I el problema no està, trobo, en que s'escriguin aquests llibres ni en que es llegeixin, sinó en que es llegeixin sense esperit crític i rendim devoció cega a uns líders de pa sucat amb oli.
12.1.21
A voltes amb els llibres sobre lideratge
I el problema no està, trobo, en que s'escriguin aquests llibres ni en que es llegeixin, sinó en que es llegeixin sense esperit crític i rendim devoció cega a uns líders de pa sucat amb oli.
1.8.18
L'èxit no és un objectiu, és un subproducte
"L'èxit no és un objectiu, és un subproducte", aquesta és la frase que els hi etziba l'entrenador Eric Taylor al seu equip just abans de jugar la final estatal de la lliga universitària de futbol americà. El seu equip, els East Dillon Lions, està format per un grapat de joves d'estrat social baix que han passat de ser el pitjor equip de la lliga a lluitar pel campionat, i tot en molt poc temps. L'entrenador els obliga a recordar que no van començar a jugar per aconseguir l'èxit. I no només això, sinó que vol deixar-los-hi clar que l'objectiu és fer les coses ben fetes, com les han vingut fent fins ara, de la manera en que han vingut jugant fins ara i que els ha dut fins a la final. L'objectiu no és guanyar, l'objectiu és lluitar per guanyar, i lluitar bé. Per dir-ho d'una altra manera, l'objectiu és "guanyar-se" el títol, mereixe'l, més enllà de si s'aconsegueix o no.
I, justament, el que pretén l'entrenador és que els seus jugadors s'oblidin del premi per un instant. No hi ha dubte que visualitzar l'èxit pot ser una tècnica eficaç de motivació. Però també és cert que sovint ens convida a oblidar-nos dels mitjans que ens han de dur fins a ell. Els engranatges d'una màquina són els que, si funcionen correctament, ens entregaran el producte desitjat. I si els engranatges fan bé la seva feina, el producte arribarà. I és important no oblidar l'enfocament que proposa l'entrenador Taylor en uns temps en els que rarament som els únics lluitant per aconseguir alguna cosa. Podem donar el màxim de nosaltres mateixos com a equip i, tot i així, no aconseguir l'èxit, el premi, el campionat. Perquè hi ha altres equips competint, altres equips que també han treballat dur, com nosaltres. Recordar això ens permet posar en valor el nostre esforç, que no sempre vindrà acompanyat de resultats però que, si ens n'oblidem, si el releguem a segona fila, acabarà per passar factura a l'equip i als seus integrants.
Un equip que ha donat el màxim, que s'ha deixat l'ànima en un projecte, mereix que se li reconegui l'esforç que ha fet, més enllà dels resultats finals. De la mateixa manera en que hem de ser molt crítics si alguna vegada aconseguim l'èxit sense haver lluitat bé, sense haver treballat correctament, en el cas contrari és perfectament raonable exigir un reconeixement de l'esforç. Si no, quin tipus de compromís podem esperar d'aquest equip de cara al pròxim projecte? Com podem esperar que rendeixi al màxim de les seves possibilitats si ja ho ha fet abans i no ha aconseguit res, ni tan sols el reconeixement?
(L'entrenador Eric Taylor és un personatge de ficció de la sèrie Friday Night Lights, creada pel Peter Berg i originalment emesa per la NBC).
21.9.14
La càrrega més pesada del lideratge
Sovint es parla del lideratge com una sèrie d'habilitats i funcions que, ben combinades, permeten a l'equip liderat excel·lir en les seves atribucions. Però poques vegades es parla d'un aspecte fonamental que qui aspira a ser líder necessàriament haurà d'afrontar.
Em refereixo a la pesada càrrega de la responsabilitat. Observeu aquest tall de vídeo extret de la sèrie Joc de Trons (Game of Thrones, HBO) (no conté spoilers, no patiu).
Ser Alliser ho deixa molt clar. Sap que s'ha equivocat. Sap que si hagués fet cas del que el Jon Snow li va dir tindria més possibilitats de victòria. Però també sap que va prendre la decisió que creia que era la més correcta. I ara ja no hi pot fer res.
És llavors quan necessita explicar-li al Jon Snow -el qual, per cert, reacciona molt bé, traient-li ferro a l'equivocació i admetent que no era una decisió fàcil-, què és el lideratge. I li ho explica fantàsticament bé.
Ser líder significa que tothom té una idea millor que la que un pren. Tothom pot dubtar de les decisions que es prenen. Però si qui dubta és el/la líder, llavors és quan, definitivament, ens aboquem al fracàs.
Qui lidera no pot mostrar dubte. Ha de prendre decisions difícils sabent que el destí del seu equip i de l'empresa que té entre mans està en joc i que les conseqüències poden ser fatals, pels objectius i per la moral.
Mai no es parla prou o amb prou èmfasi de la dificultat de portar al damunt aquesta càrrega. La de la necessitat de fermesa absoluta a l'hora de prendre decisions però també la d'haver de seguir liderant després de prendre males decisions, tot sabent que el teu equip pot estar pensant allò del "jo-ja-ho-havia-dit".
27.9.12
7 consideracions bàsiques per a ser un/a líder
- El/la líder no neix: Tot i que pot ajudar, néixer amb unes qualitats personals no garanteixen la consecució del lideratge.
- El/la líder no es fa: Col·locar jeràrquicament a algú al front d’un equip només el converteix en cap, no en líder.
- El/la líder el/la fan els seus seguidors: Només si els membres de l’equip l’escullen podrà exercir com a tal. Els caps empenyen al seu equip cap a l'objectiu, els líders son seguits pel seu equip cap als objectius.
- Només pots ser líder d’un equip si en formes part: El lideratge en la distància no funciona, especialment si la distància és emocional.
- Ser líder no és un do universal: Només s’és líder en un determinat escenari. En canviar aquest escenari poden canviar les predileccions de l’equip i, per tant, els requeriments situacionals per ser líder.
- Actua a nivell racional i emocional: No és suficient en convèncer racionalment, també cal transmetre aspectes tan intangibles com la eufòria, l’entusiasme, la passió, la precaució, la seguretat, la prudència, etc.
- El líder ha de tenir autoritat funcional: Si un equip escull un líder que el temps demostra que no té autoritat per gestionar-los acabaran deixant-lo de banda.
17.4.12
El meu Top 10 de la Gestió de Projectes: #3 LIDERATGE
El trajecte serà llarg, fatigós, amb molts obstacles i estats d'ànims que caldrà gestionar. Hi ha diverses funcions que un/a líder ha de dur a terme en liderar un equip de projectes. Deixeu-me repassar les més fonamentals:
1- Coordinar: En un projecte conflueixen moltes persones, recursos i variables diverses. Que tot flueixi de manera aparentment natural és tasca de qui lidera. Ha d'aconseguir tant que el dia a dia del projecte es desenvolupi sense dificultat, com que la reacció davant dels imprevistos sigui prou ràpida i eficaç com perquè no desestabilitzi a ningú. En aquest sentit, el/la líder ha de fer que treballar en el projecte sigui còmode i que, per tant, cadascun dels participants pugui donar el màxim de sí mateix sense esforç addicional.
2- Decidir: Independentment de l'estil de lideratge escollit (més autoritari, més participatiu, qualsevol de les gradacions intermèdies), una de les tasques fonamentals de qui lidera és la presa de decisió final. No val a escudar-se darrera de lideratges participatius. Es pot fer un lideratge participatiu que demani la opinió de tothom però, en ultima instància, la decisió -i per tant la responsabilitat de la mateixa- ha de recaure sobre qui lidera, sobre ningú més. De la fermesa de les nostres decisions (fermesa, que no obcecació i tossuderia) i de l'eficàcia de les mateixes dependrà gran part del suport que com a líders obtindrem del nostre equip.
3- Motivar: Si li preguntes a qualsevol cap amb gent al seu càrrec sobre la motivació se li omplirà la boca sobre la seva importància. La pregunta, però, que caldria fer a aquests caps és: "quantes hores del teu temps dediques a la gestió de la motivació del teu equip?". Perquè, desenganyem-nos, motivar no és tant una qüestió de recursos (hi ha qui creu que motivar és car perquè pensa que únicament es pot motivar amb incentius i premis) com una qüestió de dedicació, atenció, cura i proximitat. Bona part del temps d'un gestor de projectes ha d'estar forçosament dedicat a escoltar el pols motivacional de l'equip, tant col·lectiva com personalment-, generar-ne estratègies de motivació i dur-les a terme. La clau rau, inequívocament, en el grau d'atenció que hi posem, en com parem l'orella per captar els matisos -un rebuf en rebre un encàrrec, una expressió en l'entrega, una mirada, etc.) i en la imaginació que hi posem per, jugant amb els pocs elements de que disposem, establir una estratègia per a) mantenir la motivació de tothom, i b) motivar als que puguin estar lleugerament apàtics.
4- Avaluar: La posició de líder és útil a l'equip, fonamentalment, perquè té una visió de conjunt que els membres del mateix de cap manera poden tenir. L'avaluació constant (el que en podríem dir seguiment) és una tasca imprescindible de cara a detectar desviacions, desmotivacions, riscos incipients, oportunitats sorgides del no res que poden requerir atenció, etc. Avaluar la feina que s'ha fet fins ara esdevé clau per adaptar els plans, reconduir actituds pernicioses, eliminar vicis i, així, un llarg etcètera d'aspectes fonamentals que permetran a l'equip seguir endavant en la seva missió sense interrupcions sobtades o entrebancs d'e gran calibre.
5- Protegir: Qui lidera el projecte ha de ser com un paraigües al que els membres de l'equip puguin aferrar-se en cas de tempesta. Ha de ser el recurs de qui té problemes, d'aquell a qui no li surt la tasca que tenia encomanada, de qui no podrà complir les expectatives de temps, pressupost o abast en les feines assignades. Ha de ser la pantalla impermeable i opaca entre l'equip i les inclemències de l'exterior, ja siguin aquestes dificultats, problemes, clients intrusius, conflictes organitzacionals o qualsevol altra aspecte. Si l'equip se sent protegit, rendirà millor per manca d'interferències però també per confiança i agraïment a qui fa de parapet.
Aquest Top 10 estarà format per un total de 10 posts, que s'aniran publicant periòdicament. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 i 10. Dos aclariments: 1- Aquest Top 10 és el meu. No pretén ser transferible. 2- Qualsevol Top 10 és reduccionista, deixa coses fora. |
14.2.12
Els mals caps (i per què ho són)
Però per què aquests caps no fan bé la seva feina? Els motius són diversos, però n'hi ha un d'essencial que val la pena destacar, doncs resumeix el tarannà de molts d'aquests mal caps.
El principal motiu per ser un mal cap no és la manca d'experiència o d'habilitats. El principal motiu per ser un mal cap és ser una persona amb mancances emocionals a nivell personal. Deixeu-me que m'expliqui.
Algú que pateix una certa falta d'estima o una manca d'auto-realització utilitzarà el seu "poder" per contrarestar-ho, perdent així de vista la veritable finalitat de les seves accions: dirigir i liderar un equip. Aquests personatges, tan nocius per les organitzacions i per les persones que hi treballen, no confien en sí mateixes, en les seves habilitats o coneixements. Saben, són molt conscients, de que els han donat un càrrec de responsabilitat sense realment tenir el que cal per fer-ho. Fonamentalment el que volen fer, doncs, és refermar la seva posició de caps, fer que es noti que ho són, i ho volen fer des del primer moment en que són nomenats caps. Així, insisteixen en actituds com:
- fer reunions de seguiment, en les que exerceixen de jutge més que d'aglutinador o d'incentivador.
- clavar bronques o mancar al respecte a subordinats.
- posar en evidència als subordinats davant dels demés, humiliar-los públicament.
- demanar tasques innecessàries tan sols per poder exercir el poder ("vull un informe sobre tot això per demà al matí")
- passejar per entre les taules fent palesa la seva presència per generar por.
- etc.
Aquestes actituds tenen, curiosament, no només un beneficiari -els mals caps- sinó que també tenen un damnificat -el subordinat- que és la carnassa de que fa servei el mal cap per refermar la seva posició.
D'aquestes accions i actituds, només se'n poden sortir els seus subordinats de tres maneres diferents:
- els que es "reboten": hi ha qui té la moral molt alta i l'auto-confiança igualment ben nodrida, així que perceben això com un atac directe -que ho és- i reaccionen en contra.
- els que "passen": assumeixen la situació -i també el mal cap que els ha tocat- i abaixen el cap per seguir treballant sense deixar que els afecti massa.
- els que es debiliten: contraposats als primers, hi ha gent que té la moral tocada o que mai ha gaudit d'un excés d'auto-confiança, i aquests atacs directes els minven encara més la moral, abocant-los a la inseguretat més extrema.
El millor de tot és que, com es pot imaginar, cap de les tres sortides beneficia a l'organització. Ja sigui per la generació d'un ambient d'enfrontament, ja sigui per una manca d'involucració, ja sigui per una manca de confiança reforçada, tots tres perfils acaben sortint d'aquestes situacions sent molt menys productius i amb unes actituds gens positives que, a més, s'encomanen fàcilment.
En definitiva, només haurien d'accedir als llocs de responsabilitats aquelles persones amb un esperit, caràcter i situació emocional equilibrats. Només haurien de liderar persones aquells que estan en pau amb sí mateixos i que, per tant, no necessiten fer la guerra a ningú per sentir-se satisfets.
9.10.11
Ser líders
18.3.11
Perdre el temps a la feina (amb Internet)
No seré jo qui defensi, a cegues, aquestes constants interrupcions cap a les xarxes socials. Però sobre el que si m'agradaria ferreflexionar a aquests caps i comandaments intermedis tan preocupats és el següent:
Com es perd més temps a la feina? Connectant-se de tant en tant al twitter o al facebook? O patint constants interrupcions dels companys i caps, trucades, mails, reunions, etc?
Com bé demostra aquest estudi de la Universitat d'Stanford (entre moltíssims altres estudis sobre la multitasca), l'excés de tasques pendents i de fronts oberts minva dràsticament l'eficiència de qualsevol ésser huma... fins i tot quan l'ordinador és apagat.
24.2.11
Els 2 tipus de gestors de projecte

"Hi ha només dos tipus de gestors de projecte, els que es preocupen pel client i els que es preocupen dels beneficiaris."
Aquells que es preocupen dels beneficiaris fixen els seus objectius pensant, justament, en ells, sense preocupar-se en excés de si les decisions preses agradara o no al client. Cada pensament, cada decisió, cada opinió és usada per assolir els objectius del projecte que ajudaran directa i indubtablement als beneficiaris.
Per l'altra banda, aquells més preocupats en com encaixarà la proposta en la ment del client, pateixen una mena d'autocensura que els impedeix de trobar les millors solucions, de fer les millors propostes. La seva ment no està concentrada en els beneficiaris, sinó en el client, en el que paga el projecte i no en aquells que n'han de gaudir.Així, els que es preocupen del client i no dels beneficiaris de vegades entreguen projectes que son comprats i acceptats pels clients però que no satisfan els beneficiaris. Jo d'això en dic robar; accepten els diners d'un client que compra el projecte pensant que que la proposta solucionarà els problemes dels seus beneficiaris. Algú em podria dir que això és, en definitiva, responsabilitat del client (el client sempre sap el que vol?, segur?). I ho és, excepte quan el líder del projecte ho sap, quan és conscient de que la proposta no inclou idees o dades que podrien no agradar al client.
Així, finalment, els clients compren una proposta molt educada i gens ofensiva que no porta les coses fins a les últimes conseqüències, i fan una encaixada de mans amb els líders del projecte que només estan interessats en aconseguir els diners, ni més ni menys.
Tenim, com a responsables de projectes, una responsabilitat. I la nostra responsabilitat no és només amb els nostres clients. Està clar que ells ens paguen i, per tant, la última paraula sobre la proposta implementada ha de ser d'ells, però no hem d'oblidar mai que som contractats, precisament, pel nostre coneixement, perquè podem obrir-los els ulls i veure en la boira. Estem OBLIGATS a entregar-los una proposta que, en realitat, no sigui només una bona proposta, sinó la millor possible per l'escenari en qüestió.
Permeteu-me acabar amb tan sols un afegitó. No pretenc ofendre a ningú amb les declaracions anteriors. Tots ens hi hem trobat, tots hem necessitat, algun cop, que un projecte fos acceptat per poder tirar endavant els nostres negocis o el que sigui. No es tracta pas de jutjar ningú, es tracta de convidar als líders de projecte a donar una passa endavant per a realment donar un bon ús al poder que ostentem quan emprem les poderoses eines que dominem. És una invitació a fer d'aquest un món millor gràcies als nostres projectes. En tenim la ocasió, només és qüestió de voluntat.
19.2.11
The 2 kinds of project managers

"There are only two kinds of project managers, those who care about the clients and those who care about the beneficiaries."
Those who care about the beneficiaries set their goals thinking of them, not caring much if the decisions taken would please the client or not. Every thought, every decision, every opinion is used to accomplish the goals of the project that will directly and undoubtely help the beneficiaries.
In the other hand, those more worried about how the proposal will fit in the mind of the client, suffer of a sort of self-censorship that prevent them from finding the best solutions, from making the best proposals. Their mind is not set on the beneficiaries but in the client, in the one who pays for the project, not in the ones who will have to enjoy it.
Thus, the ones caring about the client and not the beneficiaries sometimes deliver projects that are bought and accepted by the clients but that don't please the beneficiaries. This is what I call a robery; they take money from a client that buys the project thinking that the proposal will solve the problems the beneficiaries have. Some may say that this is the client's responsibility. It is, yes, except when the project leader knows it, when he or she is aware that the proposal doesn't include ideas or data that may cause criticism from the client.
So, in the end, clients buy a very polite, non-offensive proposal that doesn't take things as far as it could, and shake hands with project leaders that are only interested in getting money out of this, nothing more, nothing less.
We have, as project leaders, a responsibility. And our responsibility is not only with our clients. Of course they pay us and, thus, the last word upon the proposal implemented must be theirs, but we must never forget that we're hired, precisely, because of our knowledge, because we can open their eyes and let them see through the mist. We MUST give them a proposal that, in fact, is not only a good proposal, but the best possible proposal for their scenario.
Let me finish with just one more thing. I don't mean to offend anyone with those statements above. We've all been there, we've all needed, sometimes, a project to be accepted to go on with our businesses or whatever. It's not about judging anyone, it's about inviting project leaders to take a step forward, to really make a good use of the power received when we use all the powerful tools that we master. It's an invitation to make a better world thanks to our projects. We have the chance, it's only a matter of will.
12.10.10
Serveis de cerca d'informació a Internet
És per això que he el·laborat aquesta presentació per resumir-ne algunes de les seves opcions menys conegudes però igualment interessants.
Aquí una versió en català:
Aquí la versión en castellano para mis alumn@s de ESEC:
And here the english version for my CETT pupils:
4.3.10
Lideratge participatiu vs lideratge autoritari
Posats a enfrontar les dues bandes d'aquesta dicotomia essencial de la direcció d'equips, qui en sortiria guanyador? La resposta és clara: depèn.I de què depèn? Doncs de múltiples factors, així que afrontarem aquest anàlisi des d'una perspectiva més constructiva. Quins són els pros i els contres de cadascun dels dos estils extrems?
Comencem pel lideratge participatiu. L'Alfonso López Caballero, en el seu llibre "Cómo dirgir grupos con eficacia" (Ed. CCS) ho explica molt millor del que jo podria:
Avantatges (segons l’anàlisi de Maier)És a dir, que tot i que a molts de nosaltres el lideratge participatiu ens pugui semblar, a priori, més interessant, cal sempre tenir en compte el seu costat fosc, aquell que amaga tota aquesta llarga llista de possibles inconvenients.
- Suma de coneixements i informació. Els resultats del grup superen sempre la mitjana dels integrants i, sovint, als de l’individu més eficaç.
- Una gama més variada d’enfocaments.
- Millor comprensió de la decisió doncs la discussió prèvia a la decisió atorga a tots els participants els coneixements sobre els pros i contres.
- Major acceptació de la decisió final. Tots els participants es senten més motivats a acceptar una decisió que s’ha produït en consens. També aquells que no formen part de l’equip de decisió tendeixen a acceptar-la millor en pensar que no hi ha hagut tants prejudicis personals.
Desavantatges (segons l’anàlisi de Maier)
- Lentitud i cost. Tot i que de vegades la lentitud pot facilitar la reflexió i ampliar les perspectives i les alternatives, molts cops les preses de decisió s’allarguen més enllà de l’estricament necessari llastrades per discussions personals, enfrontaments dialèctics i/o simples qüestions interpersonals com el bon humor o els exemples personals.
- Efecte anivellador o la paradoxa d’Abilene. Degut a diversos aspectes socioculturals, un grup de persones pot acabar prenent una decisió que no satisfà ningú tot i que tothom li dona suport. Ja sigui per voler quedar bé, per evitar enfrontaments, per pensar què és el que els demés preferiran i intentar proposar-ho abans que ells, un individu pot proposar i votar a favor d’una decisió que no comparteix.
- Radicalització. En contrast amb l’anterior, de vegades les discussions no fan més que radicalitzar les posicions inicials amb les que cada individu acudia a la reunió. D’aquí que la decisió final del grup sigui més extrema (arriscada o conservadora) del que en realitat la situació probablement requeria.
- Dominació individual. En tota reunió sorgeix un individu que pren el rol de líder dominant que influeix decisivament, de vegades per afinitat i de vegades per pressió hostil, en la elecció d’una solució. El paper que juga el veritable líder jeràrquic del grup és decisiu per tal d’aturar aquest excés d’influència que pot deixar als demés sense veu ni vot.
- Força persuasiva. Està demostrat que la continuada defensa d’una posició favorable a alguna qüestió acaba triomfant en la majoria d’ocasions davant d’una continuada defensa de la posició contraria. Això succeeix, i aquí està el problema, amb independència de la qualitat objectiva de la qüestió.
- Polarització. Es pot produir un efecte de generació de bàndols que gestats per una primera discussió, acabin fent-se costat sense importar el subjecte només per sortir reforçat de la reunió.
- Responsabilitat dividida. Les accions que son responsabilitat de molts no son responsabilitat de ningú, a la hora de la veritat. Les responsabilitats es dilueixen en les preses de decisió conjuntes podent escoltar-se excuses com “perquè haig de preocupar-me per això si jo no vaig votar-hi a favor” o bé “Ho veus!, ja us ho deia jo que aquesta no era una bona solució!”.
- Negativisme. L’individu A proposa una idea que es contestada per l’individu B amb un no més o menys taxant. És ben probable que en una estona, quan l’individu B proposi una idea, el primer en demostrar-li el seu desacord sigui l’individu A. Aquest és un principi bàsic de les relacions humanes, la llei de la reciprocitat.

Però, i l'estil de direcció Autoritari? Contràriament al que li succeeix a l'estil Participatiu, aquest té força mala premsa. Sovint es confon el lideratge autoritari amb el despotisme i la mala educació. No hi té res a veure, més enllà de que la història ha volgut que molts/es dirigents amb perfil autoritari han aprofitat per abusar-ne i fer-ne un mal ús. Però cal deixar ben clar que es pot dur a terme un lideratge autoritari, ferm, sòlid, sense caure en aquests extrems. És veritat però, i cal deixar-ho clar, que hi ha una sèrie d'inconvenients, també en aquest estil, que cal esmentar:
- Rebuig solidari: al haver estat implantada una decisió d'una sola persona sobre una majoria, aquesta última tendeix a unir-se,a fer pinya, per fer-se costat i criticar-la.
- No implicació: pel mateix motiu, aquesta decisió presa unilateralment no implica a la gent que la rep, generant un cert distanciament entre les persones i les tasques a complir.
- Pobresa: per descomptat, una decisió sobre un tema complex presa per una sola persona no ha gaudit d'una maduració amb diferents punts de vista i opinions.
- Incomprensió: Igualment, les persones que reben l'ordre o decisió i l'han d'acatar, molts cops no entenen el seu motiu, convertint-los en autòmats que faran la feina encomanada però, un altre cop, sense implicació.
- No acceptació: Finalment, també pot produir-se fàcilment un rebuig radical, que faci que no s'accepti la decisió presa.
- Acceptació cega: si el prestigi de qui pren la decisió és elevat, si el seu equip l'accepta com el/la líder que és, no tindrà cap problema en acceptar la seva decisió sense qüestionar-se-la, sabent a la perfecció i sense haver de dubtar-ne que aquesta és la millor per a tothom.
- Simplificació: Davant la complexitat d'un problema, la intercessió de qui lidera l'equip per donar una decisió clara i directa esvaeix les pors les inseguretats i els dubtes que es podrien haver generat.
- Els desmotivats treballen: Si hi ha membres de l'equip desmotivats, un lideratge Participatiu en el que se'ls hi demanés implicació no els faria reaccionar. El lideratge Autoritari, en canvi, exercit amb decisió ofereix una sortida fàcil per a aquest perfil de membre d'equip que busca que li aplanin el camí.
- Rapidesa: No hi ha debat, no hi ha discussions i, per tant, la velocitat en la que avancen els projectes és molt major.
- Responsabilitat clara: En els equips que funcionen sota un lideratge autoritari, no hi ha mai cap dubte sobre la responsabilitat de les decisions preses, evitant així els múltiples conflictes que se'n podrien derivar.
- El tipus de projecte: un projecte d'acció humanitària per rescatar els ferits per un terratrèmol necessiten de la velocitat d'acció, contundència i fermesa d'un lideratge Autoritari, mentre que un projecte per resoldre una baixada de la motivació en una organització mereix la riquesa d'anàlisi i creativitat del lideratge Participatiu.
- L'equip de projecte: hi ha persones que, en un moment determinat, en participar en el projecte que nosaltres liderem no es senten ben tractats per la organització en qüestió. Si els proposéssim un lideratge participatiu en el que els demanéssim sovint la seva opinió i implicació ens podrien dir allò de "a mi no em paguen per això" (i probablement tinguessin raó). En canvi un grup de persones amb ganes d'implicar-se, de sentir-se part del projecte, amb ganes de progressar i amb força ambició se sentiran menyspreats i desaprofitats amb un lideratge Autoritari però molt recompensats amb un de Participatiu.
- Les meves habilitats directives: Hi ha gent que no es sent massa còmode en l'àrea més extrema de l'espectre que ja toca al lideratge Autoritari, els costa imposar-se, potser els manca una mica de confiança en les seves possibilitats i, per tant, tot i que els altres dos punts ho demanin, intentar aplicar un lideratge Autoritari contra la seva pròpia natura pot ser un suïcidi. A l'altre costat de l'espectre, hi ha gent que no es troba còmode generant dinàmiques amb la gent per fer-los participar activament en les preses de decisió. Sovint són gent més introvertida. Per a aquesta gent, intentar a contracor un estil Participatiu encara que els altres dos factors ho demanin pot representar un camí massa difícil de portar i abocat al fracàs.
© Marc Ambit Fernàndez (2010) Totalment permesa (i recomanada) la seva distribució sempre i quan no la facis servir per a fins lucratius i mantinguis el meu nom present com a autor de l'article
18.9.07
Lideratge - Accions bàsiques
Motiva: Dedica gran part del seu temps a incentivar el seu equip, facilitant-li el camí, reconeixent els seus mèrits, premiant, animant, etc.
Avalua: Dedica gran part del seu temps a analitzar l’escenari actual i totes les variables d’entorn que poden afectar l’equip i n’extreu les conclusions necessàries per actuar.
Protegeix: No escatima esforços en aïllar el seu equip de les inclemències externes, de les dificultats polítiques i burocràtiques que podrien entorpir el bon desenvolupament de les tasques i la consecució dels objectius. Actua com a paraigües, lluitant per permetre que el seu equip pugui treballar amb comoditat i llibertat d’acció assegurant-se de que tingui tot allò que necessita.
Decideix: En contra del que molts autoanomenats líders es pensen, l’equip necessita en multitud d’ocasions que el/la seu líder decideixi. El que un líder no pot permetre mai és que una presa de decisió divideixi el seu equip o el preocupi en excés, ja sigui per la responsabilitat o per conflictes entre membres de l’equip.
Coordina: Dedica gran part del seu temps a gestionar correctament les tasques, objectius i recursos disponibles per tal de assolir la major eficiència possible. Des de la assignació de tasques fins a la creació de sub-equips, passant per la correcta assignació de recursos o la gestió d’imprevistos, totes son responsabilitats inherents a la condició de líder.
Hi ha moltes altres accions que un/a bon/a cap pot dur a terme en un projecte, però si descuida alguna d'aquestes cinc es veurà abocat al fracàs.
11.6.06
Exercici: La cultura d'equip
A continuació et proposo un petit joc que et permetrà entendre millor la importància de l'equip.
Tindràs la oportunitat de veure dos talls de vídeo que pertanyen a dues pel·lícules mítiques. En ambdues seqüències, un grup de persones es proposa dur a terme la gestió d'un projecte concret, concretament construir un paller, i s'agrupa en equip per fer-ho.
Però les dues maneres que tenen de fer-ho son ben diferents. Prova d'apuntar tot allò que observis en cada vídeo referent a la manera en que s'organitzen i, un cop visualitzats els dos talls de vídeo, intenta trobar-ne les diferències.
Aquest és el primer tall de vídeo que vull que observis detalladament.
I aquest és el segon.
I ara, un cop els has vist, digue'm, et sembla que treballen i s'organitzen de manera similar? A que no. Segur que has trobat un munt de diferències. A veure si coincideixen amb les que jo observo.
Mentre que en el primer cas veiem una persona (el senyor més gran de la barbeta) donant ordres i coordinant el treball, en el segon cas sembla que no hi ha ningú que faci aquesta feina. Una persona que exerceixi la funció de lideratge i coordinació es torna vital per tal de permetre que algú tingui la visió global que aquells/es que estan treballant "al peu del canó" no tenen.
En el primer cas, el mateix "líder" indica que "tenemos un día para terminar la tarea", fixant doncs un termini d'entrega clar que permet que tothom que hi és implicat sàpiga perfectament com gestionar el temps i l'esforç. Mentre que en el segon cas no és així en absolut, fins i tot fent servir aquella infame fòrmula de "el més aviat possible", esperonant la velocitat amb l'excusa de que així arribarà abans el berenar. Si vols més informació al respecte de la gestió d'objectius no deixis de llegir l'article que porta per títol "Treballar per objectius" que trobaràs en aquest mateix blog.
En el primer vídeo, tohom que participa més o menys directament en el projecte sembla tenir una funció clara i prestablerta. Les dues societats que reflecteixen ambdós talls son societats francament masclistes, però tot i així, és curiós observar com mentre que en el primer cas les dones semblen estar al càrrec de les funcions d'intendència per tal d'assegurar que els homes que treballen en la construcció del paller tinguin tot allò que necessiten, des del dinar fet fins a vasos de llimonada per retallar els efectes de l'esforç, en el segon no son més que meres espectadores amb més interès per animar i xisclar com si fossin animadores que no pas per ajudar. En el primer tall fins i tot es poden veure nens petits ajudant en la construcció del paller en aquelles tasques que la seva condició els hi permet.
Així doncs, en el primer vídeo es veu una clara intenció d'involucrar totes aquelles persones que, sense formar part de l'equip que desenvolupa el projecte de manera més directe, si que poden col·laborar; però se'ls hi demana que ho facin de manera organitzada i en sintonia amb l'equip de projecte.
Però probablement, allò que més t'haurà cridat l'atenció és la gran diferència que hi ha al respecte de la manera d'enfocar la organització de l'equip propiament dita. En el segon dels vídeos, des d'un principi queda ben clar que s'intenta esperonar l'eficiència a través de la competitivitat. Així, s'introdueix un sistema semblant a una competició, dividint el projecte en quatre parts per tal de permetre a l'equip partir-se en idèntiques proporcions per tal d'estimular la lluïta per acabar primers. El que no s'ha tingut en compte és que per fer-ho es divideix el projecte en quatre parts que no son el tot doncs pujar quatre parets no és tot el que una construcció necessita. Com a mínim caldrà una part del projecte en el que la col·laboració entre tots serà necessaria (com per exemple la unió de les quatre parets entre si o la colocació del sostre de la construcció).
Així, en aquest ambient de competitivitat, els participants de cada divisó de l'equip s'entesten no tan sonls en aconseguir la seva part abans (objectiu ben lloable) sinó també en impedir que les altres divisions assoleixin la seva part amb comoditat. Dit d'altra manera, s'ha esperonat a diferents parts de l'equip a que assoleixin objectius que no son compatibles amb l'objectiu general que és construir el paller.
Però parem atenció, perquè no és això el més important que en podem extreure.
Podriem dir que en el segon vídeo cada grup sembla tenir un objectiu personal que està molt per davant de l'objectiu general de construir un paller. Aquests objectius personals podrien ser aconseguir la vedella del premi, quedar bé davant de les senyoretes que animen o, simplement, engrossir l'orgull mascle de derrotar un altre grup de mascles per via d'uan competició francament absurda. Diguessim doncs que el seu interés per participar en aquest projecte no és la construcció del paller sinó la consecució d'algun d'aquests objectius personals.
Però fixem-nos en un detall. Deixa'm que et pregunti: quines creus que son les motivacions personals que tenen els que participen en el projecte del primer dels vídeos? Hi caben diverses respostes:
- Poder hi participen per quedar bé amb la comunitat (o per no quedar malament)
- Poder pel plaer d'ajudar a uns veïns (o per no semblar que no és un plaer ajudar-los)
- Tal vegada per quedar bé davant de la noia de la pel·lícula (el Harrison Ford hi sembla particularment interessat en això)
- Etc.
És a dir que, en contra del que sembla, els participants en el primer dels vídeos també tenen una motivació personal, diferent de l'objectiu general de la construcció d'un paller.
Aquestes motivacions personals que ens fan participar en unes determinades feines o projectes son el que s'anomenen les agendes ocultes. Tots/es les tenim; sense elles no tindriem cap motiu per apuntar-nos a cap projecte. De fet, moltes vegades, ens busquem una agenda oculta un cop ja ens han apuntat a un projecte o feina, encara que aquesta no ens agradi massa a priori.
Així, al contrari del que molts pensen, l'objectiu general del projecte no és, ni de bon tros el més important per a cadascún dels participants en ell. De fet, l'objectiu general d'un projecte no és més que el mitjà que faran servir els seus participants per assolir les seves agendes ocultes; ni més ni menys. I això, en contra del que pot semblar, no és pas dolent. El que cal evitar, al respecte de la gestió de les agendes ocultes és justament el que ens trobem en el segon dels vídeos.
La gran diferència que hi ha entre els dos talls és que, en el segon d'ells, les agendes ocultes d'alguns dels membres son total i radicalment oposades a les de altres participants, generant així uns conflictes que desemboquen inevitablement en la no consecució de l'objectiu general.
En el primer tall, al contrari, els interessos particulars de tots els que hi participent poden coexistir doncs necessiten de l'assoliment de l'objectiu general, construir el paller, per tal de complir-los.
De la correcta gestió de les agendes ocultes dels participants en els nostres projectes en depèn el 100% de les possibilitats de l'èxit del mateix. Que les seves agendes siguin compatibles ens garanteix, com a mínim, que tenim el 100% de les possibilitats d'assolir-lo amb èxit. Per contra, si no son compatibles, perdem un elevadissim percentatge de possibilitats.
Conèixer les agendes ocultes de cada participant sovint no és tasca senzilla. Es per això que haurem d'estar molt atents a les maneres de desenvolupar-se cadascun dels membres del nostre equip per tal de detectar possibles agendes ocultes i comparar-les amb les dels demés per veure com compaginar-les i permetre que, de debò, la participació de tothom sigui fructífera, individual i colectivament.
En els nostres projectes hi trobarem persones que hi participen per motius tan diferents entre si com la esperança de la promoció, d'un augment de sou o millora de condicions laborals, per orgull, per interès en participar en un projecte d'aquest estil, per aprendre, per treballar al costat de companys/es en particular, etc.
Per a cadascuna d'aquestes motivacions haurem de tenir un pla que els permeti satisfer-los a través de la consecució del projecte en el que tots/es estem involucrats. Un cop més, el tacte, la observació i l'enginy per part nostra ens permetràn gestionar tan diferents interessos en pos d'un objectiu comú.
© Marc Ambit Fernàndez (2006) Totalment permesa (i recomanada) la seva distribució sempre i quan no la facis servir per a fins lucratius i mantinguis el meu nom present com a autor de l'article
18.5.06
Treballar per objectius
Durant molts anys, hem viscut sota una pressió implacable que ens ha afectat en tots els aspectes, inclòs el professional.
Hi ha una gran tradició al nostre país de lideratge despòtic, caps funcionals més preocupats en controlar que en ajudar i coordinar, més interessats en repartir bronques que en tendre mans i ponts. I ho han vingut fent així per dos motius:
a) aquest autoritarisme despòtic augmenta l’ego personal i els fa sentir en possessió de poder
b) és més fàcil esbroncar, prohibir, coartar o reprendre que treballar per objectius, feina feixuga i de poc rendiment personal.
I és sobre aquest segon punt sobre el que vull insistir, donat que amb el primer no hi ha res a fer. Son gent amb unes grans mancances personals que els aboca a buscar el reconeixement a través d’aquestes vies “alternatives” i amb tants efectes col·laterals.
Treballar per objectius no es tasca fàcil, d’això no en dubta ningú. Hi ha molt poca gent en aquest país que treballi per objectius. I els/les que ho fan, en un alt percentatge ho fan malament.
Treballar per objectius no és solament fixar una xifra de vendes o de producció a assolir i esbroncar o felicitar en funció dels increments o decrements comparatius.
Hi ha una estúpida tendència a proposar objectius del tipus “el màxim possible” o “el més aviat possible”. Això no només no és productiu sinó que és contraproduent.
Exemple:
Un cap de vendes fixa un objectiu a un venedor a domicili de la següent manera:
- Com saps, aquests darrers mesos han estat durs per l’empresa. Hi ha hagut molts costos inesperats que ens han posat en la corda fluixa. Necessito que per aquest mes vinent tanquis tantes vendes com et sigui possible, el màxim. Ho necessitem.
D’aquest punt de partida només es pot arribar a conseqüències desastroses. Fins i tot en el millor dels casos en el que el venedor assoleix aquell mes una xifra mai vista, molt superior al que és habitual, el futur que ens depara no és massa positiu.
Bàsicament, ja podem donar quasi per segur que el mes vinent o com a molt tard el següent, aquest venedor sucumbirà a la pressió. Ningú no pot treballar sota pressió durant massa temps. Demanar-li a algú que sempre rendeixi “al màxim” no és factible ni recomanable doncs l’ésser humà no està preparat per estar sota pressió durant massa temps. Un dia o un altre, més tard o més d’hora, però, això si, a curt termini, la pressió començarà a ofegar-lo. I en quant això passi, en quant vegi que no pot seguir repetint les xifres, començarà a perdre confiança en si mateix i naufragarà irremissiblement.De fet, però, mirant-nos-ho amb fredor, si el segon mes el venedor no assoleix més que la meitat de la xifra primerament aconseguida no el podem pas reprendre doncs ha fet el màxim possible; això si, el màxim possible tenint en compte la pressió, el desgast, les situacions personals, l'estacionalitat del producte, la estacionalitat humana, etc. Aquest venedor pot haver fet el que per a ell en aquell moment era el màxim però això no s’ha convertit més que en una quantitat molt inferior a la assolida el primer mes. Així, si ha donat tot el que podia, podríem ben bé dir que caldria felicitar-lo doncs ha assolit l’objectiu que li havíem fixat: fer el màxim possible de vendes.
I aquest és el mètode més comú de fixació d’objectius. Quanta gent diu estar treballant per objectius quan en realitat només està sota pressió.
No, això no és treballar per objectius. Per treballar per objectius cal poder mesurar clara, directa i objectivament si s’han assolit unes xifres prèviament establertes. Si no hi ha una xifra a la que arribar no hi ha objectiu. Dit d’altra manera, si no trobem la manera de mesurar un objectiu és que no tenim cap objectiu.
I ara, uns exemples de NO objectius:
- Cal fer-ho bé (què vol dir “bé”?)
- Cal fer-ho ràpid (quant de temps vol dir "ràpid”?)
- Cal fer això d’aquesta manera. (Un objectiu ens diu cap on hem d’anar, no com hi hem d’arribar).
- Cal augmentar la producció (en quant? Si augmentem la producció en una sola unitat podrem considerar l’objectiu assolit?)
- Cal que, d’ara en endavant, tots ens esforcem més. (esforçar-nos? Com puc mesurar si la gent s’esforça més? Per les ganyotes que fan de l’esforç addicional?)
Com a complement, dir que els objectius han de ser SMART, que és un acròstic anglosaxó que ve a significar “intel·ligent” i que es desglossa com segueix:
| S | Specific | Específics |
| M | Mesurable | Mesurables |
| A | Available | Accessibles |
| R | Relevant | Pertinents |
| T | Time Framed | Temporitzats |
Veiem cada punt individualment:
Específics:
“Incrementar la producció” no és un objectiu vàlid doncs no especifica en quantes unitats o en quin percentatge.
“incrementar la producció en un 15%” si seria un objectiu específic.
Mesurables:
“Millorar la qualitat del producte” no és un bon objectiu doncs no es pot mesurar.
“Reduir el nombre de devolucions del producte en un 20%” si és un objectiu mesurable.
Accessibles:
La frase “No podem saber si s’ha assolit l’objectiu perquè no disposem de les dades per mesurar-ho” reflexa que no hi ha objectiu. Si es fixa un objectiu que, de bell antuvi ja es preveu que no es podrà mesurar per manca de fonts de dades fiables més val trobar-se un altre objectiu.
Rellevants:
Es realment la nostra acció la que ha provocat l’assoliment de l’objectiu o bé ha estat degut a altres factors. “Incrementar les vendes en un 20%” pot semblar un bon objectiu però si un cop assolida la xifra, en mesurar-la intuïm que pot haver estat propiciat per altres factors com el sorgiment d’una moda inesperada aquest objectiu no es pot considerar completament assolit.
Cal doncs, a l’hora de fixar un objectiu, fer una previsió per tal de precisar els mitjans de medició evitant així confusions.
Temporitzats:
“Incrementar la productivitat en un 20%” no és un objectiu útil doncs, en no especificar el temps en que s’ha d’assolir podem assumir que tenim molts anys per fer-ho. “Incrementar la productivitat en un 20% en 6 mesos” si és un objectiu mesurable en el temps.
Però és que a més, cal aprofitar la temporització per treure’n més rendiment.
Podem fixar objectius:
- Previs (o ex ante): Son les dades que es recullen inicialment per poder comparar. No és tan un objectiu en si mateix com una recaptació de dades.
- Intermedis: per poder rectificar. En la següent taula podem veure un exemple que ens permetrà entendre la importància dels objectius intermedis. Imaginem que ens proposem uns objectius inicials a un any vista i que, com a mesura intermèdia als sis mesos, calculem un altre objectiu. Si en arribar als sis mesos mesurem i comprovem que estem pel damunt de les expectatives, com ens mostra l’Escenari 1, mantindrem l’objectiu final o bé el reformularem per tal d’adequar-nos a la realitat i així ser més ambiciosos?
I, en el cas contrari, com en l’Escenari 2, en el que la mesura intermèdia ens diu que varem ser massa agosarats, intentarem seguir lluitant per un objectiu final que ara sembla molt més lluny o bé el reformularem per ser més realistes?
Reduir els accidents laborals a la nostra organització
| Sis mesos | Un any | |
| Objectiu | 20% | 50% |
| Escenari 1 | 35% | ??? |
| Escenari 2 | 7% | ??? |
Sense aquests objectius intermedis ens la estem jugant massa, assumint el risc d’haver errat completament en la especificació numèrica dels objectius.
- Finals: per conèixer l’èxit o el fracàs
- D’impacte (o ex post): a posteriori de la finalització del projecte per poder mesurar-ne la sedimentació dels canvis que hem forçat amb les nostres accions. Moltes accions o projectes necessiten d’una comprovació més a llarg termina, poder mesos, fins i tot anys després d’haver enllestit la feina, per tal de poder estar segurs dels beneficis que hem provocat.
En definitiva, cal saber fixar objectius si volem treure’n partit. No n’hi ha prou amb presumir-ne.
A l’hora de fixar un objectiu cal emprar diferents variables. Si no pot passar com en el següent cas:
Un cap departamental fixa un objectiu per al proper mes al seu subordinat. Aquest el compleix amb escreix.
De cara al segon mes, el cap fixa un altre objectiu, un pel més ambiciós. Aquest també l’assoleix.
Fixa un objectiu per al tercer mes i, aquest cop, no l’assoleix, arribant a xifres molt inferiors a les fetes abans de fixar objectius. El seu cap li clava una bronca i l’acusa de no haver-se esforçat prou. Com pot ser –li pregunta- que hagis baixat tant?.
El cap està oblidant aquí que està treballant amb persones, no amb màquines. Està reduint el seu camp d’observació a un parell o tres de variables, podent ser aquestes la persona, les tasques a fer i els objectius creixents. I aquí és on comet l’error. En tres mesos poden haver canviat moltes coses. Pot haver canviat, per exemple, la situació personal de l’empleat, o bé la seva situació laboral. Pot haver canviat el temps, podem haver canviat fins i tot d’estació, amb els canvis emocionals i físics que en molta gent això provoca. Poden haver canviat les persones amb les que es relaciona a l’hora de desenvolupar la tasca en qüestió. Pot haver canviat també la manera en que afronta aquesta tasca, donat que ja no és nova i, tot i haver incrementat la seva experiència, si la tasca se li ha tornat rutinària, l’efecte pot ser clarament negatiu. Pot ser, fins i tot, que la mateixa rutina de la fixació d’objectius l’hagi fet prendre-s’ho més relaxadament. Pot, d’altra banda, haver succeït que després de dos primers mesos esforçant-se durament, en el tercer les forces li han fallat. Podria haver passat també que, en comprovar que assolint els objectius cada cop se li exigia una mica més hagi decidit retallar esforços per frenar l’ambició del seu cap, particularment tenint en compte que poder no ha rebut cap recompensa a canvi per assolir els objectius. I encara podríem seguir llargament.
Està clar doncs que els factors i variables que juguen en la interacció humana son tants, tant variats i, sovint, tant desconeguts, que es fa difícil fer una fixació d’objectius sense tenir-ne en compte com a mínim els més evidents. I, tot i que això pot semblar tasca difícil per part del cap que fixa els objectius, la solució és molt més senzilla. Es tracta simplement d’involucrar a l’empleat en la fixació dels objectius que ell mateix ha d’assolir.
Molts caps tenen por d’aquesta solució doncs creuen que l’empleat aprofitarà per “regatejar-li” en la fixació. Creuen que sempre “escombraran cap a casa”. Això pot succeir en alguns casos, és ben cert, i caldrà tenir-ho en compte, però això no és excusa per tal de no involucrar-lo, doncs en no fer-ho perdríem la oportunitat de copsar un bon grapat d’aquelles variables tant influents i tant poc al nostre abast. D’altra banda, hi ha qui diria que si bé l’empleat “escombra cap a casa” intentant sempre reduir els esforços i les responsabilitats i provant d’augmentar el temps d’entrega, no és menys cert que els caps, en assignar objectius es comporten de la mateixa manera però estirant de la corda cap a l’altra banda, és a dir intentant demanar més esforç i compromís i reduint el temps d’entrega al mínim possible.
Assignació de tasques
Tot treball en equip comença per aquí, per l’assignació de tasques del líder a les persones que les han de dur a terme.
Aquest és un procés vital doncs és la llavor de tot un procés que esperem sigui profitós. Un primer pas en fals i la resta del camí pot estar farcit de paranys.
El concepte més important a tenir en compte aquí és el següent:
Assignar una tasca a algú és un contracte a dues bandes. La part contractant, el líder, proposa una assignació de responsabilitat que l’altra persona ha d’assumir a canvi d’una part del seu sou. Essent així, cal assumir que hi hauran interessos contraposats. Per tant, el líder no pot plantejar-se aquesta situació com unidireccional. Si pretén que el seu oferiment s’accepti a cegues només aconseguirà un submissió de mala gana que derivarà en problemes immediatament. Com a tot contracte, hi haurà una negociació. El líder oferirà una determinada quantitat de responsabilitat amb unes condicions de qualitat, temps, costos, etc. Però no podrà imposar-la. Caldrà que consulti amb el contractat, la persona que haurà d’acceptar aquesta responsabilitat, tots els punts de la assignació.
Si la persona a la que se li encarrega la feina no és experta en el tema exigirà, per una banda, més temps i/o més suport d’altres companys per a realitzar la tasca, conscient de les seves limitacions.
Si, pel contrari, n’és experta, podrà donar opinions al respecte, proposar canvis o, fins i tot, suggerir metodologies esperant l’aprovació del líder. A més, la seva opinió experta ens pot ser molt útil per preveure millor el temps necessari per acomplir-ho o bé el cost.
Com es pot comprovar, en qualsevol de les dues situacions, els avantatges son clars.
Els tres factors influents
En tota assignació de responsabilitats però, hi ha tres factors que influeixen definitivament en els seus resultats. Son:
- el síndrome de l’estudiant
- la llei de Parkinson
- i la negociació, que ja hem comentat abastament.
El síndrome de l’estudiant proposa el següent escenari basant-se en una situació per a tots/es viscuda. Quan a un estudiant, a principi de curs, se li comunica que com a pràctica final de curs, d’aquí a nou mesos, haurà de presentar un treball força extens el seu comportament sol ser el representat en el següent gràfic.

Els primers dies, per la frescor de la noticia i poder perquè el tema li ve de gust hi dedica algunes estones, però tot seguit ho abandona conscient de que encara queda molt de temps. Fins que la alarma de la urgència no es dispara, la quantitat d’esforç aplicada és mínima. És només quan la data d’entrega és ja molt propera que la quantitat d’esforç es multiplica, treballant fins i tot sense dormir, amb la conseqüent repercussió en la qualitat.
La llei de l’estudiant el que ens diu com a conclusió és que si fóssim capaços de repartir els nostres esforços de manera més racional i homogènia, la qualitat seria més alta però, el que és més important, el temps d’entrega es reduiria ostensiblement. En el següent gràfic es representa el cas idoni.

Tal com es pot apreciar, un esforç més homogeni ens podria portar a desenvolupar la mateixa quantitat de feina en la meitat de temps.
La llei de Parkinson, per la seva banda, planteja la següent pregunta: Si a una persona li dones un termini de 10 dies per realitzar una tasca, quin és el temps mínim que necessitarà per completar-la?
I la resposta és contundent. En la gran majoria dels casos, 10 dies com a mínim. Pot ser que en alguns casos trigui força més a completar-la però el que és veritablement rellevant és que pràcticament en cap cas estarà per sota dels 10 dies preestablerts.
Això ens indica, complementàriament a la Llei de l’estudiant, com treballa l’ésser humà davant d’una tasca a realitzar. Per una banda, aplicant la llei de l’estudiant, aquesta persona deixarà la major part de la seva feina per als darrers dies del termini, desaprofitant bona part del temps atorgat.
Fins i tot el més aplicat pot ser que avanci bona part de la seva feina però en tenir-la pràcticament enllestida començarà a demorar-se, a alentir el seu ritme i fins i tot a posposar els retocs finals per al darrer dia. Això pot ser degut a que pensa, i segurament no mancat de raó, que si entrega tres dies abans del termini atorgat, la propera vegada, titllat de ràpid en l’execució d’aquestes tasques, el termini que li atorgaran serà molt menor.
Això és degut a que la nostra cultura del treball no té com a hàbit premiar els esforços. La nostra cultura està més acostumada a reprendre els retards o els fracassos. De fet, fins i tot es podria dir que la nostra cultura te com a hàbit comú el “castigar” a aquells que demostren ser eficients amb més feina i amb més pressió, mentre que aquells que entreguen sistemàticament més tard gaudeixen d’un tractament “especial” que, tot i tenir connotacions negatives, els dona la possibilitat de treballar sense pressió i en tasques intel·lectualment menys feixugues. I precisament aquestes situacions son les que provoquen el tercer efecte, el de negociació, que com hem comentat abans farà que ambdues parts de la relació vulguin escombrar cap a casa, conscients de les repercussions d’una assignació de treball no consensuada.
Si es sumen els tres factors es veurà clarament que els efectes de no tenir-los en compte poden ser devastadors i, sobretot, una gran pèrdua de recursos, ja siguin econòmics, temporals o tècnics.
Solucions i maneres de gestionar-ho
La teoria de les limitacions que finalment és on rauen tots aquests comportaments ha estat font de grans sorpreses en el camp de la gestió en els darrers anys. Una de les més destacables és la teoria de la cadena crítica desenvolupada pel Dr Eliyahu Goldratt. No és motiu del present document detallar les moltes excel·lències d’aquesta metodologia però si, com a mínim, esbossar-ne les seves claus principals per aplicar-les a la gestió d’equips.
El gran error que han comès moltíssimes teories de gestió d’equips al llarg dels temps ha estat el pensar que l’ésser humà pot canviar la seva manera de treballar. Això s’ha demostrat difícil si no impossible en la majoria dels casos. El primer gran avenç de la teoria de la cadena crítica és assumir que aquests comportaments son així i no canviaran. Per tant, tota teoria de gestió al respecte ha de basar-se no en la eradicació d’aquests comportaments sinó en l’aprofitament dels mateixos en benefici de tots.
La primer acció a prendre és retallar un terç de les durades proposades per les persones que han de dur a terme les tasques. Això pot xocar molt en aquella filosofia que tot just fa una estona defensàvem al respecte de tenir en compte les opinions de les persones que havien de responsabilitzar-se de les tasques en qüestió. Doncs només ho sembla. En realitat sí que tenim en compte el que ens proposen, però nosaltres, assumint els efectes perniciosos dels tres factors influents abans comentats, reduirem aquest temps en un terç.
Imaginem un cas pràctic ben senzill. Per fer una tasca, el nostre company ens proposa 12 dies. Nosaltres fem el càlcul mental automàticament i ho deixem en 8 dies.
Tot i marxar remugant, donada la sensació que li ha quedat de que no hi ha massa temps per fer-ho i menys per entretenir-se, es posa a la feina tot seguit. Ja estem començant a reduir els efectes de la llei de l’estudiant. A més, com que el temps se li tirarà al damunt ben aviat, no tindrà tant de temps per reduir la marxa com si hagués tingut 12 dies per fer-ho.
Complint amb la llei de Parkinson, podem estar segurs de que no ens ho entregarà en 8 dies. De fet, es molt probable que si li preguntem el dia 8 com ho té ens dirà que necessita un parell de dies més. Nosaltres li atorgarem aquests dos dies més i tindrem la feina feta en 10 dies. Si tot i així encara hi ha problemes per entregar-ho el dia 10, no cal patir, encara tenim dos dies més de coixí per emprar. Així, en el pitjor dels casos ens entregarà la feina el dia 12 (el que ell mateix va proposar) mentre que sense la retallada, el dia 12 hagués estat el temps mínim d’entrega segons la llei de Parkinson, havent-nos probablement anat a 15 o 16 dies totals.
Com a afegit, si les coses han anat bé i no hem necessitat emprar tots els dies del coixí de reserva, aquesta resta la podem fer servir per a anar confeccionant un coixí complert per a un projecte o per resoldre situacions d’extrema gravetat que puguin esdevenir en el futur.
El que hem aconseguit amb aquesta metodologia és el següent:
- Per una banda, reduïm ostensiblement el temps d’inactivitat en tasques llargues que provoca el síndrome de l’estudiant. La alarma d’urgència salta abans per tant el temps malgastat es redueix.
- D’altra banda, rebaixant el temps límit d’entrega en un terç per la llei de Parkinson, estem més segurs que abans de que hi haurà retards, però aquests es produiran un terç del temps previst abans del que s’hagués produït en cas de no escurçar el temps.
- I ara ve el millor. Ens falta un factor, el de negociació, que millorar amb aquesta acció reductora. I, curiosament, pot semblar que retallant sistemàticament els temps proposats pels encarregats de dur a terme les tasques no aconseguirem més que la propera vegada que estem negociant la assignació d’una tasca i li demanem una prospecció de temps ens en digui una de encara més folgada per cobrir la nostra previsible retallada. Per evitar això tenim un mecanisme que no només es limitarà a reduir els efectes morals de les nostres retallades sinó que ens atorgarà fins i tot altres beneficis tangibles.
El truc de tot plegat està en que, contràriament al que sembla –al que a la persona assignada li sembla- no li hem retallat el temps. El terç de temps que li hem retallat com a data límit en realitat l’hem convertit en un coixí –altrament dit buffer- per tal de poder encabir els retards que, molt probablement, es produeixin. Així, aquesta persona que va sortir de la reunió amb la sensació de que havíem retallat massa el temps, en venir a dir-nos que no podrà entregar a l’hora, rebrà una pròrroga per poder-la enllestir. Per una banda creurà que hem estat durs amb ell al principi, en el moment de la retallada, però per un altra ens haurà de reconèixer una flexibilitat fora mida.
Conclusió sobre la assignació de tasques i responsabilitats
SI apliquem les directrius anteriors, de ben segur assolirem rèdits de forma immediata. Tot i així, encara hi ha alguns aspectes més a tenir en compte si volem que aquest esforç sigui rendible a llarg termini i no s’ensorri al poc temps.
Com comentàvem anteriorment, la nostra és una cultura del lideratge força donada a reprendre i castigar els retards o els errors. Això si, aquests càstigs sempre van en una sola direcció, des de la posició d’autoritat cap a les persones subordinades que han desenvolupat les tasques fora de temps o de manera equivocada. No es coneix cap cas en que sigui a l’inrevés i això, sens dubte, ha de canviar.
Ha de canviar perquè si treballem per objectius també nosaltres podem equivocar-nos a l’hora d’escollir i/o fixar aquests objectius. Dit d’una altra manera, si nosaltres fixem un objectiu per a una tasca i la persona que la desenvolupa no l’assoleix, perquè sempre hem de creure que ha estat error d’ell/a en no ser capaç d’arribar a complir-lo? No podria ser que nosaltres haguéssim errat el tret en fixar un objectiu desmesurat? No només és possible sinó que m’atreviria a dir que és probable.
Llavors, en aquest cas, no hauríem també d’aplicar aquesta cultura del càstig en nosaltres mateixos? No hauríem de deixar que la persona a la que varem assignar aquesta tasca amb un objectiu tant desmesurat i que s’ha trencat les banyes per assolir-lo desesperadament, que ha perdut hores de son per l’esforç i la pressió, ens clavés una esbroncada descomunal?
Poder no cal que se’ns esbronqui, igual que nosaltres tampoc cal que ho fem quan l’error hagi estat de l’altra banda. Poder només caldria ser prou humils com per, davant de la persona afectada, reconèixer l’error i compensar-lo d’alguna manera, ja sigui amb més llibertat i més capacitat de decisió a l’hora de fixar els propers objectius, ja sigui convidant-lo a un cafè.
Però, donem-li la volta a la truita tan sols un moment. Imaginem que fixem un objectiu i que aquest és assolit per la persona a la qual varem encarregar la tasca. Podem assumir tranquil·lament que aquest ha estat un objectiu ben definit i, per tant, exitós? Doncs no. Simplement no. Perquè poden haver-se donat dos escenaris diferents que analitzarem a continuació.
Escenari primer:
Imaginem que la persona que ha desenvolupat la tasca ha aconseguit assolir l’objectiu de manera folgada i tranquil·lament. No voldrà això dir que el nostre objectiu ha estat poc ambiciós? No voldrà poder dir que varem ser poc exigents i que haguéssim pogut assolir cotes molt més altes? Poder, i només poder, hem perdut una oportunitats en fixar un objectiu assolit amb franca facilitat.
Escenari segon:
Visualitzem ara, en canvi, que la persona en qüestió assolí l’objectiu però la quantitat d’esforç que li ha requerit, les hores de feina addicionals que ha necessitat, el mal humor que li ha generat, la manca de son que li ha produït la pressió l’han deixat en una situació anímica deplorable. Podem en aquesta situació alegrar-nos d’haver aconseguit l’objectiu que varem fixar? No seria més just pensar que poder varem ser massa exigents i que per assolir aquest objectiu haurem de pagar un preu addicional força immesurable que esdevindrà de l’esgotament acumulat pel recurs, de la sensació d’explotació, de la ràbia i la angoixa sembrada en aquesta persona? Poder, i només poder, la nostra ambició ens ha fet sembrar males vibracions que recollirem més tard o més d’hora.
En definitiva, que no només cal aplicar les tècniques anteriorment esmentades sinó que cal sempre mostrar un gran respecte pels efectes que la nostra fixació d’objectius genera. Diríem, per acabar, que contradient el que dèiem al principi, si que cal demanar “el màxim possible” doncs la maximització d’esforços i la eficiència son, sens dubte, part de les nostres responsabilitats com a líders d’un equip. Però no és menys cert que cal demanar aquest “màxim possible” en uns termes mesurables, assolibles i assumibles que no converteixin mai aquesta pretesa eficiència en rebuig i deixadesa per part del nostre equip.© Marc Ambit Fernàndez (2006) Totalment permesa (i recomanada) la seva distribució sempre i quan no la facis servir per a fins lucratius i mantinguis el meu nom present com a autor de l'article











