Durada VS Esforç

La "durada" i l'"esforç" d'una tasca no són la mateixa cosa, i molta gent tendeix a confondre-les. Anem a pams:
Durada: Temps necessari per enllestir una tasca completament.
Esforç: Temps efectiu de treball necessari per enllestir una tasca completament.

Així, jo puc estimar una durada de 5 dies per una tasca determinada perquè he calculat que em requerirà aproximadament unes 15 hores d'esforç que repartiré de manera més o menys equilibrada al llarg d'aquests cinc dies, a raó d'unes tres hores per dia.
En aquest exemple, com es pot apreciar, s'ha establert un marge d'error força elevat. 5 dies de feina contenen, aproximadament, 40 hores de possible esforç, però la nostra estimació de 15 hores està molt per sota. Això, per descomptat, ens permet assegurar molt el tret i complir amb el termini d'entrega de 5 dies sense massa dificultats.
En canvi, quan menor és la distància entre la durada estimada d'una taca i la seva càrrega d'esforç, més gran és el risc.Així, si a una tasca li estimem una durada de 2 dies (en 2 dies preveiem haver-la acabada) i estimem que la quantitat d'esforç (d'hores de feina) és propera a les 14 hores vol dir que, en realitat, tenim un marge petit. D'un total de 16 hores disponibles (dues jornades laborals de 8 hores), preveiem necessitar-ne 14 per enllestir la feina. Això vol dir que només tenim un marge "natural" de 2 hores.
Aquest marge pot desaparèixer amb molta facilitat a poc que es donin algunes d'aquestes situacions:
- Una reunió sobtada i improvisada
- Una petita dificultat en fer la tasca (amb la que no havíem comptat)
- La necessitat de fer una pausa per portar massa hores concentrat en la mateixa feina
- Un foc que apagar d'una altra tasca
- Etc.

Per tant, a l'hora d'estimar les durades de les nostres tasques és fonamental que no només comptem amb les hores previstes d'esforç, de treball efectiu, sinó també el marge de seguretat que ens volem donar. Aquest, al seu torn, pot venir afectat per diferents factors; aquests en són alguns:
- Nivell de multitasca elevat en el moment de fer la tasca: Si preveiem planificar la tasca en qüestió en uns dies en els que tenim moltes altres coses a fer, no només cal tirar llarg per les poques hores efectives de feina disponibles, sinó també perquè a major nivell de multitasca, a més coses pendents de fer, major és la probabilitat de ser interromput per emergències, trucades, reunions de seguiment, etc.
- Temporada alta de feina: Molt relacionat amb l'anterior, si la tasca s'ha de desenvolupar en una època de l'any que ja sabem que sempre és conflictiva (final de trimestre, final d'any, etc.), millor engruixir el marge i, per tant, la durada.
- El nivell d'experiència: Si no hem fet mai aquesta tasca, si no hi tenim la mà trencada, els imprevistos no només es poden multiplicar, sinó que aquells que apareguin poden ser difícils i lents de resoldre i superar. En canvi, si ja tenim molta experiència en aquestes tasques podem reduir el marge d'incertesa perquè no només treballarem més ràpid, sinó que tindrem molt ben controlada la tasca en tot moment i sabrem reaccionar amb celeratita als imprevistos.
- La dificultat de la tasca: Independentment de la nostra experiència en fer-la, si una tasca és complexa la seva casuística es multiplica i, per tant, pot reportar-nos sorpreses de difícil o lenta solució.

Cal, per tant, diferenciar amb claredat allò que en diem la "durada" d'una tasca i allò que anomenem l'"esforç", termes que van lligats i als que sempre se'ls hi ha de sumar el marge d'error permès en cada cas. D'una bona estimació triple d'aquests elements en depèn bona part de l'èxit o del fracàs d'una planificació.

"Un objectiu sense un pla és tan sols un desig" (Antoine de Saint-Exupéry)

Saint-Exupéry no era gestor de projectes. Diguéssim que no hi entenia ni d'objectius ni de plans. Però sí que hi entenia -i molt- de desitjos. Així que prendrem la seva paraula d'expert en desitjos per concentrar-nos en l'altra part de la seva frase.
Com podem evitar que els nostres objectius es quedin en això, en "desitjos", potser incomplerts? Planificant la nostra manera d'arribar-hi.

No importa quan ambiciós o modest sigui l'objectiu (tot i que a major ambició major la dependència d'un bon pla). Tant se val si és a llarg, mitjà o curt termini. Res no importa si no hi ha un pla, perquè allò que no es planifica difícilment serà assolit.

Hi ha una dita en anglès que m'encanta. "You're going nowhere fast". Vas molt ràpidament cap a enlloc. Molts semblen voler aplicar aquesta dita com si de saviesa popular es tractés, desistint d'invertir temps, abans de començar a treballar, en dibuixar els passos a seguir, en anticipar-se als obstacles i riscos, en preveure els imprevistos (sí, els imprevistos es poden preveure, es poden, fins i tot, evitar!).
I, justament, aquí està la clau, en aquesta inversió de temps inicial. La majoria, siguem honestos, prefereix "planificar sobre la marxa" (curiós eufemisme de la improvisació), potser creient que invertir temps en planificar és, en realitat, una pèrdua de temps.

Doncs deixin-me dir-los-hi a aquests insensats de la gestió, a aquests incubadors de projectes entregats fora de termini, amb sobrecost (per haver hagut d'invertir més recursos per recuperar el temps perdut) o amb una qualitat molt per sota del previst ("si no tinc més recursos i no puc entregar més tard no em queda més remei que no complir amb totes les especificacions"), deixin-me advertir-los,  que aquest plantejament és fals. En realitat, aquesta inversió és realment fructífera, tal com demostra aquesta gràfica.

En la gràfica es comprova que aquell que no dedica temps al principi del projecte a planificar és, efectivament, perfectament capaç de començar a executar el projecte sense dificultats. Aquestes dificultats l'estan esperant més endavant, quan la inèrcia del projecte l'hagi convertit ja en un tren de mercaderies de destinació incerta i que arribarà amb retard. És cap al final del projecte cap a on s'acumulen tots els retards provocats per la manca de previsió i per la constant necessitat d'anar invertint temps sobre la marxa en improvisar les maneres de recuperar-se d'un imprevist o d'una tasca que no ha sortit com esperàvem.

Per contra, aquell que dedica temps al inici del projecte a planificar el futur proper, tot i que compta amb un llançament més lent, recull els fruits d'aquesta inversió a partir de la meitat del projecte, quan les úniques rectificacions del pla que s'han de fer són petits matisos sense excessiva importància i, possiblement, fins i tot prevists dins d'algun pla de contingència.

Planificar amb antelació ens dóna la certesa de tenir perfectament controlades una sèrie de tasques emprendre. I, molt en particular, ens dona control i tranquilitat en la darrera part del nostre projecte, que és justament on, estadísticament, es posen en entredit les dates d'entrega i els pressupostos. És allí, en la recta final, en les darreres setmanes del projecte, on qualsevol petita desviació imprevista costa més de reconduir (falta temps, falten recursos, hi ha massa pressió), on les solucions als petits problemes no són senzilles ni barates, i on la major part de les solucions suposen renunciar ja sigui a entregar a temps, ja sigui a no passar-se del pressupost, ja sigui a prescindir i truncar alguns dels requeriments d'entrega.

Els mals gestors de projecte insisteixen, tot i així, en presumir de les seves habilitats improvisatòries, fent-ne bandera i proclamant als quatre vents les seves innates habilitats per fer-ho (per descomptat que són innates, si haguessin tingut que treballar-se-les no les haguessin adquirit), quan en realitat es passen tot el projecte creuant els dits esperant que tot vagi bé, posant-li ciris al primer sant que se'ls hi ve al cap, esperant que el destí els sigui favorable. Qualsevol cosa menys responsabilitzar-se ells mateixos del projecte i de les conseqüències de la seva deixadesa.

Dit d'una altra manera: més preocupacions al principi d'un projecte significa menys preocupacions al final. Invertir temps en guanyar temps, en estalviar recursos, en preservar la qualitat d'allò que s'ha promès entregar.

Això, senyores i senyors, exactament això és gestionar per projectes.

Lamentables xifres sobre la Gestió de Projectes

Avui és el dia internacional de la Gestió de Projectes. I m'ha semblat molt adient acostar-vos unes dades estadístiques molt preocupants sobre l'efectivitat i l'eficiència de la Gestió de Projectes, avalades pel PMI (Project Management Institut).
I algú es preguntarà: Doncs quina manera de celebrar un dia com aquest, no? Portant males notícies?
Doncs sí, mira, la veritat és que accepto que pot no ser molt a l'ús, però crec que en un dia com avui no és gens útil delectar-se en lo bé que ho fem, sinó que pot ser molt més interessant donar-nos un cop d'atenció per veure que encara hi ha molt camí a córrer, molt per millorar, moltes xifres que invertir.

Per començar, la xifra més contundent: el 88% dels projectes són entregats tard o han costat més del previst. És a dir que, per dir-ho així, la immensa majoria dels projectes no compleixen dos dels seus pilars bàsics, el termini i el pressupost. L'absoluta manca de previsió, de compromís amb les dates d'entrega de les tasques i fases intermèdies, l'optimisme exacerbat, la constant mala intenció darrera d'intentar vendre els projectes amb xifres maquillades, tots ells són factors que ens porten a aquest absolut desastre estadístic. Ens entestem, els que ens dediquem a la formació de Gestió de Projectes, a inculcar les premisses bàsiques dels projectes: la màxima eficàcia amb la màxima eficiència. Ho expliquem com si ens hi anés la vida. Però després passa el que passa.

Dues xifres relacionades amb l'anterior: La mitjana de sobrecost és del 189%. I el temps d'entrega mitjà ronda el 222%! És a dir, que un projecte normal acaba costant pràcticament el doble de l'esperat i durant més del doble de l'estimat. Tan malament ho fem? De debò som tan absolutament incapaços d'estimar costos i temps de manera una mica més acurada? Un ja assumeix que no es poden quadrar amb exactitud aquestes xifres, que hi ha d'haver un marge d'error. Però, dues apreciacions: 1) un marge d'error del 100% no és un marge d'error. I 2) per què el marge d'error sempre ens el mengem en negatiu, és a dir en sobrecost i sobretemps, i mai en estalvi de cost i de temps?

La xifra que segueix és igualment esfereïdora: De cada 100 projectes que s'engeguen, hi ha 94 que s'han de tornar a engegar una mica més endavant en el temps. És a dir, que tenim una proposta de projecte que ens aproven, comencem el projecte i, de sobte, res no té sentit: els plans no quadren amb diferència, les expectatives no s'estan assolint, es descobreixen nous killer risks sobre la marxa. I tot això ens fa replantejar-nos el projecte i voler començar-lo de nou. Lamentable, molt lamentable.

I, per últim, la xifra definitiva, la que els aglutina tots i la que, definitivament, em desespera: El 61% dels projectes fallen en, com a mínim, un dels seus tres pilars bàsics, temps, pressupost i abast. És a dir, que més de la meitat dels projectes engegats fallen, poden ser considerats fracassos.

Doncs ja em diràs si hi ha alguna cosa a celebrar avui, el dia internacional de la Gestió de Projectes dels mals gestors de projectes.

Dates d'entrega, les deadlines o "linies mortals"

Les dates d'entrega, sincerament, admetem-ho en públic d'una vegada per totes, ens importen poc. Tant ens fa fer esperar al client, entregar més enllà del termini preestablert. Ens és igual. O si més no, això és el que se'n dedueix de l'actitud general de la gent al respecte de les "deadlines" (dates d'entrega) dels projectes.
De fet, a petita escala ja es nota que no ens importen massa els terminis. De fet, una de les nostres senyes d'identitat és la manca de puntualitat, que ben bé podria servir com a símil en miniatura de les dates d'entrega d'un projecte. Cada cop hi ha més gent que no arriba a l'hora als llocs i:
a) no avisa que arribarà tard.
b) no es disculpa després.

Amb aquest panorama, és comprensible que això s'estengui als projectes i a les seves dates d'entrega.

Parlava fa poc amb un professional dels projectes que havia participat en la organització dels Jocs Olímpics de Barcelona 92. I em comentava que allà havia après una cosa que mai no oblidaria: En uns jocs olímpics, si alguna cosa no està acabada en la data d'entrega, ja no cal que l'entreguis. És clar, un no pot dir, "ei, senyors atletes, que ja fa dos dies que hem començat els Jocs i encara no hem acabat de construir els podis per entregar-vos les medalles... estarà en un parell de dies". I tampoc podem dir "ei, senyors de la premsa internacional, ja han començat els Jocs fa una setmana i les connexions via satèl·lit encara no estan llestes, però ho estaran en un no res, no pateixin". Absurd.

I em sembla aquest exemple molt edificant doncs l'hauríem d'aplicar a qualsevol projecte que tinguem entre mans. En anglès, el termini, la data d'entrega es diu "deadline", que podríem traduir com "línia mortal". I m'encanta aquesta paraula perquè et fa recordar, precisament, que més enllà d'aquesta data, estàs mort. no hi ha vida després de la "deadline". De fet, si mentre fas el projecte creus que podràs entregar més tard de la "deadline", ja estàs mort, ets un mort vivent, un zombie dels projectes.

Si un entra a casa del client dos dies més tard de la "deadline" sense haver entregat el projecte no tindrà temps ni de pronunciar les primeres síl·labes de la frase "Ho sento", perquè el seu cap ja haurà estat tallat i estarà rodolant per terre (i se sap que aquesta és una posició en la que és molt difícil entonar un mea culpa).

Les "deadline" són sagrades. Han de ser temudes i respectades a parts iguals. No són opcionals, no són orientatives, no són aproximacions. Són terminis, límits, barreres de temps infranquejables, murs consistents de roca massissa en el que molts gestors de projectes s'estimben un cop i un altre.
Heus aquí, doncs, la diferència entre un bon gestor de projectes i un mal gestor de projectes, el respecte i veneració que demostra envers la data d'entrega.

La Llei de l'Estudiant

Un professor, el primer dia de classe, informa als seus alumnes que la seva assignatura s'avaluarà amb la realització d'un treball que haurà de desenvolupar-se "al llarg" de l'assignatura.

En la gràfica que segueix podràs comprovar el comportament típic de l'estudiant arran de dos eixos, el horitzontal amb el temps fins al final de l'assignatura (i per tant la data d'entrega del treball) i la vertical amb la quantitat d'esforç diari dedicat al treball.

En els primers dies, encara que sigui simplement per tenir recents les explicacions del professor, l'estudiant li dedica una mica del seu temps, potser només a pensar-lo, a orientar-lo, a donar-li una forma inicial. Però als pocs dies, l'estudiant deixa de pensar en el treball. De fet, podríem atrevir-nos a especular que ni tan sols vol pensar-hi, sabedor del que se li ve al damunt en quan s'hi posi.

Així passa el temps, sense voler saber res del treball, durant dies, potser fins i tot vàries setmanes. Fins que arriba un moment en el que, no se sap ben bé per què, potser per donar-li una ullada al calendari, potser perquè algun dels seus companys li ha preguntat què tal el porta, l'estudiant se n'adonda de que ja va tard, de que el temps se li ha tirat al damunt. Queda molt poc temps per fer tot el que havia de fer i encara menys per fer-lo de la manera tan fantàstica i professional que s'havia proposat.

L'esprint final

L'estudiant llavors, conscient de la situació, comença a posar-hi el coll, encara sense estressar-se, encara donant-se temps, permetent que les interrupcions habituals segueixin entrant-li. Sap que va tard, però no creu que la situació sigui, en realitat, tan greu. A mesura que el termini d'entrega s'apropa, la situació -ara sí- s'agreuja cada dia de manera exponencial. Als pocs dies de l'entrega l'estudiant s'adona de manera definitiva i rotundament inequívoca de que no arribarà a temps si no deixa de fer tot lo altre, si no redueix el temps per menjar (o les suprimeix), si no comença a treure's hores de dormir, si no evita les interrupcions absurdes (trucades, converses, visites, etc.), si no aconsegueix, en definitiva, recuperar una mica del temps perdut.

Els últims dies previs a l'entrega d'un treball, qualsevol conversa d'un estudiant amb el seu professor comença amb les mateixes paraules: "Senyor professor, no s'imagina el que m'ha passat...". I a aquest començament comú li segueixen una enorme llista de motius i excuses del tipus:
- "...el meu gos s'ha menjat el treball que ja estava acabat".
- "...m'han robat l'ordinador".
- "...el pendrive se m'ha esborrat".
- "... la impressora ha explotat".
- Etc.


No importa, en realitat, si són falses excuses o motius autèntics. La major part d'ells, n'estic segur, són certs. ¿En quin altre moment podria una impressora espatllar-se? Al principi del treball és impossible, doncs no està sent feta servir. És només en la part final del treball quan li exigim a la nostra tecnologia que ens ajudi a recuperar el temps i és llavors, evidentment, quan hi ha més possibilitats de que aquesta ens falli.
Les últimes hores abans de l'entrega són molt dures per a l'estudiant: son acumulada (probablement no hagi dormit aquella nit), presses, estrès, curses pels passadissos de la Universitat, cares de desesperació, odi envers el professor, envers l'assignatura, envers el món sencer.

La inevitable Llei de l'Estudiant

Tot aquest procés, iniciat a la veu del professor requerint un treball en un termini determinat, és el que reflecteix l'anomenada Llei de l'Estudiant. La Llei de l'Estudiant diu que tots nosaltres, en major o menor grau, tendim a deixar la feina per l'últim moment quan hi ha un termini d'entrega fixat. Tenim el costum d'acumular el treball cap a la part final del termini, acorralant-nos a nosaltres mateixos en aquest carreró sense sortida (digna).

La Llei de l'Estudiant ve a demostrar que si fóssim capaços de distribuir millor la quantitat total de feina, d'una manera més equilibrada al llarg del termini segurament seríem capaços d'entregar el que se'ns encarrega en la meitat del temps. Però la implacable Llei de l'Estudiant també diu que, avui per avui, això no és possible, no treballem així. No sentim la necessitat d'atacar una tasca fins que la urgència no ens empeny a fer-ho. No sentim la pressió de la responsabilitat fins la última part del termini, abocant-nos constant i repetidament a patir en excés per cada entrega.

Potser el pitjor, tot i així, de la Llei de l'Estudiant, és que el seu influx és tan potent que aquells que l'han patit en les seves pròpies carns un primer cop semblen no voler aprendre de cara a les següents, i continuen cometent els mateixos errors un cop i un altre. Escapar-se de l'influx, sembla, no està a l'abast de molts. Evitar que la Llei de l'Estudiant ens afecti està, en realitat, en les nostres mans, única i exclusivament. Però fer-ho suposa, per descomptat, un esforç. Un esforç que, probablement, no volguem fer avui, millor ho deixem per l'últim dia, per quan ja sigui tard.