Saint-Exupéry
no era gestor de projectes. Diguéssim que no hi entenia ni d'objectius ni de plans. Però sí que hi entenia -i molt- de desitjos. Així que prendrem la seva paraula d'expert en desitjos per concentrar-nos en l'altra part de la seva frase.
Com podem evitar que els nostres objectius es quedin en això, en "desitjos", potser incomplerts?
Planificant la nostra manera d'arribar-hi.
No importa quan ambiciós o modest sigui l'objectiu (tot i que a major ambició major la dependència d'un bon pla). Tant se val si és a llarg, mitjà o curt termini. Res no importa si no hi ha un pla, perquè allò que no es planifica difícilment serà assolit.
Hi ha una dita en anglès que m'encanta. "You're going nowhere fast". Vas molt ràpidament cap a enlloc. Molts semblen voler aplicar aquesta dita com si de saviesa popular es tractés, desistint d'invertir temps, abans de començar a treballar, en dibuixar els passos a seguir, en anticipar-se als obstacles i riscos, en preveure els imprevistos (sí, els imprevistos es poden preveure, es poden, fins i tot, evitar!).
I, justament, aquí està la clau, en aquesta inversió de temps inicial. La majoria, siguem honestos, prefereix "planificar sobre la marxa" (curiós eufemisme de la improvisació), potser creient que invertir temps en planificar és, en realitat, una pèrdua de temps.
Doncs deixin-me dir-los-hi a aquests insensats de la gestió, a aquests incubadors de projectes entregats fora de termini, amb sobrecost (per haver hagut d'invertir més recursos per recuperar el temps perdut) o amb una qualitat molt per sota del previst ("si no tinc més recursos i no puc entregar més tard no em queda més remei que no complir amb totes les especificacions"), deixin-me advertir-los, que aquest plantejament és fals. En realitat, aquesta inversió és realment fructífera, tal com demostra aquesta gràfica.
En la gràfica es comprova que aquell que no dedica temps al principi del projecte a planificar és, efectivament, perfectament capaç de començar a executar el projecte sense dificultats. Aquestes dificultats l'estan esperant més endavant, quan la inèrcia del projecte l'hagi convertit ja en un tren de mercaderies de destinació incerta i que arribarà amb retard.
És cap al final del projecte cap a on s'acumulen tots els retards provocats per la manca de previsió i per la constant necessitat d'anar invertint temps sobre la marxa en improvisar les maneres de recuperar-se d'un imprevist o d'una tasca que no ha sortit com esperàvem
.
Per contra, aquell que dedica temps al inici del projecte a planificar el futur proper, tot i que compta amb un llançament més lent, recull els fruits d'aquesta inversió a partir de la meitat del projecte, quan les úniques rectificacions del pla que s'han de fer són petits matisos sense excessiva importància i, possiblement, fins i tot prevists dins d'algun pla de contingència.
Planificar amb antelació ens dóna la certesa de tenir perfectament controlades una sèrie de tasques emprendre.
I, molt en particular, ens dona control i tranquilitat en la darrera part del nostre projecte, que és justament on, estadísticament, es posen en entredit les dates d'entrega i els pressupostos. És allí, en la recta final, en les darreres setmanes del projecte, on qualsevol petita desviació imprevista costa més de reconduir (falta temps, falten recursos, hi ha massa pressió), on les solucions als petits problemes no són senzilles ni barates, i on la major part de les solucions suposen renunciar ja sigui a entregar a temps, ja sigui a no passar-se del pressupost, ja sigui a prescindir i truncar alguns dels requeriments d'entrega.
Els mals gestors de projecte insisteixen, tot i així, en presumir de les seves habilitats improvisatòries, fent-ne bandera i proclamant als quatre vents les seves innates habilitats per fer-ho (per descomptat que són innates, si haguessin tingut que treballar-se-les no les haguessin adquirit), quan en realitat es passen tot el projecte creuant els dits esperant que tot vagi bé, posant-li ciris al primer sant que se'ls hi ve al cap, esperant que el destí els sigui favorable. Qualsevol cosa menys responsabilitzar-se ells mateixos del projecte i de les conseqüències de la seva deixadesa.
Dit d'una altra manera: més preocupacions al principi d'un projecte significa menys preocupacions al final. Invertir temps en guanyar temps, en estalviar recursos, en preservar la qualitat d'allò que s'ha promès entregar.
Això, senyores i senyors, exactament això és
gestionar per projectes.
