Curs de Metodologies per a la Planificació de Projectes

Vivim uns temps en els que ens toca fer més feina de la que teníem abans i en menys temps. La "multitasca" s'ha convertit en habitual i ens costa molt no anar de bòlit, amb molts fronts oberts i amb moltes més desviacions sobre el previst del que ens pensàvem.
Prometem dates d'entrega que, o no complim o complim pagant un preu molt alt (d'hores extres, més recursos, retallades en la qualitat, etc.).

És per això que ens calen eines, tècniques i mètodes per planificar. I això, justament això, és el que veurem en el Curs de Metodologies per a la Planificació de Projectes que durem a terme al Colpis. Ja fa més de 10 anys que el venim fent, sempre amb un èxit enorme a tots els nivells.

Durant cinc dilluns a partir del 10 de Març, en sessions de tres hores, tractarem els següents temes:

• Descobrirem quines són les tècniques que ens ajuden a planificar millor (el Gantt, el PERT, el CPM).
• Aprendrem a utilitzar el programari que ens ha de facilitar el planificar (MS Project Open Project)
• Analitzarem bones pràctiques
• Escoltarem els consells dels experts, etc.
• Descobrirem com preveure els imprevistos, con gestionar-los, com valorar-los i, si cal, esquivar-los.
• Agafarem exemples reals per analitzar el perquè van fracassar o no es van poder complir. 
• Treballarem tècniques que ens permetran reduir els marges d'error, afinar més en les nostres previsions.
•  Veurem com planificar per entregar els projectes més ràpid, o més barats, o amb més qualitat.

En definitiva, treballarem tots els aspectes que, de manera transversal, ens permetran portar a terme un projecte, una idea, una proposta, una solució a un problema detectat. Ens permetrà, per dir-ho d'alguna manera, portar a terme allò que ens proposem.

Si us hi voleu apuntar, podeu fer-ho a través del Colpis. I si coneixeu a algú que li pugui ser útil, si us plau, feu-li arribar: ells ho agrairan i nosaltres també.

Us hi esperem!

Alternatives a l'MS Project per a Mac

Per a qualsevol gestor de projectes avui en dia és ja impensable intentar dur a terme la seva tasca sense un software de suport a la planificació i al seguiment com MS Project.
Essent com és el més popular i extès, hi ha una part de la població, els usuaris de Mac, que no hi tenen accés, doncs Microsoft mai no ha llençat una versió per a aquest sistema operatiu.
Aquí us en deixo algunes opcions, tant gratuïtes com de pagament per tal de que pogueu escollir. N'hi ha, de fet, de molt diferents entre sí en quan a prestacions, però tots ells us permetran dur a terme les accions bàsiques de planificació i seguiment per a qualsevol tipus de projecte.

• OpenProj: Totalment gratuït. Ja n'haviem parlat al blog, en la seva versió per a PC.
• Merlin: La versió gratuïta no expira tot i que està limitada a 40 tasques.
• iTaskX: La demo no permet gravar ni imprimir.
• Omniplan: La demo expira en 14 dies.
• GanttProject: Totalment gratuït.

I si no en teniu prou o en voleu més detalls, aquí teniu una sèrie de 9 articles analitzant amb certa profunditat les diferents alternatives:

• Primera entrega
• Segona entrega
• Tercera entrega
• Quarta entrega

Els cinc que falten s'aniran publicant periòdicament en el blog The green PM.

Gannter, software de planificació online gratuit

Trobar bons aplicatius online que vinguin a substituir les eines que fem servir per planificar projectes no és cosa fàcil. La gran majoria que es publiciten com a eines de projectes són, en realitat, gestors col·laboratius d'informació, que permeten treballar amb informació, fer anotacions, reunions amb l'equip, etc., però que molt sovint obliden o fracasen en el seu intent d'afegir un mòdul que permeti planificar projectes.
I, d'altra banda, quan en trobes un que ho fa, el 90% de les vegades és de pagament.

Però de tant buscar, al final sempre acabes trobant una agulla en un paller, així que aquí us acosto Gantter, una eina gratuita online que bé pot arribar a ser un bon succedani de les eines més habituals com MS Project o Open Project.

El primer que cal recalcar és que és gratuit, 100% gratuit. És una eina purament de planificació, que permet, de manera molt semblant als seus "germans grans", introduir tasques, relacionar-les amb predecessores i afegir-hi recursos. Permet, igualment, guardar el projecte, ja sigui online (en una mena de repositori) ja sigui en local, en diversos formats, a destacar els de Google Docs i MS Project (a través d'un format XML, que el MS Project pot importar perfectament).
També permet, igualment, importar projectes creats amb MS Project i amb Open project, la qual cosa ens pot facilitar el treballar amb projectes antics o importar-ne parts concretes.

Característiques més destacables

- Bona gestió de les predecessores, a diferència d'altres aplicatius online, permetent una certa flexibilitat a l'hora de fer predecessores, incloent-hi FC, CF, FF i CC, a més de posposicions o temps de retard.
- Visualització del Camí crític, de manera fàcil, a un parell de clics.
- Botó de desfer multinivell, que et dona la tranquil·litat de treballar sense por a cometre errors irresolubles.
- Gestió de recursos força completa, permetent recursos de tipus Treball i Material.
- Alerta de recursos sobreassignats sobre el mateix diagrama de Gantt.
- Calendaris personalitzables, tan generals com per a recursos concrets.

Limitacions i mancances

- No ens permet fer seguiment del projecte de manera còmode ni completa. Tan sols marcar el percentatge de cada tasca que ja ha estat completat. No hi ha cap tipus d'informe de desviacions ni res de semblant.
- La recaptació d'informació és curta, incompleta i poc generosa. No hi ha cap tipus d'informe general, ni tan sols a nivell global del projecte. No compta amb cap altra tipus de vista que no sigui la del diagrama de Gantt, impedint així veure l'ús dels recursos o de les tasques, per exemple.

Conclusions

En definitiva, doncs, una bona eina que pot servir com a alternativa als clàssics, però que les seves limitacions el condemnen a un ús lleuger, superficial. Pot, però, encaixar perfectament amb aquelles ocasions en les que no ens cal una planificació massa profunda ni una gestió de la mateixa massa extensa.

Aquí us deixo un vídeo que us ajudarà a començar a fer-lo servir.

OpenProject, una alternativa al MS Project

Recentment, en una de les universitats amb les que col·laboro, em van demanar que, de cara al present curs, féssim l'esforç de substituir el programa Microsoft Project per un de codi lliure per tal d'evitar-se haver de pagar les llicències.
La idea, en principi, no em va agradar gens, doncs crec que pels alumnes és un valor afegit el poder treballar amb la eina més universalitzada de planificació de projectes. Però en la meva recerca d'alternatives vaig topar-me amb una que em va encisar completament: L' OpenProject.

Quina és la gràcia? Fonamentalment en té dues:
- és gratuït.
- s'ha fet intentant imitar fins a l'últim detall al MS Project de Microsoft.

Això fa que els alumnes puguin treballar amb una eina que, si bé és diferent de la que hauran de fer servir en les seves professions, ja els permet habituar-se al programa de Microsoft i, per tant, quan arribi el moment de fer-lo servir no tindran cap problema.

Per si fos poc, els de l'OpenProject han anat introduint algunes opcions adicionals que no té el MS Project, convertint-lo així en una alternativa que és, curiosament, millor que l'original.

Tot i que a nivell visual -allò que alguns/es en diuen look&feel- no fa massa goig, la resta del programa és impecable i fins i tot diria que és més robust que l'original de Microsoft, que cada dos per tres et donava un bon ensurt penjant-se o perdent tota la informació.

• Aquest n'és el seu web: http://openproj.org/openproj
• I aquesta l'adreça per descarregar-se'l: http://sourceforge.net/projects/openproj/files/