Podcast sobre Gestió de Projectes

Un no es pot sentir part d'aquests temps que corren si no ha gravat o participat en un podcast. I la Diputació de Barcelona em va donar l'ocasió, justament, de gravar deu episodis curts en format d'entrevista per repassar les qüestions més determinants de la disciplina.

Hi repassem des de conceptes fonamentals com què és, en realitat, un projecte  (i com el diferenciem d'altres processos) fins a com es planifica eficaçment, passant per mil-i-un temes ben diversos: la gestió d'equips de projecte, la diagnosi, la creativitat, els objectius, els indicadors, i un llarg etcètera, sempre pensant en donar les claus perquè qui escolti els episodis pugui posar-se a fer projectes.

Aquí els teniu (tant en plataforma iVoox com Spotify). Espero que us siguin útils.

VERSIÓ IVOOX

VERSIÓ SPOTIFY

Imprevistos VS Imprevisibles

Compte, no ens confonguem. No és el mateix una cosa imprevisible que una cosa imprevista.

Allò imprevist és alguna cosa que no vam preveure, alguna cosa que se’ns va escapar, alguna cosa que no vam creure que acabés tenint cap importància. Però que la va tenir. És a dir, que no era, en realitat, imprevisible. Es podia preveure. Els imprevistos, per  posar-ho fàcil, es podrien haver previst, però no ho vam fer.

Quan no podem complir un pla i diem allò de “és que ha sorgit un imprevist” estem, en realitat, admetent que hem planificat malament. Algú podria inclús dir que és totalment fals pretendre que els imprevistos “sorgeixen”. No sorgeixen, ja que existien abans de que ens colpegessin la cara. Ja existien i no vam saber identificar-los o tenir-los en compte. Per això, si el que busquem és una excusa per a un pla que no ha sortit com esperàvem, potser fora més lògic dir “ha sorgit un imprevisible”.

Els imprevisibles, ara sí, sorgeixen. I sorgeixen del no res. I sorgeixen quan més mal poden causar. Ens sorprenen amb la guàrdia baixa, i ens colpegen de forma immisericorde. No fa falta buscar excuses, els imprevisibles no es poden preveure. Donades les circumstàncies, era impossibles veure’ls venir. No podem més que intentar reaccionar a l’uppercut per evitar el K.O.

Per contra, hem de ser molt honests amb els imprevistos. Hem de reconèixer que es tracta, en realitat, d’un error de planificació, d’una omissió a l’hora de calcular els riscos d’un pla, d’un oblit, d’una negligència. I és culpa nostra, sempre ho és.

De res serveix tirar pilotes fora, excusar-se en suposades forces majors. Si no acceptem el nostre error de planificació no ho tindrem en compte el proper cop que planifiquem. I així fins a la fi dels temps (i dels recursos) seguirem pensant  que tot sortirà bé, que el vent sempre bufarà a favor i que si alguna cosa va malament, sempre serà culpa dels demés, de les circumstàncies, del món que conspira contra nosaltres.
Els imprevistos, com dèiem, no sorgeixen: els creem nosaltres.

"Un objectiu sense un pla és tan sols un desig" (Antoine de Saint-Exupéry)

Saint-Exupéry no era gestor de projectes. Diguéssim que no hi entenia ni d'objectius ni de plans. Però sí que hi entenia -i molt- de desitjos. Així que prendrem la seva paraula d'expert en desitjos per concentrar-nos en l'altra part de la seva frase.
Com podem evitar que els nostres objectius es quedin en això, en "desitjos", potser incomplerts? Planificant la nostra manera d'arribar-hi.

No importa quan ambiciós o modest sigui l'objectiu (tot i que a major ambició major la dependència d'un bon pla). Tant se val si és a llarg, mitjà o curt termini. Res no importa si no hi ha un pla, perquè allò que no es planifica difícilment serà assolit.

Hi ha una dita en anglès que m'encanta. "You're going nowhere fast". Vas molt ràpidament cap a enlloc. Molts semblen voler aplicar aquesta dita com si de saviesa popular es tractés, desistint d'invertir temps, abans de començar a treballar, en dibuixar els passos a seguir, en anticipar-se als obstacles i riscos, en preveure els imprevistos (sí, els imprevistos es poden preveure, es poden, fins i tot, evitar!).
I, justament, aquí està la clau, en aquesta inversió de temps inicial. La majoria, siguem honestos, prefereix "planificar sobre la marxa" (curiós eufemisme de la improvisació), potser creient que invertir temps en planificar és, en realitat, una pèrdua de temps.

Doncs deixin-me dir-los-hi a aquests insensats de la gestió, a aquests incubadors de projectes entregats fora de termini, amb sobrecost (per haver hagut d'invertir més recursos per recuperar el temps perdut) o amb una qualitat molt per sota del previst ("si no tinc més recursos i no puc entregar més tard no em queda més remei que no complir amb totes les especificacions"), deixin-me advertir-los,  que aquest plantejament és fals. En realitat, aquesta inversió és realment fructífera, tal com demostra aquesta gràfica.

En la gràfica es comprova que aquell que no dedica temps al principi del projecte a planificar és, efectivament, perfectament capaç de començar a executar el projecte sense dificultats. Aquestes dificultats l'estan esperant més endavant, quan la inèrcia del projecte l'hagi convertit ja en un tren de mercaderies de destinació incerta i que arribarà amb retard. És cap al final del projecte cap a on s'acumulen tots els retards provocats per la manca de previsió i per la constant necessitat d'anar invertint temps sobre la marxa en improvisar les maneres de recuperar-se d'un imprevist o d'una tasca que no ha sortit com esperàvem.

Per contra, aquell que dedica temps al inici del projecte a planificar el futur proper, tot i que compta amb un llançament més lent, recull els fruits d'aquesta inversió a partir de la meitat del projecte, quan les úniques rectificacions del pla que s'han de fer són petits matisos sense excessiva importància i, possiblement, fins i tot prevists dins d'algun pla de contingència.

Planificar amb antelació ens dóna la certesa de tenir perfectament controlades una sèrie de tasques emprendre. I, molt en particular, ens dona control i tranquilitat en la darrera part del nostre projecte, que és justament on, estadísticament, es posen en entredit les dates d'entrega i els pressupostos. És allí, en la recta final, en les darreres setmanes del projecte, on qualsevol petita desviació imprevista costa més de reconduir (falta temps, falten recursos, hi ha massa pressió), on les solucions als petits problemes no són senzilles ni barates, i on la major part de les solucions suposen renunciar ja sigui a entregar a temps, ja sigui a no passar-se del pressupost, ja sigui a prescindir i truncar alguns dels requeriments d'entrega.

Els mals gestors de projecte insisteixen, tot i així, en presumir de les seves habilitats improvisatòries, fent-ne bandera i proclamant als quatre vents les seves innates habilitats per fer-ho (per descomptat que són innates, si haguessin tingut que treballar-se-les no les haguessin adquirit), quan en realitat es passen tot el projecte creuant els dits esperant que tot vagi bé, posant-li ciris al primer sant que se'ls hi ve al cap, esperant que el destí els sigui favorable. Qualsevol cosa menys responsabilitzar-se ells mateixos del projecte i de les conseqüències de la seva deixadesa.

Dit d'una altra manera: més preocupacions al principi d'un projecte significa menys preocupacions al final. Invertir temps en guanyar temps, en estalviar recursos, en preservar la qualitat d'allò que s'ha promès entregar.

Això, senyores i senyors, exactament això és gestionar per projectes.

La corba de Maldecaps/Temps en la planificació d'un projecte

Més temps planificant al principi significa menys temps replanificant i improvisant al final. Així de fàcil. Invertir temps al principi del projecte en preveure el que ha de venir, planificant, ajustant els temps, els recursos, calibrant l'impacte de possibles riscos, és la fórmula "màgica" que ens dona el control sobre la feina que hem de desenvolupar en els propers mesos.

Ens dona la certesa de tenir perfectament controlat un seguit de tasques a realitzar. I, molt en particular, ens dona control i tranquil·litat en la darrera part de l'execució del nostre projecte, que és just a on, estadísticament, es comprometen les dates d'entrega i els pressupostos. És allà, en la part final, en les darreres setmanes, on qualsevol petita desviació imprevista del pla costa més de reconduir (falta temps, falten recursos, hi ha massa pressió), on les solucions als petits problemes no són senzilles ni barates i on la major part d'elles suposen renunciar ja sigui a entregar a temps, ja sigui a no passar-se del pressupost, ja sigui a arribar a assolir els criteris de qualitat prefixats.

Els mals gestors de projecte insisteixen, però, en presumir d'habilitats improvisadores, fent-ne bandera i proclamant-les part de les seves innates habilitats (evidentment que són innates, si haguessin hagut de treballar-les no ho haguessin pas fet), quan en realitat es passen tot el projecte creuant els dits esperant que tot vagi bé (oblidant aquella màxima que diu que en tot projecte el Sr. Murphy forma part, discretament, de l'equip de projecte).

Dit d'una altra manera: Més maldecaps al principi en planificar significa menys maldecaps al final. Invertir temps en guanyar temps, en estalviar recursos i en preservar la qualitat del que s'ha d'entregar.
Això, senyores i senyors, exactament això, és gestionar per projectes.

Post inspirat pel James P. Lewis i el seu llibre Fundamentals of Project Management.

Lamentables xifres sobre la Gestió de Projectes

Avui és el dia internacional de la Gestió de Projectes. I m'ha semblat molt adient acostar-vos unes dades estadístiques molt preocupants sobre l'efectivitat i l'eficiència de la Gestió de Projectes, avalades pel PMI (Project Management Institut).
I algú es preguntarà: Doncs quina manera de celebrar un dia com aquest, no? Portant males notícies?
Doncs sí, mira, la veritat és que accepto que pot no ser molt a l'ús, però crec que en un dia com avui no és gens útil delectar-se en lo bé que ho fem, sinó que pot ser molt més interessant donar-nos un cop d'atenció per veure que encara hi ha molt camí a córrer, molt per millorar, moltes xifres que invertir.

Per començar, la xifra més contundent: el 88% dels projectes són entregats tard o han costat més del previst. És a dir que, per dir-ho així, la immensa majoria dels projectes no compleixen dos dels seus pilars bàsics, el termini i el pressupost. L'absoluta manca de previsió, de compromís amb les dates d'entrega de les tasques i fases intermèdies, l'optimisme exacerbat, la constant mala intenció darrera d'intentar vendre els projectes amb xifres maquillades, tots ells són factors que ens porten a aquest absolut desastre estadístic. Ens entestem, els que ens dediquem a la formació de Gestió de Projectes, a inculcar les premisses bàsiques dels projectes: la màxima eficàcia amb la màxima eficiència. Ho expliquem com si ens hi anés la vida. Però després passa el que passa.

Dues xifres relacionades amb l'anterior: La mitjana de sobrecost és del 189%. I el temps d'entrega mitjà ronda el 222%! És a dir, que un projecte normal acaba costant pràcticament el doble de l'esperat i durant més del doble de l'estimat. Tan malament ho fem? De debò som tan absolutament incapaços d'estimar costos i temps de manera una mica més acurada? Un ja assumeix que no es poden quadrar amb exactitud aquestes xifres, que hi ha d'haver un marge d'error. Però, dues apreciacions: 1) un marge d'error del 100% no és un marge d'error. I 2) per què el marge d'error sempre ens el mengem en negatiu, és a dir en sobrecost i sobretemps, i mai en estalvi de cost i de temps?

La xifra que segueix és igualment esfereïdora: De cada 100 projectes que s'engeguen, hi ha 94 que s'han de tornar a engegar una mica més endavant en el temps. És a dir, que tenim una proposta de projecte que ens aproven, comencem el projecte i, de sobte, res no té sentit: els plans no quadren amb diferència, les expectatives no s'estan assolint, es descobreixen nous killer risks sobre la marxa. I tot això ens fa replantejar-nos el projecte i voler començar-lo de nou. Lamentable, molt lamentable.

I, per últim, la xifra definitiva, la que els aglutina tots i la que, definitivament, em desespera: El 61% dels projectes fallen en, com a mínim, un dels seus tres pilars bàsics, temps, pressupost i abast. És a dir, que més de la meitat dels projectes engegats fallen, poden ser considerats fracassos.

Doncs ja em diràs si hi ha alguna cosa a celebrar avui, el dia internacional de la Gestió de Projectes dels mals gestors de projectes.

Dates d'entrega, les deadlines o "linies mortals"

Les dates d'entrega, sincerament, admetem-ho en públic d'una vegada per totes, ens importen poc. Tant ens fa fer esperar al client, entregar més enllà del termini preestablert. Ens és igual. O si més no, això és el que se'n dedueix de l'actitud general de la gent al respecte de les "deadlines" (dates d'entrega) dels projectes.
De fet, a petita escala ja es nota que no ens importen massa els terminis. De fet, una de les nostres senyes d'identitat és la manca de puntualitat, que ben bé podria servir com a símil en miniatura de les dates d'entrega d'un projecte. Cada cop hi ha més gent que no arriba a l'hora als llocs i:
a) no avisa que arribarà tard.
b) no es disculpa després.

Amb aquest panorama, és comprensible que això s'estengui als projectes i a les seves dates d'entrega.

Parlava fa poc amb un professional dels projectes que havia participat en la organització dels Jocs Olímpics de Barcelona 92. I em comentava que allà havia après una cosa que mai no oblidaria: En uns jocs olímpics, si alguna cosa no està acabada en la data d'entrega, ja no cal que l'entreguis. És clar, un no pot dir, "ei, senyors atletes, que ja fa dos dies que hem començat els Jocs i encara no hem acabat de construir els podis per entregar-vos les medalles... estarà en un parell de dies". I tampoc podem dir "ei, senyors de la premsa internacional, ja han començat els Jocs fa una setmana i les connexions via satèl·lit encara no estan llestes, però ho estaran en un no res, no pateixin". Absurd.

I em sembla aquest exemple molt edificant doncs l'hauríem d'aplicar a qualsevol projecte que tinguem entre mans. En anglès, el termini, la data d'entrega es diu "deadline", que podríem traduir com "línia mortal". I m'encanta aquesta paraula perquè et fa recordar, precisament, que més enllà d'aquesta data, estàs mort. no hi ha vida després de la "deadline". De fet, si mentre fas el projecte creus que podràs entregar més tard de la "deadline", ja estàs mort, ets un mort vivent, un zombie dels projectes.

Si un entra a casa del client dos dies més tard de la "deadline" sense haver entregat el projecte no tindrà temps ni de pronunciar les primeres síl·labes de la frase "Ho sento", perquè el seu cap ja haurà estat tallat i estarà rodolant per terre (i se sap que aquesta és una posició en la que és molt difícil entonar un mea culpa).

Les "deadline" són sagrades. Han de ser temudes i respectades a parts iguals. No són opcionals, no són orientatives, no són aproximacions. Són terminis, límits, barreres de temps infranquejables, murs consistents de roca massissa en el que molts gestors de projectes s'estimben un cop i un altre.
Heus aquí, doncs, la diferència entre un bon gestor de projectes i un mal gestor de projectes, el respecte i veneració que demostra envers la data d'entrega.