Teoria motivacional dels dos factors de Frederick Herzberg

Heus aquí els dos conjunts de factors que incideixen en el rendiment i la motivació d’un/a treballador/a segons la teoria d'Herzberg.

Factors d’higiene (orientats a l’ambient laboral):

· les diferents polítiques de l’empresa

· les condicions de treball

· la seguretat laboral

· el salari

· les retribucions laborals

· les relacions amb supervisors i directors

· les relacions amb els empleats de la mateixa categoria

· les relacions amb els subordinats

Factors motivadors (orientats al treball):

· el propi treball (tipus, característiques, etc.)

· les fites assolides

· el reconeixement obtingut

· la responsabilitat implícita

· les oportunitats d’ascens que se’n deriven

Recordatori essencial

• Tenir al complert coberts els factors d’higiene farà que els empleats no estiguin insatisfets però tampoc potenciarà la motivació i l’esforç.
  

• Els canvis en els factors d’higiene no aconsegueixen mantenir la motivació alta a llarg termini per si sols.
  

• El salari forma part dels factors d’higiene doncs s’assumeix que, sense rebre un sou, ningú no treballaria en una jornada laboral completa. Essent així, cal que formi part dels factors fonamentals i no dels motivadors.

Lideratge - Accions bàsiques

Ben al contrari del que molts caps fan, el/la líder dedica el seu temps a les següents cinc accions bàsiques:

Motiva: Dedica gran part del seu temps a incentivar el seu equip, facilitant-li el camí, reconeixent els seus mèrits, premiant, animant, etc.

Avalua: Dedica gran part del seu temps a analitzar l’escenari actual i totes les variables d’entorn que poden afectar l’equip i n’extreu les conclusions necessàries per actuar.

Protegeix: No escatima esforços en aïllar el seu equip de les inclemències externes, de les dificultats polítiques i burocràtiques que podrien entorpir el bon desenvolupament de les tasques i la consecució dels objectius. Actua com a paraigües, lluitant per permetre que el seu equip pugui treballar amb comoditat i llibertat d’acció assegurant-se de que tingui tot allò que necessita.

Decideix: En contra del que molts autoanomenats líders es pensen, l’equip necessita en multitud d’ocasions que el/la seu líder decideixi. El que un líder no pot permetre mai és que una presa de decisió divideixi el seu equip o el preocupi en excés, ja sigui per la responsabilitat o per conflictes entre membres de l’equip.

Coordina: Dedica gran part del seu temps a gestionar correctament les tasques, objectius i recursos disponibles per tal de assolir la major eficiència possible. Des de la assignació de tasques fins a la creació de sub-equips, passant per la correcta assignació de recursos o la gestió d’imprevistos, totes son responsabilitats inherents a la condició de líder.

Hi ha moltes altres accions que un/a bon/a cap pot dur a terme en un projecte, però si descuida alguna d'aquestes cinc es veurà abocat al fracàs.

Les normes definitives per a la gestió grupal en Projectes

Dels milers de normes que ens podríem inventar sobre la gestió grupal en Projectes, en voldria, aquest cop, destacar dues:

Norma 1ª
No es pot doblegar el continu espai-temps.

Norma 2ª
Per tal de poder considerar que un projecte ha estat reeixit cal que els membres de l'equip estiguin vius.

A què treuen cap aquestes dues normes tan exagerades? Doncs, bàsicament, responen a una realitat, aquella que es percep a l'hora d'abordar projectes de tot tipus i caire.

Al llarg de la història -no, no!, no fugiu! és tan sols una petita introducció històrica per tal de situar-ne el context!- l'ésser humà s'ha entestat en inventar artil·lugis que ens permetessin guanyar temps a la vida. Hem inventat màquines que simplifiquen les feines més feixugues, ens permeten fer-les en la meitat de temps i, per tant, ens haurien d'alliberar. Però a l'hora de la veritat, quin ha estat l'ús que li hem donat a aquest temps guanyat? Doncs sembla que l'hem invertit en treballar més.
Vivim doncs, darrerament, en uns escenaris vitals que ens apreten constantment . Ens hem tornat Homo Urgentis de tanta pressió i tants terminis d'entrega com hem d'afrontar diàriament. I a l'hora de fer projectes, traslladem tota aquesta pressió envers les persones que els duen a terme.

Quan un projecte s'està duent a terme hi ha una certa tendència a pensar que cal fer-ho tot el més aviat possible, allò que els anglòfils en dirien ASAP (As Soon As Possible). I més enllà de l'error en la concepció d'aquest objectiu (tal com ja vam aclarir en l'article destinat a la fixació d'objectius), els efectes que se'n deriven son extremadament perversos. Hi ha una mena de sensació de que si una determinada tasca no es fa ara mateix, no es farà mai; que més enllà del ara només hi pot venir el retard; que la immediatesa és la única manera d'afrontar els reptes d'un projecte. I sembla que no fer-ho o estar en contra d'aquesta urgència permanent sigui símptoma d'una manca de compromís amb el projecte o, com molts/es creuen, amb qui dirigeix el projecte (que és, per descomptat, aquell/a que ha ordenat fer-ho tot el més aviat possible). Res més lluny de la realitat. Permete'm una petita història al·legòrica per il·lustrar el que vull dir.


En Sergi és el cambrer d'un restaurant de carretera. En el seu torn de quatre hores ell sempre en diferencia dos moments ben diferents. Hi ha un primer moment, el que va de les 11 del matí, hora de la seva entrada a treballar, fins a la 1 del migdia. Aquest és un moment de calma, on els clients van entrant al local amb una mena de degoteig incessant però molt espaiat que fa que mai hagi d'atendre a més de dues persones alhora.
En canvi, en quan arriba l'hora de dinar, pels vols de la 1, aquell degoteig minuciós incrementa el seu ritme per començar a deixar entrar un client darrera un altre, omplint el local i fent anar de corcoll al pobre Sergi. La feina del Sergi és, exclusivament, la de prendre les comandes, demanar-les a la cuina i, un cop els plats han estat preparats, portar-los a taula.
El problema en aquesta franja horària és que, com és lògic, tots els clients creuen que la seva comanda és urgent i aquestes se li acumulen a en Sergi, que no dona abast. No tan sols el temps d'espera dels clients augmenta dramàticament portant-los a la desesperació i a les constants queixes cap al Sergi, sinó que l'efecte més contundent el pateix el propi Sergi. En la seva llista mental de tasques pendents, ara a en Sergi se li acumulen més de 10 entrades diferents: 1- demanar la comanda a aquest senyor que acaba d'entrar, 2- cobrar a la senyora que va amb la criatura i que fa força estona que ha demanat el compte, 3- portar els plats de la taula dos, 4- també els de la taula quatre, 5- i sobretot els de la dotze, que em sembla que ja estan mig freds, 6- canviar un cafè per un tallat, que sembla ser que estava equivocat, 7- etc.
Com es pot imaginar fàcilment, l'estrés al que està sotmès ara mateix en Sergi no és massa saludable. Però més enllà de fer diagnòstics de salut, si ens fixéssim únicament amb la seva efectivitat a l'hora de dur a terme les tasques per les que ha estat contractat, veuríem com aquesta ha baixat enters, com el seu temps d'entrega ha augmentat de manera exponencial i que, i aquí ve el quid de la qüestió, el nombre d'errades que comet és molt elevat.

La llista de tasques pendents que tots/es tenim al cap, ja sigui en la nostra feina o en la nostra vida personal ha de ser imaginada com un petit magatzem on guardem aquelles matèries (tasques) que després processarem per tal de donar-les-hi sortida. Aquest magatzem de les tasques a fer té una capacitat limitada, i en el moment en que arriben més ordres de les que pot emmagatzemar, empesos per la pressió de tenir moltes coses pendents, comencem a introduir-les, a entaforar-les diríem, dins la maquina (que som nosaltres mateixos) per començar a donar-les-hi sortida, a fer-les, per així treure-nos-les del magatzem i alliberar-lo una mica.
Entaforar les tasques d'un projecte, és a dir, fer-les ja mateix simplement pel fet de que se'ns estan acumulant les pendents no ens porta a cap altre lloc que no sigui a no fer-les com caldria -i per tant a baixar el nivell de qualitat del nostre projecte- així com a cometre errors que en una situació de calma no cometríem.

Dit d'una altra manera i fent un símil més proper, si posem en una rentadora molta més roba de la que hi cap folgadament, això és entaforant-la a pressió, això no farà, en cap cas, que la roba es renti bé, ans al contrari, no aconseguirem el que volíem: rentar la roba i deixar-la neta. Es veritat que podríem pensar que, com a mínim hem aconseguit reduir dràsticament el volum de roba que teníem pendent de rentar, però el nostre objectiu, que era rentar la roba i deixar-la neta, no l'hem pas aconseguit.

I aquí és on s'aplica la primera de les dues normes: No es pot doblegar el continu espai-temps.
Hi ha un temps determinat per fer les coses, i voler anticipar-les sense més ni més, trencant el que en podríem dir el continu espai-temps, no farà més que dur-nos al fracàs. Al final haurem de fer encara dues rentadores més, tal com havia d'haver estat al principi, i, per tant, encara trigarem més a enllestir el procés.

I, aplicant la segona de les normes, aquella que diu Per tal de poder considerar que un projecte ha estat reeixit cal que els membres de l'equip estiguin vius, ja podeu imaginar que una de les conseqüències d'aquesta obsessió per rentar tota la roba de cop ens durà, a curt o llarg termini, a que se'ns espatlli la rentadora.

Així doncs, tot el que sigui pervertir aquests límits intentant fer més coses de les que es poden fer en un determinat període de temps o exigint que alguna persona faci més feina de la que pot assumir ens portarà indefectiblement al fracàs.
Doncs és justament aquest el comportament que habitualment es té en la gestió de projectes. Sembla no importar quan bé fem les tasques sinó quantes tasques resolem ràpidament per tal de no endarrerir-nos.

Si ens ho mirem fredament, sembla com si, definitivament, en la gestió de projectes no ens importés gens ni mica la qualitat del que entreguem; la única cosa que sembla preocupar-nos és entregar a temps. I entregar què?, podríem preguntar; resposta: tan se val, això no ens importa!

Planificació - el joc de pintar la casa

Ja se sap que jugant es pot aprendre molt. Aquí tens un petit joc de planificació que, com a repte que és, et permetrà posar-te a prova. En acabat intentarem treure'n profit de tot plegat.

Imagina la següent situació. Una parella acaba d'entrar a viure en un pis. El pis en qüestió té tres habitacions i en volen pintar les parets de colors ben llampants i moderns. Per posar-ho fàcil, direm que les tres habitacions son exactament iguals en dimensions i característiques.
Volen donar-hi a cadascuna de les quatre parets de cada habitació dues capes de pintura per tal de que el resultat sigui el més professional possible.
L'Anna i Miquel, que així es diuen els protagonistes de la nostra història, tenen les mateixes habilitats a l'hora de pintar; dit d'una altra manera, ambdós pinten igual de bé i de ràpid.
Per donar una capa de pintura a una habitació, un dels dos (tan se val qui doncs, com dèiem, son igual de bons i ràpids pintant) necessita un dia sencer.
Només ens queda tenir en compte que el tipus de pintura que utilitzem necessita d'un dia d'assecat; és a dir, que entre que pintem la primera capa i la segona cal que esperem 24 hores per tal de que estigui ben assecat.

Així doncs, amb aquestes dades, cal que intentis organitzar la feina de l'Anna i del Miquel per tal d'aconseguir que acabin de pintar les dues capes de cadascuna de les tres habitacions en el menor temps possible.

Agafa paper i llapis i intenta resoldre aquesta enigma de planificació. En quan creguis tenir una proposta prou ràpida, segueix llegint per descobrir-ne les diferents possibilitats i comparar-les amb la teva.

Solució (o solucions)

Una de les solucions més habituals a aquest enigma acostuma a ser la que distribueix les feines de l'Anna i del Miquel de la següent manera:
1er dia: L'Anna pinta la primera capa de la primera habitació i el Miquel pinta la primera capa de la segona habitació
2on dia: L'Anna pinta la primera capa de la tercera habitació mentre que el Miquel descansa doncs les altres dues s'estan assecant
3er dia: L'Anna pinta la segona capa de la primera habitació mentre que el Miquel pinta la segona capa de la segona habitació
4t dia: El Miquel pinta la segona capa de la tercera habitació
5è dia: L'habitació tercera acaba d'assecar-se

Aquesta és una solució ben vàlida però, si et fixes, deixa en la planificació resultant força espais buits, moments en que, per un motiu o un altre, algun dels recursos, l'Anna o el Miquel, romanen de braços creuats sense poder fer res.

Anem a veure una segona opció, a veure si aconseguim millorar l'anterior disminuint els temps morts que alguns recursos pateixen.
1er dia: L'Anna i el Miquel, tots dos junts, pinten la primera capa de la primera habitació. Com que ho fan junts podem entendre que ho faran en la meitat de temps, és a dir en mig dia. Així, en la segona meitat del dia, ambdós, també junts, es dediquen a pintar la primera capa de la segona. Si et fixes, fins aquí no hi ha cap guany respecte a la primera solució.
2on dia: Pel matí, l'Anna i el Miquel, junts, pinten la primera capa de la tercera habitació. Per la tarda, ja hauran passat 24 hores des de la finalització de la primera capa de la primera habitació, així que ambdós es poden posar a pintar-ne la segona capa. Com has vist, hem aconseguit, mitjançant la participació conjunta dels recursos, avançar la finalització d'una de les tasques el que ens ha permès avançar-ne l'inici d'una altra de posterior, guanyant així un temps molt valuós.
3er dia: Ara només ens queda que tots dos pel matí facin la segona capa de la segona habitació i, per la tarda, la segona capa de la tercera habitació.
4t dia: Aquí ja només ens queda esperar a que s'assequin. Hem guanyat un dia sencer amb aquesta versió.

Però encara voldria donar-te una altra versió, aquesta sense guanys significatius respecte a aquesta última però que crec que et donarà un altre punt de vista força interessant.
1er dia: l'Anna fa la primera de la primera i el Miquel la primera de la segona.
2on dia: l'Anna fa la primera de la tercera i el Miquel la segona de la primera (com?, perquè? que no s'està assecant? ... ho comentem al final)
3er dia: l'Anna fa la segona de la segona i el Miquel la segona de la tercera. I ja està.
4t dia: s'assequen les dues últimes.

Estic segur de que poder t'has sorprès en veure que el Miquel, el segon dia, semblava no respectar el temps d'assecament de la primera habitació. Doncs no és així; veuràs, intentaré explicar-me.
Si jo començo a pintar el primer dia a les 9 del matí la paret Nord de la habitació primera, quan podré tornar a pintar al damunt d'aquesta mateixa paret Nord? Doncs si, ho has encertat, el segon dia a les 9! És a dir, que si sempre pinto les quatre parets de cada habitació en el mateix ordre, les 24 hores d'assecat m'afectaràn des del començament i no des del final, guanyant així encara més temps.

Recapitulant, hi ha dos temes fonamentals que m'agradaria compartir amb tu.
Per una banda allò que se'n diuen planificacions tenses. Si el que busquem es velocitat a l'hora d'enllestir els nostres projectes, no ens podem permetre planificacions en les que, com en la primera solució presentada, hi ha moments en que alguns recursos no poden fer res. D'aquesta manera perdem capacitat d'acció i, per tant, velocitat. El que hem de buscar en aquests casos és que tots els recursos estiguin treballant sempre, sense interrupcions, aconseguint així el que s'anomena planificació tensa.
Cal anar amb compte però doncs les planificacions tenses, tot i ser a priori més ràpides, també comporten més risc, doncs no tenim cap possibilitat de, davant algun inconvenient o incidència, redirigir els nostres passos i reestructurar la nostra planificació. Dit d'una altra manera, si en una planificació tensa tenim un imprevist, una mena d'efecte dominó ens abocarà indefectiblement a no poder-nos-en recuperar amb facilitat. Per contra, una planificació no tensa, és a dir amb temps morts pel mig, tot i ser menys eficaç inicialment, ens comporta una certa seguretat en saber que podrem reaccionar en cas de compromís.

I la segona cosa que volia compartir amb tu és el fet de tenir sempre al cap que a) combinant diferents recursos amb habilitats semblants podem aconseguir altes prestacions i moltes millores, i b) que els temps d'espera que aparèixen en els nostres projectes (com el assecat de la pintura) cal aprofitar-los per no quedar-nos quiets a l'espera sinó per seguir treballant en una altra línia d'acció i aconseguir així que el tren no s'aturi.

Com veus, fins i tot en un escenari tan reduït com el que plantejàvem hi ha espai per a múltiples possibilitats i, sobretot, per diverses maneres de millorar les teves planificacions.