El meu Top 10 de la Gestió de Projectes: #5 ANÀLISI

Impossible fer una proposta sòlida de projecte sense entendre l'escenari/mercat. Transformar les dades recopilades sobre l'escenari en coneixement és el que fan les múltiples eines d'anàlisi de que disposem a l'hora de fer projectes. Podem optar per fer un DAFO (molt en particular quan es tracta d'un projecte que busca la millora d'alguna cosa ja existent), un Anàlisi de Participants (quan l'escenari està molt ple d'ens i d'actors que estan molt relacionats amb el projecte), un Arbre de Problemes o una Espina de Peix (quan el projecte que tenim entre mans busca resoldre una situació conflictiva o un escenari problemàtic), podem optar -ja ho veieu- per infinitat d'eines específicament dissenyades per cobrir diferents necessitats d'anàlisi.
Però més enllà de la eina que escollim, cal emprar-la a fons.

Servidor se n'ha afartat de veure projectes en els que el seu apartat d'anàlisi de l'escenari o mercat és tan feble, tan superficial, tan somer i dèbil, que la proposta que el segueix no desperta cap tipus de confiança. Quan un client/donant avalua la possibilitat de donar suport a una determinada de projecte i es troba amb un projecte que flaqueja en l'anàlisi, desconfia, li genera rebuig. El primer que se li passa pel cap és que la proposta efectiva que el projecte fa està treta de la màniga, del no res, de l'invenció esbojarrada d'algú que té massa interès en fer les coses sense pensar, sense rumiar-se-les.

Segurament, fer un projecte amb una part d'anàlisi feble és l'antítesi de la filosofia de la gestió de projectes. Aquesta, que es basa sempre en rebutjar de pla allò del "prova-error" i buscar sempre la proximitat màxima a l'efectivitat, no pot assolir-se sense analitzar, fent les coses a la babalà o, simplement, pensant que un ja sap tot el que necessita saber de cara a fer una proposta de projecte.

Els fracassos dels projectes amb anàlisis superficials són molts, majoritàriament sobrevinguts en descobrir que algunes tasques no eren tan fàcils de dur-se a terme com es pensava en un principi, en oblidar alguna llei o normativa que, arribada l'hora de la veritat, atura el projecte, en obviar algun risc important (killer risks, en diuen) que pot tombar el projecte si un no se'n protegeix o, simplement, en passar per alt alguna oportunitat excepcional que, en ser desaprofitada no ens permet assolir les cotes més altes de qualitat.

I es tracta, ja no només de la dicotomia de fer o no fer una anàlisi, sinó de fer-lo en profunditat, en arribar al moll de l'os de l'escenari per comprendre'l veritablement en la seva essència. De res ens serveixen en les nostres anàlisis fer asseveracions generalistes, ambigües o poc concretes. De res ens serveix l'observació de les obvietats, d'allò que salta a la vista, del que es veu a ull nu. Requerim una profunditat suficient per tal de no perdre'ns detall, per tal de copsar l'estat de la qüestió, la veritat que rau sota les capes més evidents de l'escenari sobre el que volem treballar.
En aquest sentit, són incomptables les vegades que, per exemple, en una anàlisi DAFO he vist entrades en l'apartat d'Amenaces externes del tipus "Crisi econòmica". Què vol dir, això? Que la crisi econòmica, tota ella, amb tot el que representa a tots els nivells, és una amenaça pel projecte? De debò que no podem anar una mica més al fons de la qüestió per descomposar aquest concepte que és la "crisi econòmica" en totes aquelles vessants i diferents cares de la mateixa que ens poden afectar, tant per mal (amenaces) com per bé (oportunitats).

De la mateixa manera, un s'ha trobat ja en massa ocasions parts d'una anàlisi suposadament profunda, suposadament útil, que resaven "equip multidisciplinar", habitualment com a alguna cosa positiva. De nou, què vol dir això? És radicalment bo (o radicalment dolent) comptar amb un equip multidisciplinar? Què és, en realitat un equip multidisciplinar? Doncs no és altra cosa que un fet estadístic (som 10 persones i cadascú de nosaltres ve d'una branca diferent), però això no és intrínsicament bo ni dolent. Caldrà, un cop més, anar al fons de la qüestió i esbrinar com aquest fet ens pot afectar, per bé i/o per mal, de cara al nostre projecte (per exemple, en clau positiva: riquesa creativa i d'anàlisi; en clau negativa: dificultats en la comunicació, falta d'entesa).

Perquè, al cap i a la fi -i ara espero que tot prengui, definitivament, cos- fem les anàlisis just abans de fer la proposta del projecte per tal, justament, de fer la millor proposta possible, sense oblidar res, estant perfectament preparats per entomar les oportunitats així com per defensar-nos dels riscos i amenaces. I de res ens serveixen asseveracions del tipus "Crisi económica" o "Equip multidisciplinar" perquè, com es veurà clarament, no tenim solució, no hi podem fer res. Són tan generals que no es poden abastar. Si, en canvi, les detallem, anem a buscar el que en rau just a sota, trobarem aspectes molt més concrets que, aquests sí, són manejables, riscos que es poden intentar evitar, oportunitats i idees que es poden aprofitar.

I, per acabar, un altre error habitual en aquells que creuen que la fase d'anàlisi d'un projecte té poca importància. Em refereixo a aquells projectes que, justament, fan el procés a l'inversa. És a dir, que comencen dissenyant la proposta sense haver analitzat l'escenari a fons i, un cop la proposta la tenen clara, llavors miren l'escenari per intentar presentar una anàlisi que encaixi amb la seva proposta. Per dir-ho d'una altra manera, intenten que sigui l'escenari el que s'amotlli a la proposta i no a l'inrevés.

En definitiva, qui no entengui l'importància de la fase d'anàlisi en un projecte és que, en realitat, no entén el que significa fer projectes. Ja pot anar plegant perquè:
1- Els seus projectes difícilment seran aprovats pel client/donant (en no convènce'l de la fiabilitat de la proposta)
2- Si tenen la rara sort de ser aprovats fracassaran estrepitosament.

Aquest Top 10 estarà format per un total de 10 posts, que s'aniran publicant periòdicament. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 i 10. Dos aclariments: 1- Aquest Top 10 és el meu. No pretén ser transferible. 2- Qualsevol Top 10 és reduccionista, deixa coses fora.