Si no hi ha un pla (ni una data d'entrega), és un projecte?

En Brad Egeland, col·laborador de http://pmtips.net/, ens planteja en aquest article una de les errades més habituals en els projectes d'avui en dia: se'ns encomanen, sovint, tasques molt complexes que no es plantegen com a projectes però que ben bé podrien ser-ho. És a dir, que, de vegades, ens falta reconèixer un projecte quan el tenim davant dels nassos. I no és per un altre motiu que pel fet de que no se'ns planteja com a tal, doncs quan el client (intern o extern) ens l'encarrega, ens el resumeix com si fos una feina moooolt senzilla de fer (amb la qual cosa creu estar-se estalviant calés) i que cal fer "el més aviat possible". Plantejat així, ni tan sols un professional de la gestió de projectes s'ho veuria a venir. Sembla una tasca senzilla que tan sols cal col·locar en la llista de tasques pendents i anar fent. Però res més lluny de la realitat.

Però anem a pams. Com deia, el client sovint encarrega un projecte traient-li ferro, fent que sembli una minúcia, amagant informació, llimant-la, escurçant-la per tal de que el pressupost (temporal, dinerari) que li proposem sigui més minso. Greu error. No ens permet avaluar de manera adequada el que implica l'encàrrec i ja comencem a errar el tret.
Però és que, a més, per acabar de traure-li ferro, se'ns demana que ho fem "el més aviat possible", una de les frases fetes més antagòniques amb el món de la Gestió de Projectes. Tal com ja vam repassar en els dos posts dedicats a la mesura (Disseny d'Indicadors i Treballar per Objectius) aquest és un gran mal que patim avui en dia en les nostres feines: la absoluta incapacitat (o manca de voluntat) de mesura.

En Brad és una persona humil i no té cap problema en exposar, a mode de resum, quatre errors bàsics que va cometre en una tasca/projecte que li van encarregar. Ell ho explica tan bé que no crec poder comentar-hi res al respecte. Però sí que em permetreu fer-hi un afegitó. No aplicar els criteris de qualitat, d'excel·lència, d'eficàcia i eficiència, habituals de la Gestió de Projectes suposa un inconvenient més als ja esmentats per en Brad. El client ens podrà exigir tants canvis com vulgui sobre la marxa, podrà seguir afegint peticions a la llista, podrà continuar traient-se de la màniga especificacions, valuosa informació "oculta", condicions inesperades, perquè ens haurem compromès a realitzar una tasca de la que no en sabem realment l'abast en un temps absolutament indeterminat amb un pressupost igualment incert.

El client no ho sap, però si nosaltres li exigim més precisió i rigor, en sortirà guanyant.