24.4.10

La frase maleïda (de la gestió de projectes)

Tan se val amb qui parlis. Tan se val en quin sector treballi. Tan se val el departament concret en el que estigui ubicat. Tan se val, fins i tot, el punt geogràfic de procedència. Tan se val. Tothom creu seriosament que tenen raó quan diuen allò de:

Es queeee... en els nostres projectes és molt difícil planificar perquè hi ha molts imprevistos.


Doncs deixeu-me que ho deixi ben clar. Tan se val el sector, el departament o la procedència, tots els projectes són susceptibles de ser planificats.

Tothom creu tenir molts imprevistos, i no se n'adonen de que, en realitat, són imprevistos perquè no planifiquen.

La resistència al canvi és una cosa comprensible, però en cap cas admisible si pretenem millorar. Tota millora en la nostra manera de treballar suposa un risc, una inversió. Qui no vulgui fer-la que no la faci, però que no s'enganyi a si mateix pensant que el seu cas és l'únic al món en el que la Gestió de Projectes -és a dir, l'ordre i el control- no se li pot aplicar.

21.4.10

La teoria de les Limitacions (TOC - Theory Of Constraints)

Fa uns quants anys, els bons companys Pau Servera i Xavier Tusquets de Teocé m'introduïren en un concepte de la gestió de projectes realment apassionant que ells dominen a la perfecció: La Teoria de les Limitacions, un concepte ideat per l'Eliyahu Goldratt.

El concepte és molt bàsic -i potser per això tan interessant i aplicable-. Si cinc persones surten a fer footing juntes -sense haver-ho fet mai així, tots plegats-, a quin ritme aniran? Al ritme d'aquella persona més a vesada a córrer i que estirarà dels demés? O d'aquella que, pel contrari, no hagi anat mai a córrer i que, per tant, està en unes condicions molt inferiors? La resposta és clara. El grup de cinc corredors no podrà mai anar més ràpid del que els permeti el corredor més lent.
Per molt que el corredor més preparat vagi més ràpid, els demés no el podran seguir. Per contra, quan més a poc a poc vagi el corredor més lent, més lentament es veuran els demés obligats a córrer per tal de no deixar-lo enrere.
Aquesta és la base doncs, de la Teoria de les Limitacions: Una cadena sempre es trenca per la baula més dèbil.

Aplicat a la gestió de projectes, com ja haureu endevinat, la TOC és un concepte molt interessant, per no dir cabdal, en uns temps en els que ens veiem sempre obligats a treballar amb una clara restricció de recursos.

La gestió - i solució- que proposa la TOC es basa en cinc senzills passos:

  1. Identificar la Limitació: Quin és l'element dins del projecte que ens limita?, que ens fa anar més lent?
  2. Explotar la Limitació: Alliberar l'element limitador de tota la feina supèrflua o innecessària.
  3. Subordinar-ho tot a l'element limitador: Totes les decisions operatives passen per tenir en compte l'alliberament esmentat en el punt anterior. En Josh Nankivel ho explica molt bé en aquest article: "Ja n'hi ha prou de així és com ho hem fet sempre".
  4. Elevar la capacitat de la Limitació: Si és possible, augmentar la capacitat de treball de la Limitació (afegint-hi més recursos, per exemple).
  5. Controlar la inèrcia: Cal eradicar la Limitació, no traspassar-la o moure-la a un altre lloc.


Per si encara us queda algun dubte, aquí teniu una animació molt clara i amena sobre el concepte TOC.

Si el voleu veure a pantalla completa, premeu aquí.


Aquests són els conceptes bàsics de la Teoria de les Limitacions però, òbviament, hi ha molt més al darrera. Properament, en futurs posts, hi entrarem amb més detall i veurem casos pràctics més concrets que puguin donar bones pistes sobre com aplicar-ho a les nostres realitats quotidianes. Mentrestant, us recomano en aquest sentit el llibre "fundacional" que el propi Eliyahu Goldratt escriví en el seu moment: La Meta.

9.4.10

Els projectes i els prejudicis

Soc un pesat, ho sé, sempre insisteixo en el mateix. Els meus clients i alumnes no paren de sentir-me parlar de la importància d'invertir temps en les fases prèvies dels projectes per recopilar un bon cabàs d'informació (quantitat i qualitat) i analitzar-la amb les eines pertinents (DAFO, Anàlisi de Participants, etc.) per tal d'arribar a la part creativa del projecte, aquella en la que li donem forma als nostres somnis en la millor de les condicions.
Tristament, les presions temporals, la multitasca i també, -per què no dir-ho- una certa fòbia a fer les coses de manera organitzada i seguint un patrò estructurat, impedeixen a molts/es gestors de projectes dedicar-li a aquesta part inicial el temps necessari. Conseqüències? Fatals, totes elles:

- No es tenen en compte oportunitats que ofereix l'escenari i que podrien convertir el nostre projecte en alguna cosa absolutament espectacular.
- Es passen per alt riscos potencials -no els més evidents però si els que s'arrauleixen sota les pedres del camí- que poden tombar-nos el projecte sencer.
- Es desaprofiten habilitats de l'equip o de l'organització que ens facilitarien el camí cap a l'èxit.
- No es perceben correctament els interessos dels beneficiarios o dels stakeholders, podent fins i tot acabar entregant un projecte que acabi no contentant a ningú.
- S'oblida afrontar les limitacions que com a equip o organització tenim, fent que el camí encara sigui més tortuós o que alguna de les nostres mancances pugui limitar l'assoliment dels objectius.

En definitiva, com es pot comprovar, atansar-se a una fase creativa d'un projecte sense haver-hi posat el coll en la part prèvia és un suïcidi creatiu, és la millor manera de fer un projecte que no compleixi els objectius o, encara que els arribi a complir, que es converteixi en un projecte vulgar, d'estar per casa, dels de córrer endavant i no mirar endarrera.

Dit d'una altra manera, si un ha de crear, ha de decidir qüestions fonamentals de cara al projecte sense el coneixement previ que atorguen les fases anteriors, no li quedarà més remei que tirar de prejudicis. I, deixem-ho ben clar, no en tinguem pas cap dubte, els prejudicis no ajuden a ser creatiu.

7.4.10

Dabbleboard, una eina pel treball col·laboratiu online

Revisant unes interessants diapos que la Hediye Evsan ha penjat sobre eines online de creació de Mindmaps, em trobo amb una eina que es diferencia una mica de la resta doncs el seu propòsit no és tan el de crear mapes mentals com el de proporcionar una interfície gràfica pel treball col·laboratiu.
Es tracta de Dabbleboard, una eina totalment gratuïta (tot i que compta amb plans de pagament per aconseguir més prestacions) que ens permetrà treballar en equip en la distància i, el que és millor, d'una manera extremadament intuïtiva. Tot i haver tafanejat una mica l'eina, encara no l'he feta servir en un projecte real, però ja tinc ganes de que se'm presenti l'oportunitat doncs em temo que he trobat una de les meves eines 2.0 preferides.
Aquí us en deixo la absolutament espectacular demo. Us recomano que la veieu a pantalla completa (pitjant sobre la icona de les quatre fletxetes a la cantonada inferior esquerra).



Em quedo amb lo intuïtiu de la interfície (això de dibuixar lliurement i que reconegui les formes bàsiques és genial i li dona molta velocitat) així com amb la part col·laborativa. Un equip de treball pot estar veient el mateix document (fins aquí cap novetat) però també modificant-lo sobre la marxa, cadascú amb un color diferent per tal de que quedin clares les aportacions de cada membre o, fins i tot, conversant sobre el tema en qüestió via xat, àudio i/o vídeo.

Sovint m'he trobat amb la necessitat de fer reunions en la distància i es pot avançar bastant poc moltes vegades degut a la limitació de les eines existents (l'Skype segurament seria la més limitada de totes, però com que és famosa, tothom la té i acabem fent-la servir com si fos la única). Amb una eina com Dabbleboard és possible trencar aquesta barrera i buscar la màxima eficiència. Per fi comencen a veure la llum eines veritablement poderoses que no requereixen de descàrregues ni instal·lacions i a les que tothom pot accedir.
Espero que us sigui ben útil aquest Dabbleboard! :-)

Si no hi ha un pla (ni una data d'entrega), és un projecte?

En Brad Egeland, col·laborador de http://pmtips.net/, ens planteja en aquest article una de les errades més habituals en els projectes d'avui en dia: se'ns encomanen, sovint, tasques molt complexes que no es plantegen com a projectes però que ben bé podrien ser-ho. És a dir, que, de vegades, ens falta reconèixer un projecte quan el tenim davant dels nassos. I no és per un altre motiu que pel fet de que no se'ns planteja com a tal, doncs quan el client (intern o extern) ens l'encarrega, ens el resumeix com si fos una feina moooolt senzilla de fer (amb la qual cosa creu estar-se estalviant calés) i que cal fer "el més aviat possible". Plantejat així, ni tan sols un professional de la gestió de projectes s'ho veuria a venir. Sembla una tasca senzilla que tan sols cal col·locar en la llista de tasques pendents i anar fent. Però res més lluny de la realitat.

Però anem a pams. Com deia, el client sovint encarrega un projecte traient-li ferro, fent que sembli una minúcia, amagant informació, llimant-la, escurçant-la per tal de que el pressupost (temporal, dinerari) que li proposem sigui més minso. Greu error. No ens permet avaluar de manera adequada el que implica l'encàrrec i ja comencem a errar el tret.
Però és que, a més, per acabar de traure-li ferro, se'ns demana que ho fem "el més aviat possible", una de les frases fetes més antagòniques amb el món de la Gestió de Projectes. Tal com ja vam repassar en els dos posts dedicats a la mesura (Disseny d'Indicadors i Treballar per Objectius) aquest és un gran mal que patim avui en dia en les nostres feines: la absoluta incapacitat (o manca de voluntat) de mesura.

En Brad és una persona humil i no té cap problema en exposar, a mode de resum, quatre errors bàsics que va cometre en una tasca/projecte que li van encarregar. Ell ho explica tan bé que no crec poder comentar-hi res al respecte. Però sí que em permetreu fer-hi un afegitó. No aplicar els criteris de qualitat, d'excel·lència, d'eficàcia i eficiència, habituals de la Gestió de Projectes suposa un inconvenient més als ja esmentats per en Brad. El client ens podrà exigir tants canvis com vulgui sobre la marxa, podrà seguir afegint peticions a la llista, podrà continuar traient-se de la màniga especificacions, valuosa informació "oculta", condicions inesperades, perquè ens haurem compromès a realitzar una tasca de la que no en sabem realment l'abast en un temps absolutament indeterminat amb un pressupost igualment incert.

El client no ho sap, però si nosaltres li exigim més precisió i rigor, en sortirà guanyant.