El meu Top 10 de la Gestió de Projectes: #2 GENT

Dominar totes les eines i tècniques de la gestió de projecte no és suficient. No val a oblidar mai que aquestes eines i tècniques seran emprades per les persones que formen l'equip de projecte. Oblidar la gestió de la gent és oblidar l'ànima del projecte, deixar-la a l'atzar, a la casualitat, a la conjunció dels astres. Bona part de la nostra feina com a líders d'un projecte té a veure, precisament, amb la gestió adequada i curosa de les persones que formen l'equip, el nostre equip.
Des d'establir canals de comunicació fluids i accessibles fins a la gestió de les agendes encobertes, passant per la correcta administració de la feina a fer, la cura per mantenir la tensió o la motivació constants, totes elles són responsabilitats del líder del projecte. Abandona un equip a la seva sort, i prepara't per enfrontar-te a multitud de problemes amb els que, de ben segur, no comptaves.
Menystenir l'equip, pensar que són només una eina més al nostre servei, creure que tan sols són robots -freds, impassibles, soferts i abnegats de sèrie- ens durà al fracàs, inevitable i rotund.

Com si d'un mecanisme de rellotge suís es tractés, totes les persones involucrades en un projecte són engranatges, alguns més grans, altres més petits, alguns en contacte directe amb les manetes del rellotge, altres amagades sota capes i capes de peces petites i aparentment insignificants. Però totes elles, absolutament totes, juguen un rol imprescindible en el projecte. Abandona'n una, deixa de cuidar-la, permet que s'espatlli, i el rellotge deixarà de funcionar.

Aquest Top 10 estarà format per un total de 10 posts, que s'aniran publicant periòdicament. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 i 10. Dos aclariments: 1- Aquest Top 10 és el meu. No pretén ser transferible. 2- Qualsevol Top 10 és reduccionista, deixa coses fora.

El meu Top 10 de la Gestió de Projectes: #1 AMBICIÓ

Gestionar per projectes ens ha de permetre ser més ambiciosos. Quan fem un projecte no volem fer un bon projecte, volem fer el millor projecte possible (amb els recursos disponibles, amb les limitacions del moment, del lloc). No ens val res per sota d'això. Volem ser alhora eficaços i eficients, assolir tots els objectius amb una gestió molt precisa i adequada dels (pocs) recursos. És per això que som ambiciosos, perquè no ens conformem amb menys.

Però també hem de veure-ho des de l'altra banda. Les tècniques, mètodes i eines que ens brinda la Gestió de Projectes ens han de permetre ser més ambiciosos. Hem de sentir com la força que ens atorga la Gestió de Projectes ens fa sentir-nos més confiats de poder arribar més lluny del que arribaríem en circumstàncies normals. Podem lluitar per l'excel·lència, per la innovació fins i tot. Podem voler canviar el món, millorar-lo, aportar als nostres beneficiaris un escenari nou, una transformació tan radical i positiva de l'anterior que ni ells mateixos s'ho podrien haver imaginat. Anem un pas més enllà; què dic un pas, un salt! Agafem les limitacions i els riscos i triturem-los, fem-los miques. Fer projectes és portar somnis a la realitat. Qualsevol cosa per sota d'això no hauria de merèixer tal nom.

Aquest Top 10 estarà format per un total de 10 posts, que s'aniran publicant periòdicament. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 i 10. Dos aclariments: 1- Aquest Top 10 és el meu. No pretén ser transferible. 2- Qualsevol Top 10 és reduccionista, deixa coses fora.

Alternatives a l'MS Project per a Mac

Per a qualsevol gestor de projectes avui en dia és ja impensable intentar dur a terme la seva tasca sense un software de suport a la planificació i al seguiment com MS Project.
Essent com és el més popular i extès, hi ha una part de la població, els usuaris de Mac, que no hi tenen accés, doncs Microsoft mai no ha llençat una versió per a aquest sistema operatiu.
Aquí us en deixo algunes opcions, tant gratuïtes com de pagament per tal de que pogueu escollir. N'hi ha, de fet, de molt diferents entre sí en quan a prestacions, però tots ells us permetran dur a terme les accions bàsiques de planificació i seguiment per a qualsevol tipus de projecte.

• OpenProj: Totalment gratuït. Ja n'haviem parlat al blog, en la seva versió per a PC.
• Merlin: La versió gratuïta no expira tot i que està limitada a 40 tasques.
• iTaskX: La demo no permet gravar ni imprimir.
• Omniplan: La demo expira en 14 dies.
• GanttProject: Totalment gratuït.

I si no en teniu prou o en voleu més detalls, aquí teniu una sèrie de 9 articles analitzant amb certa profunditat les diferents alternatives:

• Primera entrega
• Segona entrega
• Tercera entrega
• Quarta entrega

Els cinc que falten s'aniran publicant periòdicament en el blog The green PM.

Gannter, software de planificació online gratuit

Trobar bons aplicatius online que vinguin a substituir les eines que fem servir per planificar projectes no és cosa fàcil. La gran majoria que es publiciten com a eines de projectes són, en realitat, gestors col·laboratius d'informació, que permeten treballar amb informació, fer anotacions, reunions amb l'equip, etc., però que molt sovint obliden o fracasen en el seu intent d'afegir un mòdul que permeti planificar projectes.
I, d'altra banda, quan en trobes un que ho fa, el 90% de les vegades és de pagament.

Però de tant buscar, al final sempre acabes trobant una agulla en un paller, així que aquí us acosto Gantter, una eina gratuita online que bé pot arribar a ser un bon succedani de les eines més habituals com MS Project o Open Project.

El primer que cal recalcar és que és gratuit, 100% gratuit. És una eina purament de planificació, que permet, de manera molt semblant als seus "germans grans", introduir tasques, relacionar-les amb predecessores i afegir-hi recursos. Permet, igualment, guardar el projecte, ja sigui online (en una mena de repositori) ja sigui en local, en diversos formats, a destacar els de Google Docs i MS Project (a través d'un format XML, que el MS Project pot importar perfectament).
També permet, igualment, importar projectes creats amb MS Project i amb Open project, la qual cosa ens pot facilitar el treballar amb projectes antics o importar-ne parts concretes.

Característiques més destacables

- Bona gestió de les predecessores, a diferència d'altres aplicatius online, permetent una certa flexibilitat a l'hora de fer predecessores, incloent-hi FC, CF, FF i CC, a més de posposicions o temps de retard.
- Visualització del Camí crític, de manera fàcil, a un parell de clics.
- Botó de desfer multinivell, que et dona la tranquil·litat de treballar sense por a cometre errors irresolubles.
- Gestió de recursos força completa, permetent recursos de tipus Treball i Material.
- Alerta de recursos sobreassignats sobre el mateix diagrama de Gantt.
- Calendaris personalitzables, tan generals com per a recursos concrets.

Limitacions i mancances

- No ens permet fer seguiment del projecte de manera còmode ni completa. Tan sols marcar el percentatge de cada tasca que ja ha estat completat. No hi ha cap tipus d'informe de desviacions ni res de semblant.
- La recaptació d'informació és curta, incompleta i poc generosa. No hi ha cap tipus d'informe general, ni tan sols a nivell global del projecte. No compta amb cap altra tipus de vista que no sigui la del diagrama de Gantt, impedint així veure l'ús dels recursos o de les tasques, per exemple.

Conclusions

En definitiva, doncs, una bona eina que pot servir com a alternativa als clàssics, però que les seves limitacions el condemnen a un ús lleuger, superficial. Pot, però, encaixar perfectament amb aquelles ocasions en les que no ens cal una planificació massa profunda ni una gestió de la mateixa massa extensa.

Aquí us deixo un vídeo que us ajudarà a començar a fer-lo servir.

La paradoxa d'Abilene

Explica la història que un matrimoni es disposà a passar un agradable cap de setmana d'estiu a casa dels sogres. El pla per al cap de setmana es limitava a unes tranquil·les partides de parxís i unes refrescants llimonades asseguts en el balancí del porxo mentre es xerrava amistosament de temes insubstancials.

Un cop allí, per sorpresa, el sogre proposa fer una "escapada" a Abilene, un poblet distant d'uns 50kms. "Té un magnífic restaurant on podrem menjar-nos unes delicioses hamburgueses!" exclama. "Això sí," –continua– "la carretera que ens hi portaria travessa un desert i en aquesta època de l'any acostuma a arribar a temperatures properes als 50 º.

La família al complert expressa la seva conformitat amb la proposta i es posen en marxa. El viatge no pot ser més insuportable. Una temperatura inaguantable els acompanya tot el trajecte, amarant-los de suor que, al seu torn, fa de cola per als núvols de pols que es filtren per les finestretes i que els cobreix tots els porus.

Un cop arribats al poble, s'acosten al restaurant on els serveixen unes hamburgueses tot just tretes de la graella que els abrasa encara més les goles i una gasosa excessivament freda que, tot i que inicialment sembla aplacar la sensació d'ofec, acaba sentant-los malament degut al contrast. Silenciosos, deprimits i secretament emprenyats, fan el camí de tornada a casa, ara especialment insuportable degut a la suma de calor, cansament i silenci.

Un cop a casa, comencen els retrets, primer els sogres en privat:
- Per què vas proposar una idea tan absurda? –pregunta al sogre la seva dona.
- Perquè he pensat que s'estarien avorrint i que preferirien un canvi d'aires.

Després el matrimoni, també en privat:
- Per què no has dit que no et venia de gust? Sabies perfectament que a mi tampoc em venia de gust –li deia la dona al marit.
- Perquè he pensat que sí que et vindria de gust; a més, és el teu pare, hauries d'haver estat tu la que li digués que no hi volíem anar.

Y després segueix en públic, on tot el món admet que va acceptar perquè va pensar que als demés els hi vindria de gust encara que, individualment, ningú hi volia anar.

Desenvolupada per Jerry B. Harvey

Aquesta paradoxa d'Abilene ens ha de fer reflexionar sobre una situació francament curiosa. Fins i tot en un equip de projectes que sembla estar funcionant bé, que aparentment es funciona, l'excés de prudència, les ganes d'agradar a tothom (que no té perquè ser un pecat ni un defecte) pot tenir unes conseqüències desastroses, "obligant" a tothom (tant individual com col·lectivament) a prendre una decisió que descontenta a tothom.

En aquesta història, ningú va voler ser sincer. Tothom va voler sacrificar-se pels demés, dir-los el que esperaven sentir. Però ho van fer sense saber ni preguntar què és el que volien o esperaven. Així, el desastre és total. Els quatre protagonistes creuen, després de que tot passés, que ells van fer un sacrifici pels demés que no ha servit de res, amb la qual cosa el sentiment de frustració es dispara, amb les posteriors conseqüències negatives pel rendiment futur dels diferents membres, així com del grup sencer.
Qui lidera un equip de projectes no ha de tenir mai por d'assentar les regles de la "convivència" entre els membres del seu equip de manera que puguin sempre expressar la seva opinió i els seus desitjos i preocupacions. No fer-ho, encara que sigui encobert sota una fina capa de prudència, pot portar a patir els efectes de la paradoxa d'Abilene.

Scrum methodology in 10 minutes

One of the most common types of project management methodologies is the one called Scrum. Its main concept is very simple and basic but, however, extremely effective.

Actually, it's so simple that it can be very well explained in only ten minutes, which is the lenght of this video created by Scrum master Hamid Shojaee. Be ready for it, when you finish watching it you'll be ready to adapt your projects to the Scrum methodology.

Els mals caps (i per què ho són)

Tots hem hagut de patir, algun cop en la vida, un/a mal/a cap. Un d'aquells personatges que semblen posats en el teu camí per fer-te la feina més difícil i la teva existència més insuportable. Trobar-te'ls en la teva carrera professional, sovint comporta un pas enrere. Els efectes que sobre la teva autoestima, sobre la teva auto-confiança exerceixen són, sovint, devastadors, necessitant després un bon temps amb algun/a cap més o menys decent per recuperar-les, molt poc a poc. Conec a molts professionals absolutament marcats per antics mals caps, que els van amargar la vida en aquell moment i que, hores d'ara, anys més tard, encara apareixen, de tant en tant, en els seus malsons.
Però per què aquests caps no fan bé la seva feina? Els motius són diversos, però n'hi ha un d'essencial que val la pena destacar, doncs resumeix el tarannà de molts d'aquests mal caps.
El principal motiu per ser un mal cap no és la manca d'experiència o d'habilitats. El principal motiu per ser un mal cap és ser una persona amb mancances emocionals a nivell personal. Deixeu-me que m'expliqui.

Algú que pateix una certa falta d'estima o una manca d'auto-realització utilitzarà el seu "poder" per contrarestar-ho, perdent així de vista la veritable finalitat de les seves accions: dirigir i liderar un equip. Aquests personatges, tan nocius per les organitzacions i per les persones que hi treballen, no confien en sí mateixes, en les seves habilitats o coneixements. Saben, són molt conscients, de que els han donat un càrrec de responsabilitat sense realment tenir el que cal per fer-ho. Fonamentalment el que volen fer, doncs, és refermar la seva posició de caps, fer que es noti que ho són, i ho volen fer des del primer moment en que són nomenats caps. Així, insisteixen en actituds com:
- fer reunions de seguiment, en les que exerceixen de jutge més que d'aglutinador o d'incentivador.
- clavar bronques o mancar al respecte a subordinats.
- posar en evidència als subordinats davant dels demés, humiliar-los públicament.
- demanar tasques innecessàries tan sols per poder exercir el poder ("vull un informe sobre tot això per demà al matí")
- passejar per entre les taules fent palesa la seva presència per generar por.
- etc.

Aquestes actituds tenen, curiosament, no només un beneficiari -els mals caps- sinó que també tenen un damnificat -el subordinat- que és la carnassa de que fa servei el mal cap per refermar la seva posició.

D'aquestes accions i actituds, només se'n poden sortir els seus subordinats de tres maneres diferents:
- els que es "reboten": hi ha qui té la moral molt alta i l'auto-confiança igualment ben nodrida, així que perceben això com un atac directe -que ho és- i reaccionen en contra.
- els que "passen": assumeixen la situació -i també el mal cap que els ha tocat- i abaixen el cap per seguir treballant sense deixar que els afecti massa.
- els que es debiliten: contraposats als primers, hi ha gent que té la moral tocada o que mai ha gaudit d'un excés d'auto-confiança, i aquests atacs directes els minven encara més la moral, abocant-los a la inseguretat més extrema.

El millor de tot és que, com es pot imaginar, cap de les tres sortides beneficia a l'organització. Ja sigui per la generació d'un ambient d'enfrontament, ja sigui per una manca d'involucració, ja sigui per una manca de confiança reforçada, tots tres perfils acaben sortint d'aquestes situacions sent molt menys productius i amb unes actituds gens positives que, a més, s'encomanen fàcilment.

En definitiva, només haurien d'accedir als llocs de responsabilitats aquelles persones amb un esperit, caràcter i situació emocional equilibrats. Només haurien de liderar persones aquells que estan en pau amb sí mateixos i que, per tant, no necessiten fer la guerra a ningú per sentir-se satisfets.

El que deixa d'intentar ser millor...

La clau de l'èxit és contractar grans persones

Contracta grans persones i dona'ls-hi la llibertat de ser impressionants.

Les decisions difícils i els escenaris post-apocalíptics

Hi ha un munt de tècniques i mètodes diferents per facilitar la presa de decisions. Per a mi, però, hi ha un factor que em sembla determinant i al que tots els altres hi estan supeditats. Un factor que, segons el meu criteri, és el que ens col·loca en aquelles situacions difícils en les que hem de decidir i sembla que el món se'ns cau al damunt mentre intentem trobar quina és la millor opció.
I al factor en qüestió, jo li en dic "les conseqüències post-apocalíptiques".

La dificultat en decidir sovint ens ve perquè intentem imaginar les conseqüències de prendre una decisió o una altra. Ens fem, per dir-ho així, una pel·lícula dels esdeveniments que vindran causats per cadascuna de les opcions. Sovint, aquestes pel·lícules són del gènere de les catàstrofes post-apocalíptiques. Imaginem sempre el pitjor escenari possible. Ens "encanta" veure com tot s'ensorra al nostre voltant, com hi ha inundacions, terratrèmols i tsunamis. Rarament les decisions difícils giren al voltant de dues opcions amb resultats positius. El més habitual, per contra, és que ens costi decidir per dues opcions que temem que, ambdues, ens portaran per mals camins. La nostra imaginació ens fa aquesta mala passada de pensar que, decidim el que decidim, ens portarà a escenaris pitjors o perniciosos.

Però la realitat ens demostra, si girem la vista enrera, que les (catastròfiques) consqüències esperades la major part dels cops no es produeixen. Tot allò que vam imaginar, abans de prendre la decisió, que passaria si escollíem un camí o un altre, no només no succeeix ni per aproximació sinó que, fins i tot, resulta que no es produeix en absolut.
Per tant, si la por a escenaris futurs catastròfics és el que ens frena a l'hora de decidir, recordem que la major part de les vegades, aquests no es produeixen. Així que no cal donar-li tantes voltes. Decidim, decidim ja.

Improving plans

Happy Halloween and an even better "castanyada"! Hope you all enjoyed the spookiest and most delicious night of the year.
Back to business, we have one class to recover. It's not going to be the same as actually having it presentially, but it will definetely be better than doing it with no one in it, right? ;-)

So, this is what you have to do to recover such an important class like last Wednesday's.
You need a computer with OpenProject installed in it. If you don't have it installed, you can download it and install it from here.
Once installed in your computer, go to the Virtual Campus and open the OpenProject file called "Improve Planning MIX".
In the Virtual Campus print the document called "Improve plans (help sheet)", so you can use it as a guide throughout the virtual class.

Now, hit play and watch this video.



There are, of course, more techniques (you have them on the Help sheet), but this ones are enough for today.

Now you've learnt te basic techniques. It's time for you to try them. Go to the Virtual Campus and open the OpenProject file called "Improve planning (overwork)". What you have to do with those tiny mini-exercises is just to solve the overwork. Just like in the example we used in the previous video, we can only use the resources that we have in each of the mini-exercises. The goal has to be to solve the overwork but always be as efficient as possible. Try different techniques to decide, finally, the best for each situation.
You'll find the instructions in this video:



If you have any difficulties, sent me an email. You you've finished it and want to give it a try, send it to me via email.

Ser líders

La Ester Baqués, estudiant de turisme, participà fa tan sols unes quantes setmanes en un debat que vaig proposar sobre els diferents estils de lideratge. Una de les seves aportacions a la conversa va ser aquest vídeo del programa Mil·lènium que presente el Ramon Colom i que, en aquesta ocasió, versava sobre el fet de ser líders i tot el que implica. Complet i plural, com és habitualment el programa que emet el Canal 33, el vídeo ens dona una visió prou àmplia del que significa ser líders avui en dia.

Apuntes para l@s alumn@s de ESEC

Por si queréis tenerlos con vosotr@s en clase, podéis descargarlos de aquí. Recordad, sin embargo, que lo que realmente os ayudará a aprender a gestionar proyectos (y por tanto a aprobar la asignatura) es la práctica. Si participáis a fondo en las dinámicas de clase, si realizáis los ejercicios en casa con criterio profesional y exigente, no tendréis ninguna dificultad para hacerlo.

Definició de Gestió de Projectes

Hi ha, definitivament, moltes maneres de definir el que és la Gestió de Projectes. Avui us acosto una de les aproximacions, feta per la enciclopèdia multimèdia d'última generació Qwiki.

Què són els Mapes Mentals?

Fa uns dies explicàvem què eren els Mapes mentals o Mindmaps, una tècnica de creativitat realment molt eficaç i que s'adiu perfectament a les dinamiques creatives que un projecte acostuma a necessitar.
Però el bon company Ferran Peiró de la Diputació de Barcelona m'ha fet arribar aquest curs online sobre el tema que m'ha semblat realment ben trobat i que pot acabar de reforçar els fonaments revisats en l'esmentat post. No només és extremadament didàctic, sinó que és molt amè, clar i directe. Conté, a més, un petit test per esbrinar quin tipus de creativitat tens més associada al teu cervell.

En conjunt, un magnífic recurs online que aclarirà dubtes o generarà interès per aquesta potent tècnica de creativitat.