Es mostren els missatges amb l'etiqueta de comentaris Estimació de durades. Mostrar tots els missatges
Es mostren els missatges amb l'etiqueta de comentaris Estimació de durades. Mostrar tots els missatges

16.5.16

Durada VS Esforç


La "durada" i l'"esforç" d'una tasca no són la mateixa cosa, i molta gent tendeix a confondre-les. Anem a pams:
Durada: Temps necessari per enllestir una tasca completament.
Esforç: Temps efectiu de treball necessari per enllestir una tasca completament.

Així, jo puc estimar una durada de 5 dies per una tasca determinada perquè he calculat que em requerirà aproximadament unes 15 hores d'esforç que repartiré de manera més o menys equilibrada al llarg d'aquests cinc dies, a raó d'unes tres hores per dia.
En aquest exemple, com es pot apreciar, s'ha establert un marge d'error força elevat. 5 dies de feina contenen, aproximadament, 40 hores de possible esforç, però la nostra estimació de 15 hores està molt per sota. Això, per descomptat, ens permet assegurar molt el tret i complir amb el termini d'entrega de 5 dies sense massa dificultats.
En canvi, quan menor és la distància entre la durada estimada d'una taca i la seva càrrega d'esforç, més gran és el risc.Així, si a una tasca li estimem una durada de 2 dies (en 2 dies preveiem haver-la acabada) i estimem que la quantitat d'esforç (d'hores de feina) és propera a les 14 hores vol dir que, en realitat, tenim un marge petit. D'un total de 16 hores disponibles (dues jornades laborals de 8 hores), preveiem necessitar-ne 14 per enllestir la feina. Això vol dir que només tenim un marge "natural" de 2 hores.
Aquest marge pot desaparèixer amb molta facilitat a poc que es donin algunes d'aquestes situacions:
- Una reunió sobtada i improvisada
- Una petita dificultat en fer la tasca (amb la que no havíem comptat)
- La necessitat de fer una pausa per portar massa hores concentrat en la mateixa feina
- Un foc que apagar d'una altra tasca
- Etc.

Per tant, a l'hora d'estimar les durades de les nostres tasques és fonamental que no només comptem amb les hores previstes d'esforç, de treball efectiu, sinó també el marge de seguretat que ens volem donar. Aquest, al seu torn, pot venir afectat per diferents factors; aquests en són alguns:
- Nivell de multitasca elevat en el moment de fer la tasca: Si preveiem planificar la tasca en qüestió en uns dies en els que tenim moltes altres coses a fer, no només cal tirar llarg per les poques hores efectives de feina disponibles, sinó també perquè a major nivell de multitasca, a més coses pendents de fer, major és la probabilitat de ser interromput per emergències, trucades, reunions de seguiment, etc.
- Temporada alta de feina: Molt relacionat amb l'anterior, si la tasca s'ha de desenvolupar en una època de l'any que ja sabem que sempre és conflictiva (final de trimestre, final d'any, etc.), millor engruixir el marge i, per tant, la durada.
- El nivell d'experiència: Si no hem fet mai aquesta tasca, si no hi tenim la mà trencada, els imprevistos no només es poden multiplicar, sinó que aquells que apareguin poden ser difícils i lents de resoldre i superar. En canvi, si ja tenim molta experiència en aquestes tasques podem reduir el marge d'incertesa perquè no només treballarem més ràpid, sinó que tindrem molt ben controlada la tasca en tot moment i sabrem reaccionar amb celeratita als imprevistos.
- La dificultat de la tasca: Independentment de la nostra experiència en fer-la, si una tasca és complexa la seva casuística es multiplica i, per tant, pot reportar-nos sorpreses de difícil o lenta solució.

Cal, per tant, diferenciar amb claredat allò que en diem la "durada" d'una tasca i allò que anomenem l'"esforç", termes que van lligats i als que sempre se'ls hi ha de sumar el marge d'error permès en cada cas. D'una bona estimació triple d'aquests elements en depèn bona part de l'èxit o del fracàs d'una planificació.


1.10.14

Imprevistos VS Imprevisibles

Compte, no ens confonguem. No és el mateix una cosa imprevisible que una cosa imprevista.

Allò imprevist és alguna cosa que no vam preveure, alguna cosa que se’ns va escapar, alguna cosa que no vam creure que acabés tenint cap importància. Però que la va tenir. És a dir, que no era, en realitat, imprevisible. Es podia preveure. Els imprevistos, per  posar-ho fàcil, es podrien haver previst, però no ho vam fer.

Quan no podem complir un pla i diem allò de “és que ha sorgit un imprevist” estem, en realitat, admetent que hem planificat malament. Algú podria inclús dir que és totalment fals pretendre que els imprevistos “sorgeixen”. No sorgeixen, ja que existien abans de que ens colpegessin la cara. Ja existien i no vam saber identificar-los o tenir-los en compte. Per això, si el que busquem és una excusa per a un pla que no ha sortit com esperàvem, potser fora més lògic dir “ha sorgit un imprevisible”.

Els imprevisibles, ara sí, sorgeixen. I sorgeixen del no res. I sorgeixen quan més mal poden causar. Ens sorprenen amb la guàrdia baixa, i ens colpegen de forma immisericorde. No fa falta buscar excuses, els imprevisibles no es poden preveure. Donades les circumstàncies, era impossibles veure’ls venir. No podem més que intentar reaccionar a l’uppercut per evitar el K.O.

Per contra, hem de ser molt honests amb els imprevistos. Hem de reconèixer que es tracta, en realitat, d’un error de planificació, d’una omissió a l’hora de calcular els riscos d’un pla, d’un oblit, d’una negligència. I és culpa nostra, sempre ho és.

De res serveix tirar pilotes fora, excusar-se en suposades forces majors. Si no acceptem el nostre error de planificació no ho tindrem en compte el proper cop que planifiquem. I així fins a la fi dels temps (i dels recursos) seguirem pensant  que tot sortirà bé, que el vent sempre bufarà a favor i que si alguna cosa va malament, sempre serà culpa dels demés, de les circumstàncies, del món que conspira contra nosaltres.
Els imprevistos, com dèiem, no sorgeixen: els creem nosaltres.

30.1.14

7 reflexions sobre els 'imprevistos'

Una de les frases que més he sentit de boca dels meus clients que intenten treballar per projectes és: "És que en el nostre negoci hi ha molts imprevistos." Més enllà de quan certa pugui ser aquesta afirmació, he comprovat per experiència que la major part dels imprevistos es podien preveure.
Així que aquí us deixo amb 7 reflexions sobre els "imprevistos" esperant que us puguin ser útils.

1- El problema amb els imprevistos no és que no es puguin preveure, és que passen quan ja no queda temps per reaccionar.

2- No ens enganyem a nosaltres mateixos anomenant "imprevistos" a factors perfectament previsibles que, per mandra o oblit, no hem volgut fer l'esforç de preveure.

3- El pitjor dels imprevistos és que, un cop han passat, estem tan ocupats buscant-hi solucions que ens oblidem de preguntar-nos per què no els vam poder preveure.

4- La imprevisió du sempre a la improvisació. I la pròpia improvisació porta a més imprevisió.

5- En el moment en que en un projecte entrem en fase de "improvisació" per a solucionar un imprevist, convertim el nostre dia a dia en una ruleta russa en la que cada cop que premem el gallet el projecte pot morir.

6- Creure's bo improvisant és la targeta de presentació dels mals gestors de projectes.

7- El temps i els recursos que dedicaríem a preveure un imprevist no són més del 10-15% del temps i dels recursos que necessitarem per resoldre'l quan es faci realitat.

19.2.13

La corba de Maldecaps/Temps en la planificació d'un projecte



Més temps planificant al principi significa menys temps replanificant i improvisant al final. Així de fàcil. Invertir temps al principi del projecte en preveure el que ha de venir, planificant, ajustant els temps, els recursos, calibrant l'impacte de possibles riscos, és la fórmula "màgica" que ens dona el control sobre la feina que hem de desenvolupar en els propers mesos.

Ens dona la certesa de tenir perfectament controlat un seguit de tasques a realitzar. I, molt en particular, ens dona control i tranquil·litat en la darrera part de l'execució del nostre projecte, que és just a on, estadísticament, es comprometen les dates d'entrega i els pressupostos. És allà, en la part final, en les darreres setmanes, on qualsevol petita desviació imprevista del pla costa més de reconduir (falta temps, falten recursos, hi ha massa pressió), on les solucions als petits problemes no són senzilles ni barates i on la major part d'elles suposen renunciar ja sigui a entregar a temps, ja sigui a no passar-se del pressupost, ja sigui a arribar a assolir els criteris de qualitat prefixats.

Els mals gestors de projecte insisteixen, però, en presumir d'habilitats improvisadores, fent-ne bandera i proclamant-les part de les seves innates habilitats (evidentment que són innates, si haguessin hagut de treballar-les no ho haguessin pas fet), quan en realitat es passen tot el projecte creuant els dits esperant que tot vagi bé (oblidant aquella màxima que diu que en tot projecte el Sr. Murphy forma part, discretament, de l'equip de projecte).

Dit d'una altra manera: Més maldecaps al principi en planificar significa menys maldecaps al final. Invertir temps en guanyar temps, en estalviar recursos i en preservar la qualitat del que s'ha d'entregar.
Això, senyores i senyors, exactament això, és gestionar per projectes.

Post inspirat pel James P. Lewis i el seu llibre Fundamentals of Project Management.

1.11.12

Lamentables xifres sobre la Gestió de Projectes

Avui és el dia internacional de la Gestió de Projectes. I m'ha semblat molt adient acostar-vos unes dades estadístiques molt preocupants sobre l'efectivitat i l'eficiència de la Gestió de Projectes, avalades pel PMI (Project Management Institut).
I algú es preguntarà: Doncs quina manera de celebrar un dia com aquest, no? Portant males notícies?
Doncs sí, mira, la veritat és que accepto que pot no ser molt a l'ús, però crec que en un dia com avui no és gens útil delectar-se en lo bé que ho fem, sinó que pot ser molt més interessant donar-nos un cop d'atenció per veure que encara hi ha molt camí a córrer, molt per millorar, moltes xifres que invertir.


Per començar, la xifra més contundent: el 88% dels projectes són entregats tard o han costat més del previst. És a dir que, per dir-ho així, la immensa majoria dels projectes no compleixen dos dels seus pilars bàsics, el termini i el pressupost. L'absoluta manca de previsió, de compromís amb les dates d'entrega de les tasques i fases intermèdies, l'optimisme exacerbat, la constant mala intenció darrera d'intentar vendre els projectes amb xifres maquillades, tots ells són factors que ens porten a aquest absolut desastre estadístic. Ens entestem, els que ens dediquem a la formació de Gestió de Projectes, a inculcar les premisses bàsiques dels projectes: la màxima eficàcia amb la màxima eficiència. Ho expliquem com si ens hi anés la vida. Però després passa el que passa.

Dues xifres relacionades amb l'anterior: La mitjana de sobrecost és del 189%. I el temps d'entrega mitjà ronda el 222%! És a dir, que un projecte normal acaba costant pràcticament el doble de l'esperat i durant més del doble de l'estimat. Tan malament ho fem? De debò som tan absolutament incapaços d'estimar costos i temps de manera una mica més acurada? Un ja assumeix que no es poden quadrar amb exactitud aquestes xifres, que hi ha d'haver un marge d'error. Però, dues apreciacions: 1) un marge d'error del 100% no és un marge d'error. I 2) per què el marge d'error sempre ens el mengem en negatiu, és a dir en sobrecost i sobretemps, i mai en estalvi de cost i de temps?


La xifra que segueix és igualment esfereïdora: De cada 100 projectes que s'engeguen, hi ha 94 que s'han de tornar a engegar una mica més endavant en el temps. És a dir, que tenim una proposta de projecte que ens aproven, comencem el projecte i, de sobte, res no té sentit: els plans no quadren amb diferència, les expectatives no s'estan assolint, es descobreixen nous killer risks sobre la marxa. I tot això ens fa replantejar-nos el projecte i voler començar-lo de nou. Lamentable, molt lamentable.

I, per últim, la xifra definitiva, la que els aglutina tots i la que, definitivament, em desespera: El 61% dels projectes fallen en, com a mínim, un dels seus tres pilars bàsics, temps, pressupost i abast. És a dir, que més de la meitat dels projectes engegats fallen, poden ser considerats fracassos.

Doncs ja em diràs si hi ha alguna cosa a celebrar avui, el dia internacional de la Gestió de Projectes dels mals gestors de projectes.


1.8.10

El maleït 10%

A través del Tumblr de 9gag, arribo a un post del del startupquote que fa esment d'una de les aparents contradiccions de la gestió de projectes. Però anem a pams, primer veiem la vinyeta que ha postejat amb la cita del Rob Kalin (creador d'Etsy).



Hi estic totalment d'acord. De fet no crec que sigui massa opinable, si em permeteu la gosadia. Qualsevol que s'hagi enfrontat mai a la tasca de fer un projecte haurà descobert que després de molt temps dissenyant-lo, planificant-lo i, fins i tot, executant-ne la seva primera part, quan arriba la darrera part, aquella en la que, en principi, només caldria rematar la jugada, la intensitat dels darrers dies no és comparable en magnitud i tensió a la resta.
Personalment afegiria a la cita de'n Kalin que aquest efecte natural dels projectes té lloc, a més, en un periode de temps extremadament curt, augmentant així la sensació de pressió.

I és que, per molt que un hagi planificat a la perfecció un projecte, mai tot surt com s'esperava. Que això et succeeixi durant el transcurs del projecte no té més importància doncs pots anar-te'n refent en els dies següents. Però quan la data d'entrega ja s'albira, quan comences a notar l'alè del sempre impacient client que espera, mans obertes, la entrega del projecte com li havies promès, la pressió s'acumula de manera insuportable i les espatlles de l'equip i les teves pròpies no semblen ser ja prou amples com per suportar-ne el pès. Ja vam parlar en el seu moment, al voltant del tema de l'estimació de durades, de com les LLeis de l'Estudiant i de Parkinson influenciaven negativament als responsables de les primeres parts d'un projecte, els quals, en no sentir propera la data d'entrega, no pateixen cap mena de pressió al respecte de les seves tasques individuals, provocant així un efecte dominó que s'acumula, evidentment, al final.

Així, en aquest sprint final, aquest 10% que comenta Kalin, s'hi acumulen diversos factors:
- els retards acumulats de fases prèvies
- la pressió per la proximitat de l'entrega
- (i, per tant, la pressió per no tenir temps de refer-se dels errors o de resoldre'ls)
- (o també) les interrupcions més constants del client que ja comença a estar impacient (sobretot si hi ha un periode de implantació pendent)
- el cansament de tant de temps treballant en un mateix projecte

Per tant, no és pas cap futesa ni cap reduccionisme el que esmenta en Kalin. És una veritat com un temple.

6.2.10

Microsoft Word, un (mal) projecte real

Microsoft és un de les grans marques de la nostra era. Però com gestionen els seus projectes? Doncs alguns d'ells, aparentment, molt malament. Potser en podem aprendre alguna cosa d'aquest cas real.
Us transcric a continuació una extracte d'un llibre prou interessant: Desarrollo y gestión de proyectos informáticos de l'Steve McConnell publicat per McGraw-Hill.


Caso real: La planificación de “Word para Windows 1.0”

Word para Windows, alias Winword necesitó 5 años para su desarrollo completo. Acabó consumiendo 660 personas-mes de esfuerzo para generar 249.000 líneas de código. La planificación final de 5 años fue, aproximadamente, cinco veces mayor que la diseñada inicialmente. La siguiente tabla nos resume la historia:

Fuente: adaptado de "Microsoft Corporation: Office Business Unit" (Iansiti, 1994).

Winword adoleció de una planificación excesivamente agresiva. La planificación más corta posible para un proyecto de su envergadura estaría alrededor de los 460 días. Sin embargo, la estimación mayor era de 395 días.
Este caso real ilustra perfectamente, casi conjuga, la mayoría de los errores clásicos producidos a raíz de una planificación demasiado agresiva.
- El proyecto tenía objetivos irrealizables. En palabras del propio Gates, se iba a “desarrollar el mejor tratamiento de textos del mundo” y tan rápido como fuera posible, preferentemente en 12 meses. Cualquiera de los objetivos por separado representaba un desafío. Su combinación tornaba el proyecto imposible.
- Una planificación agresiva impide planificar correctamente. Durante los cuatro primeros años de desarrollo había entre un 60 y un 80 por 100 de factor de ilusiones como parte constante de la planificación.
- Durante el proyecto el equipo mutó sucesivamente. Tuvo cuatro desarrolladores distintos, incluyendo a dos que se fueron del proyecto debido a la presión de la planificación urgente y uno que abandonó por problemas de salud.
- Debido a las presiones de planificación, los desarrolladores llegaron a declarar que algunas prestaciones se habían “hecho” aunque en realidad tenían una calidad muy baja y/o estaban incompletas.

En resumen, ¿ayudó la planificación agresiva de Winword a que fuera entregado más rápido? No, rotundamente. Cinco años para un producto y 250.000 líneas de código no puede ser considerado un desarrollo rápido.


Tal vez el error más grave fuera la obsesión por aunar la innovación tecnológica con las prisas. Si hubieran planificado con la intención de ser eficientes y no rápidos, su proyecto se habría realizado en casi dos años. Esta estimación dobla cualquiera de las que ellos hicieron pero, en cualquier caso, hubiera reducido casi a un tercio el esfuerzo final necesario para completar el proyecto con éxito, añadiendo que, probablemente, su calidad global hubiera sido mucho mayor.

Siempre es doloroso planificar un proyecto para dos años cuando se desea terminarlo en 12, pero “desearlo no lo hace posible”.

27.6.06

Estimació de durades

De totes les incògnites que es barregen habitualment en la gestió de projectes, la estimació de durades, probablement, s'emporti la palma. Podem emprar totes les tècniques i eines de planificació que es coneixen, ser exhaustius a l'hora d'assignar i repartir els recursos, curosos en la sempre dificultosa tasca de refinar les planificacions per tal de cercar la eficiència màxima. Però tot i així, l'èxit o el fracàs del nostre projecte dependrà, en gran mesura, de les estimacions de temps que haguem fet.

I com es calculen les durades futures de tasques incertes i, sovint, esquives? Hi ha algun procediment magistral que ens permeti avançar-nos al temps i especular amb eficàcia sobre el temps necessari per assolir una tasca?

Doncs, permetem que et decebi, no. Les fórmules magistrals no tenen cabuda en el camp de la gestió de projectes, com de ben segur ja deus saber. A canvi, però, t'ofereixo la possibilitat de, tot seguint unes directrius bàsiques, oblidar d'una vegada per totes aquella sensació de vulnerabilitat que la estimació de durades sempre ens deixa al cos.

Punts de partida

Primer de tot, aclarim les coses. Perquè és tan difícil estimar les durades d'un projecte? Primer de tot, perquè es tracta d'un procés seqüencial conformat per un seguit de tasques que s'enllacen entre si al llarg del temps. Estimar les durades de les primeres tasques del nostre projecte té una certa dificultat, però res comparat amb les que s'acumulen al final del mateix, doncs aquestes depenen de les primeres, de com s'hagin desenvolupat i, en definitiva, tindràn lloc en un escenari que és molt més llunyà ara mateix que no pas el que acollirà les primeres tasques.
Com a conseqüència del punt anterior, a mesura que avancem en el temps i anem duent a terme les tasques del nostre projecte, cada cop serà més fàcil estimar les durades d'aquestes darreres tasques.

Però alerta!, cal, per damunt de tot, eradicar definitivament de les nostres pràctiques estimatives, un mal força comú: la estimació a la baixa. Hi ha qui té la sensació que estimar a la baixa la durada d'una determinada tasca fa que aquesta s'acabi duent a terme en menys temps del a priori necessari. Res més fals. Estimar a la baixa provoca un afegit de pressió innecessari que col·lapsa i enterboleix les actuacions de les persones encarregades de dur-la a terme, causant errors i precipitacions perfectament evitables.
D'altra banda, però, hi ha qui creu cegament que estimar a la alça, és a dir donar-se més marge de l'inicialment necessari, facilita l'acompliment dels terminis. Tampoc aquí hi ha un bri de veritat. Es justament al contrari. I ho és per culpa de la Llei de Parkinson. Aquesta llei ve a intentar donar resposta a la següent pregunta: Si a una persona li dones 10 dies per fer una tasca, com a mínim quants dies trigarà a fer-la? I la resposta no és altra que 10 dies doncs, com resa la Llei de Parkinson, les persones tendim a repartir la quantitat d'esforç previst per dur a terme en una tasca, al llarg i ample del marge que se'ns atorga.
Així, tornant a les estimacions, estimar volgudament a l'alça buscant més marge d'acció només aconseguirà allargar artificialment el projecte i no reduint ni una mil·lèsima percentual la quantitat de vegades en que ens trobarem a punt d'exhaurir-se el termini per dur a terme la tasca i haurem de córrer per no passar-nos.

I una última consideració que a molta gent li passa per alt.
Imaginem una cadena de tasques semblant a la següent:

Tasca 1Tasca 2Tasca 3Tasca 4

Imaginem que la llargària de cada quadre indica la seva durada estimada.
El que passa habitualment és el que intenta reflectir la següent variació:

Tasca 1Tasca 2T 3T 4

En quant comença el projecte, els recursos encarregats de dur a terme les primeres tasques, conscients de que encara queda molt per arribar a la part final del projecte, sense la pressió de veure l'arribada, s'ho prenen amb calma i acaben trigant molt més del previst. El problema és que ja tenim una data d'entrega fixada i inamovible, així que, en una mena d'efecte "acordió", la resta de tasques pateixen un escurçament gradual que provoca que aquells/es responsables de les darreres tasques d'un projecte hagin de dur a terme les mateixes tasques amb molt menys temps disponible. O, una variant fins i tot més perversa, és la que, en molts projectes de tipus tècnic, obliga a saltar-se bona part de les revisions finals doncs no hi ha temps suficient per dur-les a terme en la seva totalitat.

Abans de seguir, deixa'm proposar-te un petit exercici que poder ens revelarà alguna curiositat.
Imagina't que se’ns ha encomanat una tasca que pertany a un projecte que s’està planificant. La tasca es diu “penjar quadres”. Es tracta de penjar quatre quadres, un en cada paret d’una habitació.

Ens demanen d’estimar una durada aproximada per dur a terme la tasca.

Dedica uns segons a intentar estimar una durada per a la tasca i anota-la en qualsevol paper que tinguis a mà.

Ara que ja has fet la teva estimació, aquesta passa a formar part de la planificació i, per tant, no tan sols es converteix en un compromís per part teva de complir-la, sinó també una dada important de la que depenen les altres tasques del projecte que venen després de la teva. Caldrà esperar no haver-se equivocat de massa i ser capaços d’assolir la tasca en el temps estimat per tal de no provocar retards.


Ara bé, un cop assolit el compromís de durada, et voldria preguntar algunes coses respecte a la tasca de la que t'has responsabilitzat:

- Ja tens els materials necessaris disponibles?
- Quin tipus de taco i de clau faràs servir?
- Has considerat que cal prendre mesures?
- Hauràs de decidir tu mateix/a els llocs on penjaré els quadres?
- En volen un per cada paret o han d'anar tots a la mateixa?
- A quina alçada hauràs penjar-los?
- Etc.

En definitiva, te n’hauràs adonat de que poder vas assumir moltes coses que no hauries d'haver donat per segures.
Si et fixes, veuràs que qualsevol dels aspectes que has oblidat tenir en compte ens du a la necessitat no només de poder fer altres tasques que no estaven previstes com anar a comprar/buscar els materials, etc, sinó que moltes involucren la necessitat de prendre una decisió. Només per posar un exemple, haver de decidir la posició dels quadres ja comporta, de bones a primeres, una estona per meditar-ne els efectes i les conseqüències. Però és que, a més, tota decisió comporta una bifurcació de camins futurs que, en el menys dramàtic dels casos suposa haver d'escollir entre dues possibilitats. I això, de rebot, comporta la possibilitat d'haver-nos equivocat en la elecció, la qual cosa pot comportar, un cop se'ns revisi la feina feta, que haguem de tornar-la a fer doncs la decisió pot no haver estat la correcta.
En definitiva, aquesta manca de concreció ens du, inevitablement, al retard. Tots aquests petits detalls que se'ns passen per alt a l'hora d'estimar durades son els que, després, bri a bri, acaben provocant el temible efecte "acordió" del qual parlàvem més amunt.
Solució? Doncs senzilla en aquest cas: augmentar el nivell de detall de les nostres planificacions, assegurant-nos de no deixar fora de les nostres previsions i especificacions de cada tasca tots aquells petits aspectes que, tot i la seva aparent futesa, acabaran descompensant les nostres planificacions. Una eina com l'Organigrama Tècnic ens pot ser molt útil a l'hora de definir l'abast del nostre projecte, allò que fa i allò que no.

Els factors a tenir en compte
Hi ha dos factors clau que cal tenir en compte a l'hora de fixar durades i que ens poden ser molt útils.

1- La experiència històrica
Constantment citada com la referència més bàsica, conté però un costat fosc que cal remarcar. La experiència històrica és un referent important, però mai cal considerar-la una constant. Com sabem, cada projecte és diferent, i tenir en compta la nostra experiència en tasques similars en altres temps i escenaris pot dur-nos a errors de càlcul importants. Com a referència ens serà idònia, sempre i quant no la prenguem com a certa sense tenir en compte tots els factors.

2- La persona responsable
Error molt comú el de obviar la persona que se n'encarregarà. Cal preguntar-se coses com:
  • És expert/a en la tasca? Doncs en funció de si ho és o no el temps que necessitarà serà molt diferent

  • La persona que se n'encarregarà té multitasca? Si aquesta persona, a més de la nostra, té encomanades altres tasques durant el mateix periode, les interrupcions que pot patir poden variar molt el temps que necessiti per dur-les a terme.

  • Li agrada la tasca encomanada? Doncs si no li agrada i a més té multitasca, és molt probable que, conscient o inconscientment, decideixi prioritzar altres tasques que l'estimulen més en detriment de la nostra.

  • Caldrà doncs no oblidar mai aquests aspectes a l'hora de fixar durades.


    Algunes recomanacions
    Com a complement final, la següent directriu et pot donar un cop de mà a l'hora d'afrontar el tant difícil repte d'afinar en les estimacions.
    Els següents tipus de tasca solen patir retards:
  • Les tasques amb durades elevades

  • Les tasques amb moltes predecessores

  • Les tasques amb un sol especialista

  • Tasques sense recursos “substituts”


  • L'últim recurs

    Un cop aplicades totes les anteriors directrius, hi ha una darrera acció que podem emprendre per tal d'afinar més amb aquelles tasques que sabem del cert que poden fluctuar més en les seves durades. Es tracta de trobar el que se'n diu la durada PERT.
    Aquesta és calcula en base a la següent fórmula:
    ( Durada Optimista + 4xDurada Prevista + Durada Pessimista ) / 6

    És a dir, caldrà esforçar-nos a trobar no només la durada habitual, sinó que cercarem també la que es donaria en cas de que tot anés "sobre rodes" i, alhora, la que ens trobaríem en cas de que tot anés malament. Aplicant la fórmula, aconseguirem que la tendència pessimista, que habitualment s'allunya més de la prevista que no pas la optimista, pesi sobre la estimació final.

    Un últim recordatori

    Finalment, només afegir que gràcies a les eines tecnològiques, avui en dia és extremadament senzill poder confeccionar una estadística extremadament fiable de les nostres tendències "estimadores", acumulant les dades previstes i les reals dels nostres darrers projectes i traint-ne una mitjana que ens pugui dir clarament si som optimistes o pessimistes en les nostres previsions i, el que és més important, en quin percentatge, dada que podem aplicar després en les nostres estimacions futures.

    Tancament

    No voldria tancar aquest tema sense recordar que la estimació de durades és el veritable motor d’un bon projecte així com pot esdevenir el seu major maldecap. En les nostres mans està el voler dedicar-hi prous esforços per tal de ser més curosos i assegurar-nos més en les nostres previsions. Tothom sap que és absolutament impossible encertar al segon les durades de totes les nostres tasques però, tot i podent-nos permetre un cert marge d’error, aquest a de ser prou minso com per poder estar tranquils sabent que en cap cas els seus efectes seran devastadors per al nostre projecte.

    De les estimacions de durades que fem però, no en depenen únicament la consecució directa de les tasques. També en depenen totes aquelles persones que desenvoluparan alguna de les tasques del nostre projecte i per a les quals un error gran en la estimació de la durada d’una de les tasques que precedeix la seva participació pot provocar que hagi de modificar la seva agenda, que no pugui venir en els dies que li proposem després de canviar-los o, fins i tot, que no pugui ,de cap de les maneres, fer la feina que li havíem encomanat doncs la seva agenda no li permet cap tipus de reubicació.

    Sabent doncs dels mals que una mala estimació pot provocar, caldrà dedicar-hi el temps i els esforços que una responsabilitat d’aquesta vàlua mereix.

    18.5.06

    Treballar per objectius

    En aquest país, com en molts altres, no hi ha cultura de lideratge.

    Durant molts anys, hem viscut sota una pressió implacable que ens ha afectat en tots els aspectes, inclòs el professional.

    Hi ha una gran tradició al nostre país de lideratge despòtic, caps funcionals més preocupats en controlar que en ajudar i coordinar, més interessats en repartir bronques que en tendre mans i ponts. I ho han vingut fent així per dos motius:

    a) aquest autoritarisme despòtic augmenta l’ego personal i els fa sentir en possessió de poder
    b) és més fàcil esbroncar, prohibir, coartar o reprendre que treballar per objectius, feina feixuga i de poc rendiment personal.

    I és sobre aquest segon punt sobre el que vull insistir, donat que amb el primer no hi ha res a fer. Son gent amb unes grans mancances personals que els aboca a buscar el reconeixement a través d’aquestes vies “alternatives” i amb tants efectes col·laterals.

    Treballar per objectius no es tasca fàcil, d’això no en dubta ningú. Hi ha molt poca gent en aquest país que treballi per objectius. I els/les que ho fan, en un alt percentatge ho fan malament.

    Treballar per objectius no és solament fixar una xifra de vendes o de producció a assolir i esbroncar o felicitar en funció dels increments o decrements comparatius.
    Hi ha una estúpida tendència a proposar objectius del tipus “el màxim possible” o “el més aviat possible”. Això no només no és productiu sinó que és contraproduent.

    Exemple:
    Un cap de vendes fixa un objectiu a un venedor a domicili de la següent manera:
    - Com saps, aquests darrers mesos han estat durs per l’empresa. Hi ha hagut molts costos inesperats que ens han posat en la corda fluixa. Necessito que per aquest mes vinent tanquis tantes vendes com et sigui possible, el màxim. Ho necessitem.

    D’aquest punt de partida només es pot arribar a conseqüències desastroses. Fins i tot en el millor dels casos en el que el venedor assoleix aquell mes una xifra mai vista, molt superior al que és habitual, el futur que ens depara no és massa positiu.
    Bàsicament, ja podem donar quasi per segur que el mes vinent o com a molt tard el següent, aquest venedor sucumbirà a la pressió. Ningú no pot treballar sota pressió durant massa temps. Demanar-li a algú que sempre rendeixi “al màxim” no és factible ni recomanable doncs l’ésser humà no està preparat per estar sota pressió durant massa temps. Un dia o un altre, més tard o més d’hora, però, això si, a curt termini, la pressió començarà a ofegar-lo. I en quant això passi, en quant vegi que no pot seguir repetint les xifres, començarà a perdre confiança en si mateix i naufragarà irremissiblement.
    De fet, però, mirant-nos-ho amb fredor, si el segon mes el venedor no assoleix més que la meitat de la xifra primerament aconseguida no el podem pas reprendre doncs ha fet el màxim possible; això si, el màxim possible tenint en compte la pressió, el desgast, les situacions personals, l'estacionalitat del producte, la estacionalitat humana, etc. Aquest venedor pot haver fet el que per a ell en aquell moment era el màxim però això no s’ha convertit més que en una quantitat molt inferior a la assolida el primer mes. Així, si ha donat tot el que podia, podríem ben bé dir que caldria felicitar-lo doncs ha assolit l’objectiu que li havíem fixat: fer el màxim possible de vendes.
    I aquest és el mètode més comú de fixació d’objectius. Quanta gent diu estar treballant per objectius quan en realitat només està sota pressió.
    No, això no és treballar per objectius. Per treballar per objectius cal poder mesurar clara, directa i objectivament si s’han assolit unes xifres prèviament establertes. Si no hi ha una xifra a la que arribar no hi ha objectiu. Dit d’altra manera, si no trobem la manera de mesurar un objectiu és que no tenim cap objectiu.
    I ara, uns exemples de NO objectius:
    - Cal fer-ho bé (què vol dir “bé”?)
    - Cal fer-ho ràpid (quant de temps vol dir "ràpid”?)
    - Cal fer això d’aquesta manera. (Un objectiu ens diu cap on hem d’anar, no com hi hem d’arribar).
    - Cal augmentar la producció (en quant? Si augmentem la producció en una sola unitat podrem considerar l’objectiu assolit?)
    - Cal que, d’ara en endavant, tots ens esforcem més. (esforçar-nos? Com puc mesurar si la gent s’esforça més? Per les ganyotes que fan de l’esforç addicional?)

    Com a complement, dir que els objectius han de ser SMART, que és un acròstic anglosaxó que ve a significar “intel·ligent” i que es desglossa com segueix:
    SSpecificEspecífics
    MMesurableMesurables
    AAvailableAccessibles
    RRelevantPertinents
    TTime FramedTemporitzats


    Veiem cada punt individualment:
    Específics:
    “Incrementar la producció” no és un objectiu vàlid doncs no especifica en quantes unitats o en quin percentatge.
    “incrementar la producció en un 15%” si seria un objectiu específic.

    Mesurables:
    “Millorar la qualitat del producte” no és un bon objectiu doncs no es pot mesurar.
    “Reduir el nombre de devolucions del producte en un 20%” si és un objectiu mesurable.

    Accessibles:
    La frase “No podem saber si s’ha assolit l’objectiu perquè no disposem de les dades per mesurar-ho” reflexa que no hi ha objectiu. Si es fixa un objectiu que, de bell antuvi ja es preveu que no es podrà mesurar per manca de fonts de dades fiables més val trobar-se un altre objectiu.

    Rellevants:
    Es realment la nostra acció la que ha provocat l’assoliment de l’objectiu o bé ha estat degut a altres factors. “Incrementar les vendes en un 20%” pot semblar un bon objectiu però si un cop assolida la xifra, en mesurar-la intuïm que pot haver estat propiciat per altres factors com el sorgiment d’una moda inesperada aquest objectiu no es pot considerar completament assolit.
    Cal doncs, a l’hora de fixar un objectiu, fer una previsió per tal de precisar els mitjans de medició evitant així confusions.

    Temporitzats:
    “Incrementar la productivitat en un 20%” no és un objectiu útil doncs, en no especificar el temps en que s’ha d’assolir podem assumir que tenim molts anys per fer-ho. “Incrementar la productivitat en un 20% en 6 mesos” si és un objectiu mesurable en el temps.

    Però és que a més, cal aprofitar la temporització per treure’n més rendiment.
    Podem fixar objectius:
    - Previs (o ex ante): Son les dades que es recullen inicialment per poder comparar. No és tan un objectiu en si mateix com una recaptació de dades.

    - Intermedis: per poder rectificar. En la següent taula podem veure un exemple que ens permetrà entendre la importància dels objectius intermedis. Imaginem que ens proposem uns objectius inicials a un any vista i que, com a mesura intermèdia als sis mesos, calculem un altre objectiu. Si en arribar als sis mesos mesurem i comprovem que estem pel damunt de les expectatives, com ens mostra l’Escenari 1, mantindrem l’objectiu final o bé el reformularem per tal d’adequar-nos a la realitat i així ser més ambiciosos?
    I, en el cas contrari, com en l’Escenari 2, en el que la mesura intermèdia ens diu que varem ser massa agosarats, intentarem seguir lluitant per un objectiu final que ara sembla molt més lluny o bé el reformularem per ser més realistes?

    Reduir els accidents laborals a la nostra organització

    Sis mesosUn any
    Objectiu20%50%
    Escenari 135%???
    Escenari 27%???


    Sense aquests objectius intermedis ens la estem jugant massa, assumint el risc d’haver errat completament en la especificació numèrica dels objectius.

    - Finals: per conèixer l’èxit o el fracàs

    - D’impacte (o ex post): a posteriori de la finalització del projecte per poder mesurar-ne la sedimentació dels canvis que hem forçat amb les nostres accions. Moltes accions o projectes necessiten d’una comprovació més a llarg termina, poder mesos, fins i tot anys després d’haver enllestit la feina, per tal de poder estar segurs dels beneficis que hem provocat.


    En definitiva, cal saber fixar objectius si volem treure’n partit. No n’hi ha prou amb presumir-ne.

    A l’hora de fixar un objectiu cal emprar diferents variables. Si no pot passar com en el següent cas:

    Un cap departamental fixa un objectiu per al proper mes al seu subordinat. Aquest el compleix amb escreix.
    De cara al segon mes, el cap fixa un altre objectiu, un pel més ambiciós. Aquest també l’assoleix.
    Fixa un objectiu per al tercer mes i, aquest cop, no l’assoleix, arribant a xifres molt inferiors a les fetes abans de fixar objectius. El seu cap li clava una bronca i l’acusa de no haver-se esforçat prou. Com pot ser –li pregunta- que hagis baixat tant?.

    El cap està oblidant aquí que està treballant amb persones, no amb màquines. Està reduint el seu camp d’observació a un parell o tres de variables, podent ser aquestes la persona, les tasques a fer i els objectius creixents. I aquí és on comet l’error. En tres mesos poden haver canviat moltes coses. Pot haver canviat, per exemple, la situació personal de l’empleat, o bé la seva situació laboral. Pot haver canviat el temps, podem haver canviat fins i tot d’estació, amb els canvis emocionals i físics que en molta gent això provoca. Poden haver canviat les persones amb les que es relaciona a l’hora de desenvolupar la tasca en qüestió. Pot haver canviat també la manera en que afronta aquesta tasca, donat que ja no és nova i, tot i haver incrementat la seva experiència, si la tasca se li ha tornat rutinària, l’efecte pot ser clarament negatiu. Pot ser, fins i tot, que la mateixa rutina de la fixació d’objectius l’hagi fet prendre-s’ho més relaxadament. Pot, d’altra banda, haver succeït que després de dos primers mesos esforçant-se durament, en el tercer les forces li han fallat. Podria haver passat també que, en comprovar que assolint els objectius cada cop se li exigia una mica més hagi decidit retallar esforços per frenar l’ambició del seu cap, particularment tenint en compte que poder no ha rebut cap recompensa a canvi per assolir els objectius. I encara podríem seguir llargament.

    Està clar doncs que els factors i variables que juguen en la interacció humana son tants, tant variats i, sovint, tant desconeguts, que es fa difícil fer una fixació d’objectius sense tenir-ne en compte com a mínim els més evidents. I, tot i que això pot semblar tasca difícil per part del cap que fixa els objectius, la solució és molt més senzilla. Es tracta simplement d’involucrar a l’empleat en la fixació dels objectius que ell mateix ha d’assolir.
    Molts caps tenen por d’aquesta solució doncs creuen que l’empleat aprofitarà per “regatejar-li” en la fixació. Creuen que sempre “escombraran cap a casa”. Això pot succeir en alguns casos, és ben cert, i caldrà tenir-ho en compte, però això no és excusa per tal de no involucrar-lo, doncs en no fer-ho perdríem la oportunitat de copsar un bon grapat d’aquelles variables tant influents i tant poc al nostre abast. D’altra banda, hi ha qui diria que si bé l’empleat “escombra cap a casa” intentant sempre reduir els esforços i les responsabilitats i provant d’augmentar el temps d’entrega, no és menys cert que els caps, en assignar objectius es comporten de la mateixa manera però estirant de la corda cap a l’altra banda, és a dir intentant demanar més esforç i compromís i reduint el temps d’entrega al mínim possible.

    Assignació de tasques

    Tot treball en equip comença per aquí, per l’assignació de tasques del líder a les persones que les han de dur a terme.

    Aquest és un procés vital doncs és la llavor de tot un procés que esperem sigui profitós. Un primer pas en fals i la resta del camí pot estar farcit de paranys.

    El concepte més important a tenir en compte aquí és el següent:
    Assignar una tasca a algú és un contracte a dues bandes. La part contractant, el líder, proposa una assignació de responsabilitat que l’altra persona ha d’assumir a canvi d’una part del seu sou. Essent així, cal assumir que hi hauran interessos contraposats. Per tant, el líder no pot plantejar-se aquesta situació com unidireccional. Si pretén que el seu oferiment s’accepti a cegues només aconseguirà un submissió de mala gana que derivarà en problemes immediatament. Com a tot contracte, hi haurà una negociació. El líder oferirà una determinada quantitat de responsabilitat amb unes condicions de qualitat, temps, costos, etc. Però no podrà imposar-la. Caldrà que consulti amb el contractat, la persona que haurà d’acceptar aquesta responsabilitat, tots els punts de la assignació.

    Si la persona a la que se li encarrega la feina no és experta en el tema exigirà, per una banda, més temps i/o més suport d’altres companys per a realitzar la tasca, conscient de les seves limitacions.
    Si, pel contrari, n’és experta, podrà donar opinions al respecte, proposar canvis o, fins i tot, suggerir metodologies esperant l’aprovació del líder. A més, la seva opinió experta ens pot ser molt útil per preveure millor el temps necessari per acomplir-ho o bé el cost.

    Com es pot comprovar, en qualsevol de les dues situacions, els avantatges son clars.

    Els tres factors influents
    En tota assignació de responsabilitats però, hi ha tres factors que influeixen definitivament en els seus resultats. Son:
    - el síndrome de l’estudiant
    - la llei de Parkinson
    - i la negociació, que ja hem comentat abastament.

    El síndrome de l’estudiant proposa el següent escenari basant-se en una situació per a tots/es viscuda. Quan a un estudiant, a principi de curs, se li comunica que com a pràctica final de curs, d’aquí a nou mesos, haurà de presentar un treball força extens el seu comportament sol ser el representat en el següent gràfic.



    Els primers dies, per la frescor de la noticia i poder perquè el tema li ve de gust hi dedica algunes estones, però tot seguit ho abandona conscient de que encara queda molt de temps. Fins que la alarma de la urgència no es dispara, la quantitat d’esforç aplicada és mínima. És només quan la data d’entrega és ja molt propera que la quantitat d’esforç es multiplica, treballant fins i tot sense dormir, amb la conseqüent repercussió en la qualitat.

    La llei de l’estudiant el que ens diu com a conclusió és que si fóssim capaços de repartir els nostres esforços de manera més racional i homogènia, la qualitat seria més alta però, el que és més important, el temps d’entrega es reduiria ostensiblement. En el següent gràfic es representa el cas idoni.



    Tal com es pot apreciar, un esforç més homogeni ens podria portar a desenvolupar la mateixa quantitat de feina en la meitat de temps.

    La llei de Parkinson, per la seva banda, planteja la següent pregunta: Si a una persona li dones un termini de 10 dies per realitzar una tasca, quin és el temps mínim que necessitarà per completar-la?
    I la resposta és contundent. En la gran majoria dels casos, 10 dies com a mínim. Pot ser que en alguns casos trigui força més a completar-la però el que és veritablement rellevant és que pràcticament en cap cas estarà per sota dels 10 dies preestablerts.
    Això ens indica, complementàriament a la Llei de l’estudiant, com treballa l’ésser humà davant d’una tasca a realitzar. Per una banda, aplicant la llei de l’estudiant, aquesta persona deixarà la major part de la seva feina per als darrers dies del termini, desaprofitant bona part del temps atorgat.
    Fins i tot el més aplicat pot ser que avanci bona part de la seva feina però en tenir-la pràcticament enllestida començarà a demorar-se, a alentir el seu ritme i fins i tot a posposar els retocs finals per al darrer dia. Això pot ser degut a que pensa, i segurament no mancat de raó, que si entrega tres dies abans del termini atorgat, la propera vegada, titllat de ràpid en l’execució d’aquestes tasques, el termini que li atorgaran serà molt menor.
    Això és degut a que la nostra cultura del treball no té com a hàbit premiar els esforços. La nostra cultura està més acostumada a reprendre els retards o els fracassos. De fet, fins i tot es podria dir que la nostra cultura te com a hàbit comú el “castigar” a aquells que demostren ser eficients amb més feina i amb més pressió, mentre que aquells que entreguen sistemàticament més tard gaudeixen d’un tractament “especial” que, tot i tenir connotacions negatives, els dona la possibilitat de treballar sense pressió i en tasques intel·lectualment menys feixugues. I precisament aquestes situacions son les que provoquen el tercer efecte, el de negociació, que com hem comentat abans farà que ambdues parts de la relació vulguin escombrar cap a casa, conscients de les repercussions d’una assignació de treball no consensuada.

    Si es sumen els tres factors es veurà clarament que els efectes de no tenir-los en compte poden ser devastadors i, sobretot, una gran pèrdua de recursos, ja siguin econòmics, temporals o tècnics.

    Solucions i maneres de gestionar-ho
    La teoria de les limitacions que finalment és on rauen tots aquests comportaments ha estat font de grans sorpreses en el camp de la gestió en els darrers anys. Una de les més destacables és la teoria de la cadena crítica desenvolupada pel Dr Eliyahu Goldratt. No és motiu del present document detallar les moltes excel·lències d’aquesta metodologia però si, com a mínim, esbossar-ne les seves claus principals per aplicar-les a la gestió d’equips.

    El gran error que han comès moltíssimes teories de gestió d’equips al llarg dels temps ha estat el pensar que l’ésser humà pot canviar la seva manera de treballar. Això s’ha demostrat difícil si no impossible en la majoria dels casos. El primer gran avenç de la teoria de la cadena crítica és assumir que aquests comportaments son així i no canviaran. Per tant, tota teoria de gestió al respecte ha de basar-se no en la eradicació d’aquests comportaments sinó en l’aprofitament dels mateixos en benefici de tots.

    La primer acció a prendre és retallar un terç de les durades proposades per les persones que han de dur a terme les tasques. Això pot xocar molt en aquella filosofia que tot just fa una estona defensàvem al respecte de tenir en compte les opinions de les persones que havien de responsabilitzar-se de les tasques en qüestió. Doncs només ho sembla. En realitat sí que tenim en compte el que ens proposen, però nosaltres, assumint els efectes perniciosos dels tres factors influents abans comentats, reduirem aquest temps en un terç.

    Imaginem un cas pràctic ben senzill. Per fer una tasca, el nostre company ens proposa 12 dies. Nosaltres fem el càlcul mental automàticament i ho deixem en 8 dies.
    Tot i marxar remugant, donada la sensació que li ha quedat de que no hi ha massa temps per fer-ho i menys per entretenir-se, es posa a la feina tot seguit. Ja estem començant a reduir els efectes de la llei de l’estudiant. A més, com que el temps se li tirarà al damunt ben aviat, no tindrà tant de temps per reduir la marxa com si hagués tingut 12 dies per fer-ho.
    Complint amb la llei de Parkinson, podem estar segurs de que no ens ho entregarà en 8 dies. De fet, es molt probable que si li preguntem el dia 8 com ho té ens dirà que necessita un parell de dies més. Nosaltres li atorgarem aquests dos dies més i tindrem la feina feta en 10 dies. Si tot i així encara hi ha problemes per entregar-ho el dia 10, no cal patir, encara tenim dos dies més de coixí per emprar. Així, en el pitjor dels casos ens entregarà la feina el dia 12 (el que ell mateix va proposar) mentre que sense la retallada, el dia 12 hagués estat el temps mínim d’entrega segons la llei de Parkinson, havent-nos probablement anat a 15 o 16 dies totals.

    Com a afegit, si les coses han anat bé i no hem necessitat emprar tots els dies del coixí de reserva, aquesta resta la podem fer servir per a anar confeccionant un coixí complert per a un projecte o per resoldre situacions d’extrema gravetat que puguin esdevenir en el futur.

    El que hem aconseguit amb aquesta metodologia és el següent:
    - Per una banda, reduïm ostensiblement el temps d’inactivitat en tasques llargues que provoca el síndrome de l’estudiant. La alarma d’urgència salta abans per tant el temps malgastat es redueix.
    - D’altra banda, rebaixant el temps límit d’entrega en un terç per la llei de Parkinson, estem més segurs que abans de que hi haurà retards, però aquests es produiran un terç del temps previst abans del que s’hagués produït en cas de no escurçar el temps.
    - I ara ve el millor. Ens falta un factor, el de negociació, que millorar amb aquesta acció reductora. I, curiosament, pot semblar que retallant sistemàticament els temps proposats pels encarregats de dur a terme les tasques no aconseguirem més que la propera vegada que estem negociant la assignació d’una tasca i li demanem una prospecció de temps ens en digui una de encara més folgada per cobrir la nostra previsible retallada. Per evitar això tenim un mecanisme que no només es limitarà a reduir els efectes morals de les nostres retallades sinó que ens atorgarà fins i tot altres beneficis tangibles.

    El truc de tot plegat està en que, contràriament al que sembla –al que a la persona assignada li sembla- no li hem retallat el temps. El terç de temps que li hem retallat com a data límit en realitat l’hem convertit en un coixí –altrament dit buffer- per tal de poder encabir els retards que, molt probablement, es produeixin. Així, aquesta persona que va sortir de la reunió amb la sensació de que havíem retallat massa el temps, en venir a dir-nos que no podrà entregar a l’hora, rebrà una pròrroga per poder-la enllestir. Per una banda creurà que hem estat durs amb ell al principi, en el moment de la retallada, però per un altra ens haurà de reconèixer una flexibilitat fora mida.



    Conclusió sobre la assignació de tasques i responsabilitats

    SI apliquem les directrius anteriors, de ben segur assolirem rèdits de forma immediata. Tot i així, encara hi ha alguns aspectes més a tenir en compte si volem que aquest esforç sigui rendible a llarg termini i no s’ensorri al poc temps.

    Com comentàvem anteriorment, la nostra és una cultura del lideratge força donada a reprendre i castigar els retards o els errors. Això si, aquests càstigs sempre van en una sola direcció, des de la posició d’autoritat cap a les persones subordinades que han desenvolupat les tasques fora de temps o de manera equivocada. No es coneix cap cas en que sigui a l’inrevés i això, sens dubte, ha de canviar.
    Ha de canviar perquè si treballem per objectius també nosaltres podem equivocar-nos a l’hora d’escollir i/o fixar aquests objectius. Dit d’una altra manera, si nosaltres fixem un objectiu per a una tasca i la persona que la desenvolupa no l’assoleix, perquè sempre hem de creure que ha estat error d’ell/a en no ser capaç d’arribar a complir-lo? No podria ser que nosaltres haguéssim errat el tret en fixar un objectiu desmesurat? No només és possible sinó que m’atreviria a dir que és probable.
    Llavors, en aquest cas, no hauríem també d’aplicar aquesta cultura del càstig en nosaltres mateixos? No hauríem de deixar que la persona a la que varem assignar aquesta tasca amb un objectiu tant desmesurat i que s’ha trencat les banyes per assolir-lo desesperadament, que ha perdut hores de son per l’esforç i la pressió, ens clavés una esbroncada descomunal?
    Poder no cal que se’ns esbronqui, igual que nosaltres tampoc cal que ho fem quan l’error hagi estat de l’altra banda. Poder només caldria ser prou humils com per, davant de la persona afectada, reconèixer l’error i compensar-lo d’alguna manera, ja sigui amb més llibertat i més capacitat de decisió a l’hora de fixar els propers objectius, ja sigui convidant-lo a un cafè.

    Però, donem-li la volta a la truita tan sols un moment. Imaginem que fixem un objectiu i que aquest és assolit per la persona a la qual varem encarregar la tasca. Podem assumir tranquil·lament que aquest ha estat un objectiu ben definit i, per tant, exitós? Doncs no. Simplement no. Perquè poden haver-se donat dos escenaris diferents que analitzarem a continuació.
    Escenari primer:
    Imaginem que la persona que ha desenvolupat la tasca ha aconseguit assolir l’objectiu de manera folgada i tranquil·lament. No voldrà això dir que el nostre objectiu ha estat poc ambiciós? No voldrà poder dir que varem ser poc exigents i que haguéssim pogut assolir cotes molt més altes? Poder, i només poder, hem perdut una oportunitats en fixar un objectiu assolit amb franca facilitat.
    Escenari segon:
    Visualitzem ara, en canvi, que la persona en qüestió assolí l’objectiu però la quantitat d’esforç que li ha requerit, les hores de feina addicionals que ha necessitat, el mal humor que li ha generat, la manca de son que li ha produït la pressió l’han deixat en una situació anímica deplorable. Podem en aquesta situació alegrar-nos d’haver aconseguit l’objectiu que varem fixar? No seria més just pensar que poder varem ser massa exigents i que per assolir aquest objectiu haurem de pagar un preu addicional força immesurable que esdevindrà de l’esgotament acumulat pel recurs, de la sensació d’explotació, de la ràbia i la angoixa sembrada en aquesta persona? Poder, i només poder, la nostra ambició ens ha fet sembrar males vibracions que recollirem més tard o més d’hora.

    En definitiva, que no només cal aplicar les tècniques anteriorment esmentades sinó que cal sempre mostrar un gran respecte pels efectes que la nostra fixació d’objectius genera. Diríem, per acabar, que contradient el que dèiem al principi, si que cal demanar “el màxim possible” doncs la maximització d’esforços i la eficiència son, sens dubte, part de les nostres responsabilitats com a líders d’un equip. Però no és menys cert que cal demanar aquest “màxim possible” en uns termes mesurables, assolibles i assumibles que no converteixin mai aquesta pretesa eficiència en rebuig i deixadesa per part del nostre equip.



    © Marc Ambit Fernàndez (2006) Totalment permesa (i recomanada) la seva distribució sempre i quan no la facis servir per a fins lucratius i mantinguis el meu nom present com a autor de l'article