasca senzilla. Es per això que haurem d'estar molt atents a les maneres de desenvolupar-se cadascun dels membres del nostre equip per tal de detectar possibles agendes ocultes i comparar-les amb les dels demés per veure com compaginar-les i permetre que, de debò, la participació de tothom sigui fructífera, individual i colectivament.
En els nostres projectes hi trobarem persones que hi participen per motius tan diferents entre si com la esperança de la promoció, d'un augment de sou o millora de condicions laborals, per orgull, per interès en participar en un projecte d'aquest estil, per aprendre, per treballar al costat de companys/es en particular, etc.
Per a cadascuna d'aquestes motivacions haurem de tenir un pla que els permeti satisfer-los a través de la consecució del projecte en el que tots/es estem involucrats. Un cop més, el tacte, la observació i l'enginy per part nostra ens permetràn gestionar tan diferents interessos en pos d'un objectiu comú.



© Marc Ambit Fernàndez (2006) Totalment permesa (i recomanada) la seva distribució sempre i quan no la facis servir per a fins lucratius i mantinguis el meu nom present com a autor de l'article

18.5.06

Treballar per objectius

En aquest país, com en molts altres, no hi ha cultura de lideratge.

Durant molts anys, hem viscut sota una pressió implacable que ens ha afectat en tots els aspectes, inclòs el professional.

Hi ha una gran tradició al nostre país de lideratge despòtic, caps funcionals més preocupats en controlar que en ajudar i coordinar, més interessats en repartir bronques que en tendre mans i ponts. I ho han vingut fent així per dos motius:

a) aquest autoritarisme despòtic augmenta l’ego personal i els fa sentir en possessió de poder
b) és més fàcil esbroncar, prohibir, coartar o reprendre que treballar per objectius, feina feixuga i de poc rendiment personal.

I és sobre aquest segon punt sobre el que vull insistir, donat que amb el primer no hi ha res a fer. Son gent amb unes grans mancances personals que els aboca a buscar el reconeixement a través d’aquestes vies “alternatives” i amb tants efectes col·laterals.

Treballar per objectius no es tasca fàcil, d’això no en dubta ningú. Hi ha molt poca gent en aquest país que treballi per objectius. I els/les que ho fan, en un alt percentatge ho fan malament.

Treballar per objectius no és solament fixar una xifra de vendes o de producció a assolir i esbroncar o felicitar en funció dels increments o decrements comparatius.
Hi ha una estúpida tendència a proposar objectius del tipus “el màxim possible” o “el més aviat possible”. Això no només no és productiu sinó que és contraproduent.

Exemple:
Un cap de vendes fixa un objectiu a un venedor a domicili de la següent manera:
- Com saps, aquests darrers mesos han estat durs per l’empresa. Hi ha hagut molts costos inesperats que ens han posat en la corda fluixa. Necessito que per aquest mes vinent tanquis tantes vendes com et sigui possible, el màxim. Ho necessitem.

D’aquest punt de partida només es pot arribar a conseqüències desastroses. Fins i tot en el millor dels casos en el que el venedor assoleix aquell mes una xifra mai vista, molt superior al que és habitual, el futur que ens depara no és massa positiu.
Bàsicament, ja podem donar quasi per segur que el mes vinent o com a molt tard el següent, aquest venedor sucumbirà a la pressió. Ningú no pot treballar sota pressió durant massa temps. Demanar-li a algú que sempre rendeixi “al màxim” no és factible ni recomanable doncs l’ésser humà no està preparat per estar sota pressió durant massa temps. Un dia o un altre, més tard o més d’hora, però, això si, a curt termini, la pressió començarà a ofegar-lo. I en quant això passi, en quant vegi que no pot seguir repetint les xifres, començarà a perdre confiança en si mateix i naufragarà irremissiblement.
De fet, però, mirant-nos-ho amb fredor, si el segon mes el venedor no assoleix més que la meitat de la xifra primerament aconseguida no el podem pas reprendre doncs ha fet el màxim possible; això si, el màxim possible tenint en compte la pressió, el desgast, les situacions personals, l'estacionalitat del producte, la estacionalitat humana, etc. Aquest venedor pot haver fet el que per a ell en aquell moment era el màxim però això no s’ha convertit més que en una quantitat molt inferior a la assolida el primer mes. Així, si ha donat tot el que podia, podríem ben bé dir que caldria felicitar-lo doncs ha assolit l’objectiu que li havíem fixat: fer el màxim possible de vendes.
I aquest és el mètode més comú de fixació d’objectius. Quanta gent diu estar treballant per objectius quan en realitat només està sota pressió.
No, això no és treballar per objectius. Per treballar per objectius cal poder mesurar clara, directa i objectivament si s’han assolit unes xifres prèviament establertes. Si no hi ha una xifra a la que arribar no hi ha objectiu. Dit d’altra manera, si no trobem la manera de mesurar un objectiu és que no tenim cap objectiu.
I ara, uns exemples de NO objectius:
- Cal fer-ho bé (què vol dir “bé”?)
- Cal fer-ho ràpid (quant de temps vol dir "ràpid”?)
- Cal fer això d’aquesta manera. (Un objectiu ens diu cap on hem d’anar, no com hi hem d’arribar).
- Cal augmentar la producció (en quant? Si augmentem la producció en una sola unitat podrem considerar l’objectiu assolit?)
- Cal que, d’ara en endavant, tots ens esforcem més. (esforçar-nos? Com puc mesurar si la gent s’esforça més? Per les ganyotes que fan de l’esforç addicional?)

Com a complement, dir que els objectius han de ser SMART, que és un acròstic anglosaxó que ve a significar “intel·ligent” i que es desglossa com segueix:
SSpecificEspecífics
MMesurableMesurables
AAvailableAccessibles
RRelevantPertinents
TTime FramedTemporitzats


Veiem cada punt individualment:
Específics:
“Incrementar la producció” no és un objectiu vàlid doncs no especifica en quantes unitats o en quin percentatge.
“incrementar la producció en un 15%” si seria un objectiu específic.

Mesurables:
“Millorar la qualitat del producte” no és un bon objectiu doncs no es pot mesurar.
“Reduir el nombre de devolucions del producte en un 20%” si és un objectiu mesurable.

Accessibles:
La frase “No podem saber si s’ha assolit l’objectiu perquè no disposem de les dades per mesurar-ho” reflexa que no hi ha objectiu. Si es fixa un objectiu que, de bell antuvi ja es preveu que no es podrà mesurar per manca de fonts de dades fiables més val trobar-se un altre objectiu.

Rellevants:
Es realment la nostra acció la que ha provocat l’assoliment de l’objectiu o bé ha estat degut a altres factors. “Incrementar les vendes en un 20%” pot semblar un bon objectiu però si un cop assolida la xifra, en mesurar-la intuïm que pot haver estat propiciat per altres factors com el sorgiment d’una moda inesperada aquest objectiu no es pot considerar completament assolit.
Cal doncs, a l’hora de fixar un objectiu, fer una previsió per tal de precisar els mitjans de medició evitant així confusions.

Temporitzats:
“Incrementar la productivitat en un 20%” no és un objectiu útil doncs, en no especificar el temps en que s’ha d’assolir podem assumir que tenim molts anys per fer-ho. “Incrementar la productivitat en un 20% en 6 mesos” si és un objectiu mesurable en el temps.

Però és que a més, cal aprofitar la temporització per treure’n més rendiment.
Podem fixar objectius:
- Previs (o ex ante): Son les dades que es recullen inicialment per poder comparar. No és tan un objectiu en si mateix com una recaptació de dades.

- Intermedis: per poder rectificar. En la següent taula podem veure un exemple que ens permetrà entendre la importància dels objectius intermedis. Imaginem que ens proposem uns objectius inicials a un any vista i que, com a mesura intermèdia als sis mesos, calculem un altre objectiu. Si en arribar als sis mesos mesurem i comprovem que estem pel damunt de les expectatives, com ens mostra l’Escenari 1, mantindrem l’objectiu final o bé el reformularem per tal d’adequar-nos a la realitat i així ser més ambiciosos?
I, en el cas contrari, com en l’Escenari 2, en el que la mesura intermèdia ens diu que varem ser massa agosarats, intentarem seguir lluitant per un objectiu final que ara sembla molt més lluny o bé el reformularem per ser més realistes?

Reduir els accidents laborals a la nostra organització

Sis mesosUn any
Objectiu20%50%
Escenari 135%???
Escenari 27%???


Sense aquests objectius intermedis ens la estem jugant massa, assumint el risc d’haver errat completament en la especificació numèrica dels objectius.

- Finals: per conèixer l’èxit o el fracàs

- D’impacte (o ex post): a posteriori de la finalització del projecte per poder mesurar-ne la sedimentació dels canvis que hem forçat amb les nostres accions. Moltes accions o projectes necessiten d’una comprovació més a llarg termina, poder mesos, fins i tot anys després d’haver enllestit la feina, per tal de poder estar segurs dels beneficis que hem provocat.


En definitiva, cal saber fixar objectius si volem treure’n partit. No n’hi ha prou amb presumir-ne.

A l’hora de fixar un objectiu cal emprar diferents variables. Si no pot passar com en el següent cas:

Un cap departamental fixa un objectiu per al proper mes al seu subordinat. Aquest el compleix amb escreix.
De cara al segon mes, el cap fixa un altre objectiu, un pel més ambiciós. Aquest també l’assoleix.
Fixa un objectiu per al tercer mes i, aquest cop, no l’assoleix, arribant a xifres molt inferiors a les fetes abans de fixar objectius. El seu cap li clava una bronca i l’acusa de no haver-se esforçat prou. Com pot ser –li pregunta- que hagis baixat tant?.

El cap està oblidant aquí que està treballant amb persones, no amb màquines. Està reduint el seu camp d’observació a un parell o tres de variables, podent ser aquestes la persona, les tasques a fer i els objectius creixents. I aquí és on comet l’error. En tres mesos poden haver canviat moltes coses. Pot haver canviat, per exemple, la situació personal de l’empleat, o bé la seva situació laboral. Pot haver canviat el temps, podem haver canviat fins i tot d’estació, amb els canvis emocionals i físics que en molta gent això provoca. Poden haver canviat les persones amb les que es relaciona a l’hora de desenvolupar la tasca en qüestió. Pot haver canviat també la manera en que afronta aquesta tasca, donat que ja no és nova i, tot i haver incrementat la seva experiència, si la tasca se li ha tornat rutinària, l’efecte pot ser clarament negatiu. Pot ser, fins i tot, que la mateixa rutina de la fixació d’objectius l’hagi fet prendre-s’ho més relaxadament. Pot, d’altra banda, haver succeït que després de dos primers mesos esforçant-se durament, en el tercer les forces li han fallat. Podria haver passat també que, en comprovar que assolint els objectius cada cop se li exigia una mica més hagi decidit retallar esforços per frenar l’ambició del seu cap, particularment tenint en compte que poder no ha rebut cap recompensa a canvi per assolir els objectius. I encara podríem seguir llargament.

Està clar doncs que els factors i variables que juguen en la interacció humana son tants, tant variats i, sovint, tant desconeguts, que es fa difícil fer una fixació d’objectius sense tenir-ne en compte com a mínim els més evidents. I, tot i que això pot semblar tasca difícil per part del cap que fixa els objectius, la solució és molt més senzilla. Es tracta simplement d’involucrar a l’empleat en la fixació dels objectius que ell mateix ha d’assolir.
Molts caps tenen por d’aquesta solució doncs creuen que l’empleat aprofitarà per “regatejar-li” en la fixació. Creuen que sempre “escombraran cap a casa”. Això pot succeir en alguns casos, és ben cert, i caldrà tenir-ho en compte, però això no és excusa per tal de no involucrar-lo, doncs en no fer-ho perdríem la oportunitat de copsar un bon grapat d’aquelles variables tant influents i tant poc al nostre abast. D’altra banda, hi ha qui diria que si bé l’empleat “escombra cap a casa” intentant sempre reduir els esforços i les responsabilitats i provant d’augmentar el temps d’entrega, no és menys cert que els caps, en assignar objectius es comporten de la mateixa manera però estirant de la corda cap a l’altra banda, és a dir intentant demanar més esforç i compromís i reduint el temps d’entrega al mínim possible.

Assignació de tasques

Tot treball en equip comença per aquí, per l’assignació de tasques del líder a les persones que les han de dur a terme.

Aquest és un procés vital doncs és la llavor de tot un procés que esperem sigui profitós. Un primer pas en fals i la resta del camí pot estar farcit de paranys.

El concepte més important a tenir en compte aquí és el següent:
Assignar una tasca a algú és un contracte a dues bandes. La part contractant, el líder, proposa una assignació de responsabilitat que l’altra persona ha d’assumir a canvi d’una part del seu sou. Essent així, cal assumir que hi hauran interessos contraposats. Per tant, el líder no pot plantejar-se aquesta situació com unidireccional. Si pretén que el seu oferiment s’accepti a cegues només aconseguirà un submissió de mala gana que derivarà en problemes immediatament. Com a tot contracte, hi haurà una negociació. El líder oferirà una determinada quantitat de responsabilitat amb unes condicions de qualitat, temps, costos, etc. Però no podrà imposar-la. Caldrà que consulti amb el contractat, la persona que haurà d’acceptar aquesta responsabilitat, tots els punts de la assignació.

Si la persona a la que se li encarrega la feina no és experta en el tema exigirà, per una banda, més temps i/o més suport d’altres companys per a realitzar la tasca, conscient de les seves limitacions.
Si, pel contrari, n’és experta, podrà donar opinions al respecte, proposar canvis o, fins i tot, suggerir metodologies esperant l’aprovació del líder. A més, la seva opinió experta ens pot ser molt útil per preveure millor el temps necessari per acomplir-ho o bé el cost.

Com es pot comprovar, en qualsevol de les dues situacions, els avantatges son clars.

Els tres factors influents
En tota assignació de responsabilitats però, hi ha tres factors que influeixen definitivament en els seus resultats. Son:
- el síndrome de l’estudiant
- la llei de Parkinson
- i la negociació, que ja hem comentat abastament.

El síndrome de l’estudiant proposa el següent escenari basant-se en una situació per a tots/es viscuda. Quan a un estudiant, a principi de curs, se li comunica que com a pràctica final de curs, d’aquí a nou mesos, haurà de presentar un treball força extens el seu comportament sol ser el representat en el següent gràfic.



Els primers dies, per la frescor de la noticia i poder perquè el tema li ve de gust hi dedica algunes estones, però tot seguit ho abandona conscient de que encara queda molt de temps. Fins que la alarma de la urgència no es dispara, la quantitat d’esforç aplicada és mínima. És només quan la data d’entrega és ja molt propera que la quantitat d’esforç es multiplica, treballant fins i tot sense dormir, amb la conseqüent repercussió en la qualitat.

La llei de l’estudiant el que ens diu com a conclusió és que si fóssim capaços de repartir els nostres esforços de manera més racional i homogènia, la qualitat seria més alta però, el que és més important, el temps d’entrega es reduiria ostensiblement. En el següent gràfic es representa el cas idoni.



Tal com es pot apreciar, un esforç més homogeni ens podria portar a desenvolupar la mateixa quantitat de feina en la meitat de temps.

La llei de Parkinson, per la seva banda, planteja la següent pregunta: Si a una persona li dones un termini de 10 dies per realitzar una tasca, quin és el temps mínim que necessitarà per completar-la?
I la resposta és contundent. En la gran majoria dels casos, 10 dies com a mínim. Pot ser que en alguns casos trigui força més a completar-la però el que és veritablement rellevant és que pràcticament en cap cas estarà per sota dels 10 dies preestablerts.
Això ens indica, complementàriament a la Llei de l’estudiant, com treballa l’ésser humà davant d’una tasca a realitzar. Per una banda, aplicant la llei de l’estudiant, aquesta persona deixarà la major part de la seva feina per als darrers dies del termini, desaprofitant bona part del temps atorgat.
Fins i tot el més aplicat pot ser que avanci bona part de la seva feina però en tenir-la pràcticament enllestida començarà a demorar-se, a alentir el seu ritme i fins i tot a posposar els retocs finals per al darrer dia. Això pot ser degut a que pensa, i segurament no mancat de raó, que si entrega tres dies abans del termini atorgat, la propera vegada, titllat de ràpid en l’execució d’aquestes tasques, el termini que li atorgaran serà molt menor.
Això és degut a que la nostra cultura del treball no té com a hàbit premiar els esforços. La nostra cultura està més acostumada a reprendre els retards o els fracassos. De fet, fins i tot es podria dir que la nostra cultura te com a hàbit comú el “castigar” a aquells que demostren ser eficients amb més feina i amb més pressió, mentre que aquells que entreguen sistemàticament més tard gaudeixen d’un tractament “especial” que, tot i tenir connotacions negatives, els dona la possibilitat de treballar sense pressió i en tasques intel·lectualment menys feixugues. I precisament aquestes situacions son les que provoquen el tercer efecte, el de negociació, que com hem comentat abans farà que ambdues parts de la relació vulguin escombrar cap a casa, conscients de les repercussions d’una assignació de treball no consensuada.

Si es sumen els tres factors es veurà clarament que els efectes de no tenir-los en compte poden ser devastadors i, sobretot, una gran pèrdua de recursos, ja siguin econòmics, temporals o tècnics.

Solucions i maneres de gestionar-ho
La teoria de les limitacions que finalment és on rauen tots aquests comportaments ha estat font de grans sorpreses en el camp de la gestió en els darrers anys. Una de les més destacables és la teoria de la cadena crítica desenvolupada pel Dr Eliyahu Goldratt. No és motiu del present document detallar les moltes excel·lències d’aquesta metodologia però si, com a mínim, esbossar-ne les seves claus principals per aplicar-les a la gestió d’equips.

El gran error que han comès moltíssimes teories de gestió d’equips al llarg dels temps ha estat el pensar que l’ésser humà pot canviar la seva manera de treballar. Això s’ha demostrat difícil si no impossible en la majoria dels casos. El primer gran avenç de la teoria de la cadena crítica és assumir que aquests comportaments son així i no canviaran. Per tant, tota teoria de gestió al respecte ha de basar-se no en la eradicació d’aquests comportaments sinó en l’aprofitament dels mateixos en benefici de tots.

La primer acció a prendre és retallar un terç de les durades proposades per les persones que han de dur a terme les tasques. Això pot xocar molt en aquella filosofia que tot just fa una estona defensàvem al respecte de tenir en compte les opinions de les persones que havien de responsabilitzar-se de les tasques en qüestió. Doncs només ho sembla. En realitat sí que tenim en compte el que ens proposen, però nosaltres, assumint els efectes perniciosos dels tres factors influents abans comentats, reduirem aquest temps en un terç.

Imaginem un cas pràctic ben senzill. Per fer una tasca, el nostre company ens proposa 12 dies. Nosaltres fem el càlcul mental automàticament i ho deixem en 8 dies.
Tot i marxar remugant, donada la sensació que li ha quedat de que no hi ha massa temps per fer-ho i menys per entretenir-se, es posa a la feina tot seguit. Ja estem començant a reduir els efectes de la llei de l’estudiant. A més, com que el temps se li tirarà al damunt ben aviat, no tindrà tant de temps per reduir la marxa com si hagués tingut 12 dies per fer-ho.
Complint amb la llei de Parkinson, podem estar segurs de que no ens ho entregarà en 8 dies. De fet, es molt probable que si li preguntem el dia 8 com ho té ens dirà que necessita un parell de dies més. Nosaltres li atorgarem aquests dos dies més i tindrem la feina feta en 10 dies. Si tot i així encara hi ha problemes per entregar-ho el dia 10, no cal patir, encara tenim dos dies més de coixí per emprar. Així, en el pitjor dels casos ens entregarà la feina el dia 12 (el que ell mateix va proposar) mentre que sense la retallada, el dia 12 hagués estat el temps mínim d’entrega segons la llei de Parkinson, havent-nos probablement anat a 15 o 16 dies totals.

Com a afegit, si les coses han anat bé i no hem necessitat emprar tots els dies del coixí de reserva, aquesta resta la podem fer servir per a anar confeccionant un coixí complert per a un projecte o per resoldre situacions d’extrema gravetat que puguin esdevenir en el futur.

El que hem aconseguit amb aquesta metodologia és el següent:
- Per una banda, reduïm ostensiblement el temps d’inactivitat en tasques llargues que provoca el síndrome de l’estudiant. La alarma d’urgència salta abans per tant el temps malgastat es redueix.
- D’altra banda, rebaixant el temps límit d’entrega en un terç per la llei de Parkinson, estem més segurs que abans de que hi haurà retards, però aquests es produiran un terç del temps previst abans del que s’hagués produït en cas de no escurçar el temps.
- I ara ve el millor. Ens falta un factor, el de negociació, que millorar amb aquesta acció reductora. I, curiosament, pot semblar que retallant sistemàticament els temps proposats pels encarregats de dur a terme les tasques no aconseguirem més que la propera vegada que estem negociant la assignació d’una tasca i li demanem una prospecció de temps ens en digui una de encara més folgada per cobrir la nostra previsible retallada. Per evitar això tenim un mecanisme que no només es limitarà a reduir els efectes morals de les nostres retallades sinó que ens atorgarà fins i tot altres beneficis tangibles.

El truc de tot plegat està en que, contràriament al que sembla –al que a la persona assignada li sembla- no li hem retallat el temps. El terç de temps que li hem retallat com a data límit en realitat l’hem convertit en un coixí –altrament dit buffer- per tal de poder encabir els retards que, molt probablement, es produeixin. Així, aquesta persona que va sortir de la reunió amb la sensació de que havíem retallat massa el temps, en venir a dir-nos que no podrà entregar a l’hora, rebrà una pròrroga per poder-la enllestir. Per una banda creurà que hem estat durs amb ell al principi, en el moment de la retallada, però per un altra ens haurà de reconèixer una flexibilitat fora mida.



Conclusió sobre la assignació de tasques i responsabilitats

SI apliquem les directrius anteriors, de ben segur assolirem rèdits de forma immediata. Tot i així, encara hi ha alguns aspectes més a tenir en compte si volem que aquest esforç sigui rendible a llarg termini i no s’ensorri al poc temps.

Com comentàvem anteriorment, la nostra és una cultura del lideratge força donada a reprendre i castigar els retards o els errors. Això si, aquests càstigs sempre van en una sola direcció, des de la posició d’autoritat cap a les persones subordinades que han desenvolupat les tasques fora de temps o de manera equivocada. No es coneix cap cas en que sigui a l’inrevés i això, sens dubte, ha de canviar.
Ha de canviar perquè si treballem per objectius també nosaltres podem equivocar-nos a l’hora d’escollir i/o fixar aquests objectius. Dit d’una altra manera, si nosaltres fixem un objectiu per a una tasca i la persona que la desenvolupa no l’assoleix, perquè sempre hem de creure que ha estat error d’ell/a en no ser capaç d’arribar a complir-lo? No podria ser que nosaltres haguéssim errat el tret en fixar un objectiu desmesurat? No només és possible sinó que m’atreviria a dir que és probable.
Llavors, en aquest cas, no hauríem també d’aplicar aquesta cultura del càstig en nosaltres mateixos? No hauríem de deixar que la persona a la que varem assignar aquesta tasca amb un objectiu tant desmesurat i que s’ha trencat les banyes per assolir-lo desesperadament, que ha perdut hores de son per l’esforç i la pressió, ens clavés una esbroncada descomunal?
Poder no cal que se’ns esbronqui, igual que nosaltres tampoc cal que ho fem quan l’error hagi estat de l’altra banda. Poder només caldria ser prou humils com per, davant de la persona afectada, reconèixer l’error i compensar-lo d’alguna manera, ja sigui amb més llibertat i més capacitat de decisió a l’hora de fixar els propers objectius, ja sigui convidant-lo a un cafè.

Però, donem-li la volta a la truita tan sols un moment. Imaginem que fixem un objectiu i que aquest és assolit per la persona a la qual varem encarregar la tasca. Podem assumir tranquil·lament que aquest ha estat un objectiu ben definit i, per tant, exitós? Doncs no. Simplement no. Perquè poden haver-se donat dos escenaris diferents que analitzarem a continuació.
Escenari primer:
Imaginem que la persona que ha desenvolupat la tasca ha aconseguit assolir l’objectiu de manera folgada i tranquil·lament. No voldrà això dir que el nostre objectiu ha estat poc ambiciós? No voldrà poder dir que varem ser poc exigents i que haguéssim pogut assolir cotes molt més altes? Poder, i només poder, hem perdut una oportunitats en fixar un objectiu assolit amb franca facilitat.
Escenari segon:
Visualitzem ara, en canvi, que la persona en qüestió assolí l’objectiu però la quantitat d’esforç que li ha requerit, les hores de feina addicionals que ha necessitat, el mal humor que li ha generat, la manca de son que li ha produït la pressió l’han deixat en una situació anímica deplorable. Podem en aquesta situació alegrar-nos d’haver aconseguit l’objectiu que varem fixar? No seria més just pensar que poder varem ser massa exigents i que per assolir aquest objectiu haurem de pagar un preu addicional força immesurable que esdevindrà de l’esgotament acumulat pel recurs, de la sensació d’explotació, de la ràbia i la angoixa sembrada en aquesta persona? Poder, i només poder, la nostra ambició ens ha fet sembrar males vibracions que recollirem més tard o més d’hora.

En definitiva, que no només cal aplicar les tècniques anteriorment esmentades sinó que cal sempre mostrar un gran respecte pels efectes que la nostra fixació d’objectius genera. Diríem, per acabar, que contradient el que dèiem al principi, si que cal demanar “el màxim possible” doncs la maximització d’esforços i la eficiència son, sens dubte, part de les nostres responsabilitats com a líders d’un equip. Però no és menys cert que cal demanar aquest “màxim possible” en uns termes mesurables, assolibles i assumibles que no converteixin mai aquesta pretesa eficiència en rebuig i deixadesa per part del nostre equip.



© Marc Ambit Fernàndez (2006) Totalment permesa (i recomanada) la seva distribució sempre i quan no la facis servir per a fins lucratius i mantinguis el meu nom present com a autor de l'article