Addictes al treball

Al Tumblr blog de la Afternoonsnoozbutton, he trobat un post amb un acudit gràfic realment enginyós i que m'a fet pensar en moooolta gent que conec.

(addictes als treball, vigileu! A diferència dels addictes a l'alcohol les reunions no us ajuden.)

Els meus problemes amb els problemes

Aquesta frase de'n Charles Kettering (publicada al fantàstic Tumblelog http://startupquote.com ) ho explica perfectament.
Un dels més greus (i habituals) errors en el disseny d'un projecte acostuma a ser la mala diagnosi de la problemàtica de l'escenari. Per tal d'evitar-ho, disposem de diverses eines, com el DAFO, per exemple. Però sobretot disposem de la magnífica eina anomenada "Arbre de Problemes", directament extreta de la metodologia de l'Enfocament del Marc Lògic. Pròximament, un post dedicat a la mecànica d'aquesta fantàstica eina.

Les dates d'entrega i el preu a pagar

Aquesta frase de'n Thomas Kennedy m'ha semblat absolutament encertada i visionària:

Quan més ridicula la data límit d'entrega, més diners caldrà gastar-se intentant complir-la.

És a dir que, com molts hem patit en les nostres pròpies carns, fixar una data límit més curta del necessari no fa que els projectes s'acabin necessàriament abans. I, si més no, per aconseguir-ho ens hi deixem moltes coses en el camí, fonamentalment qualitat i diners.

Serveis de cerca d'informació a Internet

Sovint, en alguns projectes, una de les més importants fonts d'informació sol ser la xarxa. Però a l'hora de buscar informació, molta gent no utilitza més que una minsa quantitat dels recursos de cerca d'informació disponibles a Internet, probablement Google i la Viquipèdia.
És per això que he el·laborat aquesta presentació per resumir-ne algunes de les seves opcions menys conegudes però igualment interessants.

Aquí una versió en català:

Serveis de búsqueda d'informació a Internet on Prezi

Aquí la versión en castellano para mis alumn@s de ESEC:

Servicios de búsqueda de información en Internet on Prezi

And here the english version for my CETT pupils:

Internet information search services on Prezi

Què fan els alumnes quan se'ls demana no deixar-ho tot per al final?

No està basat en un estudi del M.I.T., però els resultats em casen amb la realitat que visc cada any quan els demano als meus alumnes que vigilin a l'hora de fer els seus projectes finals, que no ho deixin tot per al darrer dia per evitar-se problemes.

Nova temporada a ESEC

El temps sembla que no s'atura. Un any més (i ja en van quatre), arriba el setembre i comencem a ESEC Business School amb els joves multiculturals que cada any desembarquen a Barcelona amb ganes de noves experiències i d'aprenentatge.
El repte, com cada any, és superar-se. I, molt concretament, aquest any la superació vindrà donada pel fet d'incloure com a part de l'assignatura la presentació dels diferents projectes individuals que els alumnes el·laboren al llarg del curs. Tot un repte per a ells i elles, així com per a mi.

Les expectatives són altes, l'ambició igualment.

Adéu a YouTube

Aquest magnífic post de la @noemix m'ha fet pensar sobre els continguts d'Internet reaprofitats per als grans mitjans. És veritat que, com diu la @noemix, els continguts de vídeo que la gent, desinteressadament, penja a Internet en qualsevol de les seves plataformes són vilment robats sense donar crèdit i ja no diguem retribució econòmica. Si algun programa de TV fa servir un vídeo que jo he penjat, no tinc dret a un esment o a alguna compensació?
Doncs es veu que no.

Investigant sobre el tema, descobreixo en aquest post que, tal com YouTube especifica en el seu contracte amb l'usuari/a, en pujar un vídeo a la plataforma, l'usuari/a cedeix els drets d'explotació gratuïtament.

8. Derechos que Ud. otorga bajo licencia 8.1 Al cargar o publicar Contenido en YouTube, Ud. estará otorgando: 1. a favor de YouTube, una licencia mundial, no exclusiva, exenta de royalties y transferible (con derecho de sub-licencia) para utilizar, reproducir, distribuir, realizar obras derivadas de, mostrar y ejecutar ese Contenido en relación con la prestación de los Servicios y con el funcionamiento del Servicio y de la actividad de YouTube, incluyendo sin limitación alguna, a efectos de promoción y redistribución de la totalidad o de una parte del Servicio (y de sus obras derivadas) en cualquier formato y a través de cualquier canal de comunicación; 2. a favor de cada usuario del Servicio, una licencia mundial, no exclusiva y exenta de royalties para acceder a su Contenido a través del Servicio, y para utilizar, reproducir, distribuir, realizar obras derivadas de, mostrar y ejecutar dicho Contenido en la medida de lo permitido por la funcionalidad del Servicio y con arreglo a los presentes Términos y Condiciones.

Dit d'una altra manera, quan hom penja un vídeo a YouTube, qualsevol altra persona o empresa, pot re-difondre'l sense infringir cap mena de copyright ni propietat intel·lectual.

És evident que ningú, en penjar un vídeo a YouTube, vol impedir que els seus vídeos es puguin veure arreu del món (precisament amb aquest objectiu el puja, probablement), però el que ja no em queda tan clar que sigui just és que un en perdi la propietat intel·lectual o, si més no, que no pugui especificar amb quina llicència Creative Commons vol publicar el vídeo. Més que res perquè a cap usuari/a, com deia, li importa que un altre usuari/a vegi els seus vídeos, però que un programa de TV d'aquests que comenta la @noemix l'utilitza per guanyar audiència i, per tant, guanyar-hi diners de manera indirecta, em sembla que ja ratlla l'excés de confiança. Molt en particular si, per acabar-ho d'adobar, una cadena de TV com Telecinco demandà (i guanyà) en el seu moment a YouTube per no filtrar els vídeos que els usuaris penjaven dels diferents programes de la cadena privada.

El tema dona per molt, tal com he pogut anar descobrint en la meva humil investigació. Ha estat el sempre ben informat blog Alt1040 el que m'ha descobert l'alternativa perfecta en aquest senzill però precís post.

Es diu Vimeo i tot i que ja el coneixia, no estava pas al cas de que permetessin pujar vídeos amb llicència de Creative Commons. A més, el procés és espectacularment fàcil:
- puges el vídeo (com a YouTube)
- indiques la llicència Creative Commons que vols
- i llestos!

Per si fos poc, la interfície web és molt millor que la de YouTube, la comunitat és molt més interactiva (s'assembla més una xarxa social que no pas YouTube) i els seus vídeos en alta resolució són imbatibles.

Així, si publiquem els nostres vídeos en una plataforma com Vimeo, tercers com els programes de TV als que la @noemix feia referència no es podran lucrar a costa nostra.

El maleït 10%

A través del Tumblr de 9gag, arribo a un post del del startupquote que fa esment d'una de les aparents contradiccions de la gestió de projectes. Però anem a pams, primer veiem la vinyeta que ha postejat amb la cita del Rob Kalin (creador d'Etsy).



Hi estic totalment d'acord. De fet no crec que sigui massa opinable, si em permeteu la gosadia. Qualsevol que s'hagi enfrontat mai a la tasca de fer un projecte haurà descobert que després de molt temps dissenyant-lo, planificant-lo i, fins i tot, executant-ne la seva primera part, quan arriba la darrera part, aquella en la que, en principi, només caldria rematar la jugada, la intensitat dels darrers dies no és comparable en magnitud i tensió a la resta.
Personalment afegiria a la cita de'n Kalin que aquest efecte natural dels projectes té lloc, a més, en un periode de temps extremadament curt, augmentant així la sensació de pressió.

I és que, per molt que un hagi planificat a la perfecció un projecte, mai tot surt com s'esperava. Que això et succeeixi durant el transcurs del projecte no té més importància doncs pots anar-te'n refent en els dies següents. Però quan la data d'entrega ja s'albira, quan comences a notar l'alè del sempre impacient client que espera, mans obertes, la entrega del projecte com li havies promès, la pressió s'acumula de manera insuportable i les espatlles de l'equip i les teves pròpies no semblen ser ja prou amples com per suportar-ne el pès. Ja vam parlar en el seu moment, al voltant del tema de l'estimació de durades, de com les LLeis de l'Estudiant i de Parkinson influenciaven negativament als responsables de les primeres parts d'un projecte, els quals, en no sentir propera la data d'entrega, no pateixen cap mena de pressió al respecte de les seves tasques individuals, provocant així un efecte dominó que s'acumula, evidentment, al final.

Així, en aquest sprint final, aquest 10% que comenta Kalin, s'hi acumulen diversos factors:
- els retards acumulats de fases prèvies
- la pressió per la proximitat de l'entrega
- (i, per tant, la pressió per no tenir temps de refer-se dels errors o de resoldre'ls)
- (o també) les interrupcions més constants del client que ja comença a estar impacient (sobretot si hi ha un periode de implantació pendent)
- el cansament de tant de temps treballant en un mateix projecte

Per tant, no és pas cap futesa ni cap reduccionisme el que esmenta en Kalin. És una veritat com un temple.

Començar a usar twitter no és difícil

Començar a Twitter és com entrar en un pis on es celebra una festa en la que no hi coneixes ningú. Primer vas vapgarejant tímidament entre els diferents grupets, intentant escoltar diverses converses. Quan en portes unes poques, te'n trobes una que t'interessa i que et toca d'aprop. L'escoltes una bona estona i al final reuneixes el valor suficient per, entre la colla de desconeguts, colar-hi un senzill "Jo també hi estic d'acord". No és gran cosa, no t'atreveixes a fer una dissertació sobre el tema només començar, però si més no ja t'has introduit en la conversa, ja formes part d'aquest grup.
Aquesta gent, ara ja no és tan estranya ni desconeguda (i això també succeeix a l'inversa, ells no et consideren ja estrany) i, per tant, cada cop t'atreveixes més i els teus comentaris són cada cop més elaborats. De fet, segurament no passi massa temps en la vetllada perquè et decideixis a encetar tu mateix un tema que t'interessa, deixant que els demés hi participin.

Per una altra banda, a mesura que avança la vetllada, aquest grup de persones pot anar disolent-se i cadascun emigrant cap a altres grups amb altres converses. Així que, quan et poses a escoltar algun altre grup de gent i la seva conversa, és possible que ja hi coneguis algú, fent-te aquest cop la feina més fàcil de trencar el gel i atrevir-te a dir-hi la teva.

Doncs amb el Twitter és exactament igual. Aquests són els passos bàsics que jo vaig seguir per començar a gaudir de Twitter. A mi, si més no, em va funcionar.
- Busca algun amic o amiga en la vida "real" que tingui twitter (potser qui te l'ha donat a conèixer?). Si no en trobes, convenç algú perquè se'n faci a l'hora que tu.
- Fes servir les eines de cerca (de la pròpia plana de Twitter, de qualsevol client de Twitter, ja sigui web o mòbil) per buscar paraules clau relacionades amb els temes que són del teu interès (música, cinema, feina, etc.). Segueix, sense miraments, a algunes de les persones que parlen sober aquests temes.
- Busca gent famosa (o empreses famoses, o mitjans de comunicació famosos, o programes de TV famosos, etc.) que tingui twitter i segueix-la (humoristes, músics, periodistes, emprenedors, etc.)

Arribat a aquest punt ja tindràs una bona colla de gent a la que podràs anar escoltant. Primer no t'atreviràs a intervenir, només escoltaràs les seves converses, però poc a poc t¡atreviràs a comentar alguna de les seves opinions.

A força d'escoltar converses al·lienes, aniràs descobrint:
a) que algunes de les persones a les que has decidit seguir no parlen de coses que t'interessin, amb la qual cosa pots deixar de seguir-los.
b) que aquesta gent a la que segueixes parlen amb altra gent que no coneixies i que semblen tenir idees i opinions interessants, amb la qual cosa pots començar a seguir-los també.

En molt poc temps aconseguiràs que el teu timeline (el cúmul de missatges que la gent a la que segueixes va llençant) es vagi perfilant més cap als teus interessos.
En aquesta priemra fase és particularment important la quantitat. No et tallis a l'hora de seguir a gent, encara que no la coneguis. Un timeline buit o amb poca activitat pot dur-te a avorrir-te fàcilment.

En paral·lel a tot aquest procés d'escolta d'altres twitteros i twitteres, tu també hauràs agafat la confiança necessària per començar a encetar converses per tu mateix/a. Els primers potser seran molt prudents, potser només t'atreviràs a donar el bon dia als teus seguidors, potser només a explicar que fa molta calor o que estàs molt content per haver-te trobat amb un antic company d'estudis al metro. Però poc a poc et veuràs amb el coratge necessari per llençar tweets enginyosos, amb idees interessants, amb propostes de debats, potser fins i tot provocatius, potser retweetejant altres tweets que t'han semblat interessants, potser donant a conèixer planes web que t'encanten o notícies que t'han xocat.
Un cop arribis a aquest punt, et puc garantir que ja no sabràs com desenganxar-te del Twitter i que centenars d'altres twitteros i twitteres començaran a seguir-te, doncs veuràn que les teves converses els hi són interessants.

Benvingut/da doncs, a la twittersfera!

Fantàstic resum de la Gestió de Projectes del PMI

En el blog del Sergio Blanco em trobo un fantàstic resum de la metodologia de Gestió de Projectes basada en el sistema PMI. No només és un magnífic compendi sinó que no oblida res del que és important.

El trobaréu aquí.

L'Oficina de Gestió de Projectes

Sovint, la gran majoria de problemes que els meus clients tenen a l'hora de gestionar per projectes no té tant a veure amb les seves habilitats personals per gestionar-los com amb la manca d'una cultura global de la seva organització en relació als projectes.
Els problemes habituals solen ser:

• la dificultat de manejar els recursos i les persones
• solapaments amb altres departaments i amb altres projectes
• persones que no saben quines són les seves prioritats
• persones que no saben a qui han de fer més cas (al cap funcional?, al cap de projectes?)
• persones que participen en els projectes de manera mecànica i sense saber-ne clarament la importància o l'objectiu
• solapaments i sobreassignacions exagerades entre diversos projectes coetanis
• incompliment de terminis
• pèrdua d'oportunitats de col·laboració i complementació entre diferents projectes
• etc.

Tal com molt bé explica la Michelle Labrosse en aquest article (que m'arriba a través de l'hiperactiu twitter de la Sara Broca), la solució a tots aquests problemes passa per la creació d'un PMO (Project Management Office) o, el que és el mateix, una Oficina de Gestió de Projectes (OGP?, sona prou bé, no?).


Les funcions d'aquesta oficina que, de manera omniscient, vetllaria per al correcte funcionament dels projectes de la nostra organització, serien, entre d'altres, aquestes:

• millorar la gestió de la cartera de projectes
• donar suport als projectes que es duguin a terme
• instaurar els processos i metodologies de Gestió de Projectes
• donar formació al respecte
• ser el centre neuràlgic i operatiu per a tots/es els/les gestors/es de projectes de l'organització
• ser consultors i mentors interns per a tothom que dugi a terme projectes
• instaurar i facilitar l'ús d'eines informàtiques de gestió de projectes
• etc.

Aquesta OGP suposa, a nivell estratègic, un gran pas endavant, doncs proporciona un ens intern de confiança que fa d'enllaç entre els objectius estratègics de la direcció i la gent que els ha de dur a terme, fent de pont, dotant de les eines i metodologies necessàries, etc. En definitiva, un òrgan intern que compren ambdues parts i que engreixa els mecanismes de la gestió de projectes per treure'n el màxim de rendiment possible i minimitzar el desgast de tothom que hi participa.

La frase maleïda (de la gestió de projectes)

Tan se val amb qui parlis. Tan se val en quin sector treballi. Tan se val el departament concret en el que estigui ubicat. Tan se val, fins i tot, el punt geogràfic de procedència. Tan se val. Tothom creu seriosament que tenen raó quan diuen allò de:

Es queeee... en els nostres projectes és molt difícil planificar perquè hi ha molts imprevistos.

Doncs deixeu-me que ho deixi ben clar. Tan se val el sector, el departament o la procedència, tots els projectes són susceptibles de ser planificats.

Tothom creu tenir molts imprevistos, i no se n'adonen de que, en realitat, són imprevistos perquè no planifiquen.

La resistència al canvi és una cosa comprensible, però en cap cas admisible si pretenem millorar. Tota millora en la nostra manera de treballar suposa un risc, una inversió. Qui no vulgui fer-la que no la faci, però que no s'enganyi a si mateix pensant que el seu cas és l'únic al món en el que la Gestió de Projectes -és a dir, l'ordre i el control- no se li pot aplicar.

La teoria de les Limitacions (TOC - Theory Of Constraints)

Fa uns quants anys, els bons companys Pau Servera i Xavier Tusquets de Teocé m'introduïren en un concepte de la gestió de projectes realment apassionant que ells dominen a la perfecció: La Teoria de les Limitacions, un concepte ideat per l'Eliyahu Goldratt.

El concepte és molt bàsic -i potser per això tan interessant i aplicable-. Si cinc persones surten a fer footing juntes -sense haver-ho fet mai així, tots plegats-, a quin ritme aniran? Al ritme d'aquella persona més a vesada a córrer i que estirarà dels demés? O d'aquella que, pel contrari, no hagi anat mai a córrer i que, per tant, està en unes condicions molt inferiors? La resposta és clara. El grup de cinc corredors no podrà mai anar més ràpid del que els permeti el corredor més lent.
Per molt que el corredor més preparat vagi més ràpid, els demés no el podran seguir. Per contra, quan més a poc a poc vagi el corredor més lent, més lentament es veuran els demés obligats a córrer per tal de no deixar-lo enrere.
Aquesta és la base doncs, de la Teoria de les Limitacions: Una cadena sempre es trenca per la baula més dèbil.

Aplicat a la gestió de projectes, com ja haureu endevinat, la TOC és un concepte molt interessant, per no dir cabdal, en uns temps en els que ens veiem sempre obligats a treballar amb una clara restricció de recursos.

La gestió - i solució- que proposa la TOC es basa en cinc senzills passos:

1. Identificar la Limitació: Quin és l'element dins del projecte que ens limita?, que ens fa anar més lent?
2. Explotar la Limitació: Alliberar l'element limitador de tota la feina supèrflua o innecessària.
3. Subordinar-ho tot a l'element limitador: Totes les decisions operatives passen per tenir en compte l'alliberament esmentat en el punt anterior. En Josh Nankivel ho explica molt bé en aquest article: "Ja n'hi ha prou de així és com ho hem fet sempre".
4. Elevar la capacitat de la Limitació: Si és possible, augmentar la capacitat de treball de la Limitació (afegint-hi més recursos, per exemple).
5. Controlar la inèrcia: Cal eradicar la Limitació, no traspassar-la o moure-la a un altre lloc.

Per si encara us queda algun dubte, aquí teniu una animació molt clara i amena sobre el concepte TOC.

Si el voleu veure a pantalla completa, premeu aquí.

Aquests són els conceptes bàsics de la Teoria de les Limitacions però, òbviament, hi ha molt més al darrera. Properament, en futurs posts, hi entrarem amb més detall i veurem casos pràctics més concrets que puguin donar bones pistes sobre com aplicar-ho a les nostres realitats quotidianes. Mentrestant, us recomano en aquest sentit el llibre "fundacional" que el propi Eliyahu Goldratt escriví en el seu moment: La Meta.

Els projectes i els prejudicis

Soc un pesat, ho sé, sempre insisteixo en el mateix. Els meus clients i alumnes no paren de sentir-me parlar de la importància d'invertir temps en les fases prèvies dels projectes per recopilar un bon cabàs d'informació (quantitat i qualitat) i analitzar-la amb les eines pertinents (DAFO, Anàlisi de Participants, etc.) per tal d'arribar a la part creativa del projecte, aquella en la que li donem forma als nostres somnis en la millor de les condicions.
Tristament, les presions temporals, la multitasca i també, -per què no dir-ho- una certa fòbia a fer les coses de manera organitzada i seguint un patrò estructurat, impedeixen a molts/es gestors de projectes dedicar-li a aquesta part inicial el temps necessari. Conseqüències? Fatals, totes elles:

- No es tenen en compte oportunitats que ofereix l'escenari i que podrien convertir el nostre projecte en alguna cosa absolutament espectacular.
- Es passen per alt riscos potencials -no els més evidents però si els que s'arrauleixen sota les pedres del camí- que poden tombar-nos el projecte sencer.
- Es desaprofiten habilitats de l'equip o de l'organització que ens facilitarien el camí cap a l'èxit.
- No es perceben correctament els interessos dels beneficiarios o dels stakeholders, podent fins i tot acabar entregant un projecte que acabi no contentant a ningú.
- S'oblida afrontar les limitacions que com a equip o organització tenim, fent que el camí encara sigui més tortuós o que alguna de les nostres mancances pugui limitar l'assoliment dels objectius.

En definitiva, com es pot comprovar, atansar-se a una fase creativa d'un projecte sense haver-hi posat el coll en la part prèvia és un suïcidi creatiu, és la millor manera de fer un projecte que no compleixi els objectius o, encara que els arribi a complir, que es converteixi en un projecte vulgar, d'estar per casa, dels de córrer endavant i no mirar endarrera.

Dit d'una altra manera, si un ha de crear, ha de decidir qüestions fonamentals de cara al projecte sense el coneixement previ que atorguen les fases anteriors, no li quedarà més remei que tirar de prejudicis. I, deixem-ho ben clar, no en tinguem pas cap dubte, els prejudicis no ajuden a ser creatiu.

Dabbleboard, una eina pel treball col·laboratiu online

Revisant unes interessants diapos que la Hediye Evsan ha penjat sobre eines online de creació de Mindmaps, em trobo amb una eina que es diferencia una mica de la resta doncs el seu propòsit no és tan el de crear mapes mentals com el de proporcionar una interfície gràfica pel treball col·laboratiu.
Es tracta de Dabbleboard, una eina totalment gratuïta (tot i que compta amb plans de pagament per aconseguir més prestacions) que ens permetrà treballar en equip en la distància i, el que és millor, d'una manera extremadament intuïtiva. Tot i haver tafanejat una mica l'eina, encara no l'he feta servir en un projecte real, però ja tinc ganes de que se'm presenti l'oportunitat doncs em temo que he trobat una de les meves eines 2.0 preferides.
Aquí us en deixo la absolutament espectacular demo. Us recomano que la veieu a pantalla completa (pitjant sobre la icona de les quatre fletxetes a la cantonada inferior esquerra).



Em quedo amb lo intuïtiu de la interfície (això de dibuixar lliurement i que reconegui les formes bàsiques és genial i li dona molta velocitat) així com amb la part col·laborativa. Un equip de treball pot estar veient el mateix document (fins aquí cap novetat) però també modificant-lo sobre la marxa, cadascú amb un color diferent per tal de que quedin clares les aportacions de cada membre o, fins i tot, conversant sobre el tema en qüestió via xat, àudio i/o vídeo.

Sovint m'he trobat amb la necessitat de fer reunions en la distància i es pot avançar bastant poc moltes vegades degut a la limitació de les eines existents (l'Skype segurament seria la més limitada de totes, però com que és famosa, tothom la té i acabem fent-la servir com si fos la única). Amb una eina com Dabbleboard és possible trencar aquesta barrera i buscar la màxima eficiència. Per fi comencen a veure la llum eines veritablement poderoses que no requereixen de descàrregues ni instal·lacions i a les que tothom pot accedir.
Espero que us sigui ben útil aquest Dabbleboard! :-)