17.7.12

Dates d'entrega, les deadlines o "linies mortals"

Les dates d'entrega, sincerament, admetem-ho en públic d'una vegada per totes, ens importen poc. Tant ens fa fer esperar al client, entregar més enllà del termini preestablert. Ens és igual. O si més no, això és el que se'n dedueix de l'actitud general de la gent al respecte de les "deadlines" (dates d'entrega) dels projectes.
De fet, a petita escala ja es nota que no ens importen massa els terminis. De fet, una de les nostres senyes d'identitat és la manca de puntualitat, que ben bé podria servir com a símil en miniatura de les dates d'entrega d'un projecte. Cada cop hi ha més gent que no arriba a l'hora als llocs i:
a) no avisa que arribarà tard.
b) no es disculpa després.

Amb aquest panorama, és comprensible que això s'estengui als projectes i a les seves dates d'entrega.

Parlava fa poc amb un professional dels projectes que havia participat en la organització dels Jocs Olímpics de Barcelona 92. I em comentava que allà havia après una cosa que mai no oblidaria: En uns jocs olímpics, si alguna cosa no està acabada en la data d'entrega, ja no cal que l'entreguis. És clar, un no pot dir, "ei, senyors atletes, que ja fa dos dies que hem començat els Jocs i encara no hem acabat de construir els podis per entregar-vos les medalles... estarà en un parell de dies". I tampoc podem dir "ei, senyors de la premsa internacional, ja han començat els Jocs fa una setmana i les connexions via satèl·lit encara no estan llestes, però ho estaran en un no res, no pateixin". Absurd.

I em sembla aquest exemple molt edificant doncs l'hauríem d'aplicar a qualsevol projecte que tinguem entre mans. En anglès, el termini, la data d'entrega es diu "deadline", que podríem traduir com "línia mortal". I m'encanta aquesta paraula perquè et fa recordar, precisament, que més enllà d'aquesta data, estàs mort. no hi ha vida després de la "deadline". De fet, si mentre fas el projecte creus que podràs entregar més tard de la "deadline", ja estàs mort, ets un mort vivent, un zombie dels projectes.

Si un entra a casa del client dos dies més tard de la "deadline" sense haver entregat el projecte no tindrà temps ni de pronunciar les primeres síl·labes de la frase "Ho sento", perquè el seu cap ja haurà estat tallat i estarà rodolant per terre (i se sap que aquesta és una posició en la que és molt difícil entonar un mea culpa).

Les "deadline" són sagrades. Han de ser temudes i respectades a parts iguals. No són opcionals, no són orientatives, no són aproximacions. Són terminis, límits, barreres de temps infranquejables, murs consistents de roca massissa en el que molts gestors de projectes s'estimben un cop i un altre.
Heus aquí, doncs, la diferència entre un bon gestor de projectes i un mal gestor de projectes, el respecte i veneració que demostra envers la data d'entrega.

7.7.12

La Llei de l'Estudiant

Un professor, el primer dia de classe, informa als seus alumnes que la seva assignatura s'avaluarà amb la realització d'un treball que haurà de desenvolupar-se "al llarg" de l'assignatura.
En la gràfica que segueix podràs comprovar el comportament típic de l'estudiant arran de dos eixos, el horitzontal amb el temps fins al final de l'assignatura (i per tant la data d'entrega del treball) i la vertical amb la quantitat d'esforç diari dedicat al treball.
En els primers dies, encara que sigui simplement per tenir recents les explicacions del professor, l'estudiant li dedica una mica del seu temps, potser només a pensar-lo, a orientar-lo, a donar-li una forma inicial. Però als pocs dies, l'estudiant deixa de pensar en el treball. De fet, podríem atrevir-nos a especular que ni tan sols vol pensar-hi, sabedor del que se li ve al damunt en quan s'hi posi.
Així passa el temps, sense voler saber res del treball, durant dies, potser fins i tot vàries setmanes. Fins que arriba un moment en el que, no se sap ben bé per què, potser per donar-li una ullada al calendari, potser perquè algun dels seus companys li ha preguntat què tal el porta, l'estudiant se n'adonda de que ja va tard, de que el temps se li ha tirat al damunt. Queda molt poc temps per fer tot el que havia de fer i encara menys per fer-lo de la manera tan fantàstica i professional que s'havia proposat.

L'esprint final

L'estudiant llavors, conscient de la situació, comença a posar-hi el coll, encara sense estressar-se, encara donant-se temps, permetent que les interrupcions habituals segueixin entrant-li. Sap que va tard, però no creu que la situació sigui, en realitat, tan greu. A mesura que el termini d'entrega s'apropa, la situació -ara sí- s'agreuja cada dia de manera exponencial. Als pocs dies de l'entrega l'estudiant s'adona de manera definitiva i rotundament inequívoca de que no arribarà a temps si no deixa de fer tot lo altre, si no redueix el temps per menjar (o les suprimeix), si no comença a treure's hores de dormir, si no evita les interrupcions absurdes (trucades, converses, visites, etc.), si no aconsegueix, en definitiva, recuperar una mica del temps perdut.

Els últims dies previs a l'entrega d'un treball, qualsevol conversa d'un estudiant amb el seu professor comença amb les mateixes paraules: "Senyor professor, no s'imagina el que m'ha passat...". I a aquest començament comú li segueixen una enorme llista de motius i excuses del tipus:
- "...el meu gos s'ha menjat el treball que ja estava acabat".
- "...m'han robat l'ordinador".
- "...el pendrive se m'ha esborrat".
- "... la impressora ha explotat".
- Etc.


No importa, en realitat, si són falses excuses o motius autèntics. La major part d'ells, n'estic segur, són certs. ¿En quin altre moment podria una impressora espatllar-se? Al principi del treball és impossible, doncs no està sent feta servir. És només en la part final del treball quan li exigim a la nostra tecnologia que ens ajudi a recuperar el temps i és llavors, evidentment, quan hi ha més possibilitats de que aquesta ens falli.
Les últimes hores abans de l'entrega són molt dures per a l'estudiant: son acumulada (probablement no hagi dormit aquella nit), presses, estrès, curses pels passadissos de la Universitat, cares de desesperació, odi envers el professor, envers l'assignatura, envers el món sencer.

La inevitable Llei de l'Estudiant

Tot aquest procés, iniciat a la veu del professor requerint un treball en un termini determinat, és el que reflecteix l'anomenada Llei de l'Estudiant. La Llei de l'Estudiant diu que tots nosaltres, en major o menor grau, tendim a deixar la feina per l'últim moment quan hi ha un termini d'entrega fixat. Tenim el costum d'acumular el treball cap a la part final del termini, acorralant-nos a nosaltres mateixos en aquest carreró sense sortida (digna).

La Llei de l'Estudiant ve a demostrar que si fóssim capaços de distribuir millor la quantitat total de feina, d'una manera més equilibrada al llarg del termini segurament seríem capaços d'entregar el que se'ns encarrega en la meitat del temps. Però la implacable Llei de l'Estudiant també diu que, avui per avui, això no és possible, no treballem així. No sentim la necessitat d'atacar una tasca fins que la urgència no ens empeny a fer-ho. No sentim la pressió de la responsabilitat fins la última part del termini, abocant-nos constant i repetidament a patir en excés per cada entrega.

Potser el pitjor, tot i així, de la Llei de l'Estudiant, és que el seu influx és tan potent que aquells que l'han patit en les seves pròpies carns un primer cop semblen no voler aprendre de cara a les següents, i continuen cometent els mateixos errors un cop i un altre. Escapar-se de l'influx, sembla, no està a l'abast de molts. Evitar que la Llei de l'Estudiant ens afecti està, en realitat, en les nostres mans, única i exclusivament. Però fer-ho suposa, per descomptat, un esforç. Un esforç que, probablement, no volguem fer avui, millor ho deixem per l'últim dia, per quan ja sigui tard.