Durada VS Esforç

La "durada" i l'"esforç" d'una tasca no són la mateixa cosa, i molta gent tendeix a confondre-les. Anem a pams:
Durada: Temps necessari per enllestir una tasca completament.
Esforç: Temps efectiu de treball necessari per enllestir una tasca completament.

Així, jo puc estimar una durada de 5 dies per una tasca determinada perquè he calculat que em requerirà aproximadament unes 15 hores d'esforç que repartiré de manera més o menys equilibrada al llarg d'aquests cinc dies, a raó d'unes tres hores per dia.
En aquest exemple, com es pot apreciar, s'ha establert un marge d'error força elevat. 5 dies de feina contenen, aproximadament, 40 hores de possible esforç, però la nostra estimació de 15 hores està molt per sota. Això, per descomptat, ens permet assegurar molt el tret i complir amb el termini d'entrega de 5 dies sense massa dificultats.
En canvi, quan menor és la distància entre la durada estimada d'una taca i la seva càrrega d'esforç, més gran és el risc.Així, si a una tasca li estimem una durada de 2 dies (en 2 dies preveiem haver-la acabada) i estimem que la quantitat d'esforç (d'hores de feina) és propera a les 14 hores vol dir que, en realitat, tenim un marge petit. D'un total de 16 hores disponibles (dues jornades laborals de 8 hores), preveiem necessitar-ne 14 per enllestir la feina. Això vol dir que només tenim un marge "natural" de 2 hores.
Aquest marge pot desaparèixer amb molta facilitat a poc que es donin algunes d'aquestes situacions:
- Una reunió sobtada i improvisada
- Una petita dificultat en fer la tasca (amb la que no havíem comptat)
- La necessitat de fer una pausa per portar massa hores concentrat en la mateixa feina
- Un foc que apagar d'una altra tasca
- Etc.

Per tant, a l'hora d'estimar les durades de les nostres tasques és fonamental que no només comptem amb les hores previstes d'esforç, de treball efectiu, sinó també el marge de seguretat que ens volem donar. Aquest, al seu torn, pot venir afectat per diferents factors; aquests en són alguns:
- Nivell de multitasca elevat en el moment de fer la tasca: Si preveiem planificar la tasca en qüestió en uns dies en els que tenim moltes altres coses a fer, no només cal tirar llarg per les poques hores efectives de feina disponibles, sinó també perquè a major nivell de multitasca, a més coses pendents de fer, major és la probabilitat de ser interromput per emergències, trucades, reunions de seguiment, etc.
- Temporada alta de feina: Molt relacionat amb l'anterior, si la tasca s'ha de desenvolupar en una època de l'any que ja sabem que sempre és conflictiva (final de trimestre, final d'any, etc.), millor engruixir el marge i, per tant, la durada.
- El nivell d'experiència: Si no hem fet mai aquesta tasca, si no hi tenim la mà trencada, els imprevistos no només es poden multiplicar, sinó que aquells que apareguin poden ser difícils i lents de resoldre i superar. En canvi, si ja tenim molta experiència en aquestes tasques podem reduir el marge d'incertesa perquè no només treballarem més ràpid, sinó que tindrem molt ben controlada la tasca en tot moment i sabrem reaccionar amb celeratita als imprevistos.
- La dificultat de la tasca: Independentment de la nostra experiència en fer-la, si una tasca és complexa la seva casuística es multiplica i, per tant, pot reportar-nos sorpreses de difícil o lenta solució.

Cal, per tant, diferenciar amb claredat allò que en diem la "durada" d'una tasca i allò que anomenem l'"esforç", termes que van lligats i als que sempre se'ls hi ha de sumar el marge d'error permès en cada cas. D'una bona estimació triple d'aquests elements en depèn bona part de l'èxit o del fracàs d'una planificació.