I com es calculen les durades futures de tasques incertes i, sovint, esquives? Hi ha algun procediment magistral que ens permeti avançar-nos al temps i especular amb eficàcia sobre el temps necessari per assolir una tasca?Doncs, permetem que et decebi, no. Les fórmules magistrals no tenen cabuda en el camp de la gestió de projectes, com de ben segur ja deus saber. A canvi, però, t'ofereixo la possibilitat de, tot seguint unes directrius bàsiques, oblidar d'una vegada per totes aquella sensació de vulnerabilitat que la estimació de durades sempre ens deixa al cos.
Punts de partida
Primer de tot, aclarim les coses. Perquè és tan difícil estimar les durades d'un projecte? Primer de tot, perquè es tracta d'un procés seqüencial conformat per un seguit de tasques que s'enllacen entre si al llarg del temps. Estimar les durades de les primeres tasques del nostre projecte té una certa dificultat, però res comparat amb les que s'acumulen al final del mateix, doncs aquestes depenen de les primeres, de com s'hagin desenvolupat i, en definitiva, tindràn lloc en un escenari que és molt més llunyà ara mateix que no pas el que acollirà les primeres tasques.Com a conseqüència del punt anterior, a mesura que avancem en el temps i anem duent a terme les tasques del nostre projecte, cada cop serà més fàcil estimar les durades d'aquestes darreres tasques.
Però alerta!, cal, per damunt de tot, eradicar definitivament de les nostres pràctiques estimatives, un mal força comú: la estimació a la baixa. Hi ha qui té la sensació que estimar a la baixa la durada d'una determinada tasca fa que aquesta s'acabi duent a terme en menys temps del a priori necessari. Res més fals. Estimar a la baixa provoca un afegit de pressió innecessari que col·lapsa i enterboleix les actuacions de les persones encarregades de dur-la a terme, causant errors i precipitacions perfectament evitables.
D'altra banda, però, hi ha qui creu cegament que estimar a la alça, és a dir donar-se més marge de l'inicialment necessari, facilita l'acompliment dels terminis. Tampoc aquí hi ha un bri de veritat. Es justament al contrari. I ho és per culpa de la Llei de Parkinson. Aquesta llei ve a intentar donar resposta a la següent pregunta: Si a una persona li dones 10 dies per fer una tasca, com a mínim quants dies trigarà a fer-la? I la resposta no és altra que 10 dies doncs, com resa la Llei de Parkinson, les persones tendim a repartir la quantitat d'esforç previst per dur a terme en una tasca, al llarg i ample del marge que se'ns atorga.
Així, tornant a les estimacions, estimar volgudament a l'alça buscant més marge d'acció només aconseguirà allargar artificialment el projecte i no reduint ni una mil·lèsima percentual la quantitat de vegades en que ens trobarem a punt d'exhaurir-se el termini per dur a terme la tasca i haurem de córrer per no passar-nos.
I una última consideració que a molta gent li passa per alt.
Imaginem una cadena de tasques semblant a la següent:
| Tasca 1 | Tasca 2 | Tasca 3 | Tasca 4 |
Imaginem que la llargària de cada quadre indica la seva durada estimada.
El que passa habitualment és el que intenta reflectir la següent variació:
| Tasca 1 | Tasca 2 | T 3 | T 4 |
En quant comença el projecte, els recursos encarregats de dur a terme les primeres tasques, conscients de que encara queda molt per arribar a la part final del projecte, sense la pressió de veure l'arribada, s'ho prenen amb calma i acaben trigant molt més del previst. El problema és que ja tenim una data d'entrega fixada i inamovible, així que, en una mena d'efecte "acordió", la resta de tasques pateixen un escurçament gradual que provoca que aquells/es responsables de les darreres tasques d'un projecte hagin de dur a terme les mateixes tasques amb molt menys temps disponible. O, una variant fins i tot més perversa, és la que, en molts projectes de tipus tècnic, obliga a saltar-se bona part de les revisions finals doncs no hi ha temps suficient per dur-les a terme en la seva totalitat.
Abans de seguir, deixa'm proposar-te un petit exercici que poder ens revelarà alguna curiositat.
Imagina't que se’ns ha encomanat una tasca que pertany a un projecte que s’està planificant. La tasca es diu “penjar quadres”. Es tracta de penjar quatre quadres, un en cada paret d’una habitació.
Ens demanen d’estimar una durada aproximada per dur a terme la tasca.
Dedica uns segons a intentar estimar una durada per a la tasca i anota-la en qualsevol paper que tinguis a mà.
Ara que ja has fet la teva estimació, aquesta passa a formar part de la planificació i, per tant, no tan sols es converteix en un compromís per part teva de complir-la, sinó també una dada important de la que depenen les altres tasques del projecte que venen després de la teva. Caldrà esperar no haver-se equivocat de massa i ser capaços d’assolir la tasca en el temps estimat per tal de no provocar retards.Ara bé, un cop assolit el compromís de durada, et voldria preguntar algunes coses respecte a la tasca de la que t'has responsabilitzat:
- Ja tens els materials necessaris disponibles?
- Quin tipus de taco i de clau faràs servir?
- Has considerat que cal prendre mesures?
- Hauràs de decidir tu mateix/a els llocs on penjaré els quadres?
- En volen un per cada paret o han d'anar tots a la mateixa?
- A quina alçada hauràs penjar-los?
- Etc.
En definitiva, te n’hauràs adonat de que poder vas assumir moltes coses que no hauries d'haver donat per segures.
Si et fixes, veuràs que qualsevol dels aspectes que has oblidat tenir en compte ens du a la necessitat no només de poder fer altres tasques que no estaven previstes com anar a comprar/buscar els materials, etc, sinó que moltes involucren la necessitat de prendre una decisió. Només per posar un exemple, haver de decidir la posició dels quadres ja comporta, de bones a primeres, una estona per meditar-ne els efectes i les conseqüències. Però és que, a més, tota decisió comporta una bifurcació de camins futurs que, en el menys dramàtic dels casos suposa haver d'escollir entre dues possibilitats. I això, de rebot, comporta la possibilitat d'haver-nos equivocat en la elecció, la qual cosa pot comportar, un cop se'ns revisi la feina feta, que haguem de tornar-la a fer doncs la decisió pot no haver estat la correcta.
En definitiva, aquesta manca de concreció ens du, inevitablement, al retard. Tots aquests petits detalls que se'ns passen per alt a l'hora d'estimar durades son els que, després, bri a bri, acaben provocant el temible efecte "acordió" del qual parlàvem més amunt.
Solució? Doncs senzilla en aquest cas: augmentar el nivell de detall de les nostres planificacions, assegurant-nos de no deixar fora de les nostres previsions i especificacions de cada tasca tots aquells petits aspectes que, tot i la seva aparent futesa, acabaran descompensant les nostres planificacions. Una eina com l'Organigrama Tècnic ens pot ser molt útil a l'hora de definir l'abast del nostre projecte, allò que fa i allò que no.
Els factors a tenir en compte
Hi ha dos factors clau que cal tenir en compte a l'hora de fixar durades i que ens poden ser molt útils.
1- La experiència històrica
Constantment citada com la referència més bàsica, conté però un costat fosc que cal remarcar. La experiència històrica és un referent important, però mai cal considerar-la una constant. Com sabem, cada projecte és diferent, i tenir en compta la nostra experiència en tasques similars en altres temps i escenaris pot dur-nos a errors de càlcul importants. Com a referència ens serà idònia, sempre i quant no la prenguem com a certa sense tenir en compte tots els factors.
2- La persona responsable
Error molt comú el de obviar la persona que se n'encarregarà. Cal preguntar-se coses com:
Caldrà doncs no oblidar mai aquests aspectes a l'hora de fixar durades.
Algunes recomanacions
Com a complement final, la següent directriu et pot donar un cop de mà a l'hora d'afrontar el tant difícil repte d'afinar en les estimacions.
Els següents tipus de tasca solen patir retards:
L'últim recurs
Un cop aplicades totes les anteriors directrius, hi ha una darrera acció que podem emprendre per tal d'afinar més amb aquelles tasques que sabem del cert que poden fluctuar més en les seves durades. Es tracta de trobar el que se'n diu la durada PERT.
Aquesta és calcula en base a la següent fórmula:
( Durada Optimista + 4xDurada Prevista + Durada Pessimista ) / 6
És a dir, caldrà esforçar-nos a trobar no només la durada habitual, sinó que cercarem també la que es donaria en cas de que tot anés "sobre rodes" i, alhora, la que ens trobaríem en cas de que tot anés malament. Aplicant la fórmula, aconseguirem que la tendència pessimista, que habitualment s'allunya més de la prevista que no pas la optimista, pesi sobre la estimació final.
Un últim recordatori
Finalment, només afegir que gràcies a les eines tecnològiques, avui en dia és extremadament senzill poder confeccionar una estadística extremadament fiable de les nostres tendències "estimadores", acumulant les dades previstes i les reals dels nostres darrers projectes i traint-ne una mitjana que ens pugui dir clarament si som optimistes o pessimistes en les nostres previsions i, el que és més important, en quin percentatge, dada que podem aplicar després en les nostres estimacions futures.
Tancament
No voldria tancar aquest tema sense recordar que la estimació de durades és el veritable motor d’un bon projecte així com pot esdevenir el seu major maldecap. En les nostres mans està el voler dedicar-hi prous esforços per tal de ser més curosos i assegurar-nos més en les nostres previsions. Tothom sap que és absolutament impossible encertar al segon les durades de totes les nostres tasques però, tot i podent-nos permetre un cert marge d’error, aquest a de ser prou minso com per poder estar tranquils sabent que en cap cas els seus efectes seran devastadors per al nostre projecte.
De les estimacions de durades que fem però, no en depenen únicament la consecució directa de les tasques. També en depenen totes aquelles persones que desenvoluparan alguna de les tasques del nostre projecte i per a les quals un error gran en la estimació de la durada d’una de les tasques que precedeix la seva participació pot provocar que hagi de modificar la seva agenda, que no pugui venir en els dies que li proposem després de canviar-los o, fins i tot, que no pugui ,de cap de les maneres, fer la feina que li havíem encomanat doncs la seva agenda no li permet cap tipus de reubicació.
Sabent doncs dels mals que una mala estimació pot provocar, caldrà dedicar-hi el temps i els esforços que una responsabilitat d’aquesta vàlua mereix.
